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1、確定會議名稱，會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛生工作會議”“全國新型農村合作醫療試點工作會議”等。規范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內容，三是會議性質。其中會議性質包括“現場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。
2、初定會議步驟，會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導批準，切不可隨意變動。
3、草擬會議通知，會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個人支付的費用、主辦單位、聯系人和聯系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。
4、會議經費預算，會議經費預算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。
5、辦理會議報批，重要的會議必須報請領導審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數和人員級別、會議的經費預算和準備情況等。
6、下發會議通知，會議通知務必經過處室領導審核，主管領導簽發。下發會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發和重發。下發會議通知應注意兩點：一是會議通知下發要及時。下發過早，參會人員容易遺忘；下發太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發出后要抓反饋。涉及多個部門、內容重要的會議要隨會議通知附會議回執，內容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務（職稱）、聯系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯系，以確保與會人員能夠按時參會。
7、準備會議材料，會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領導講話材料、書面交流材料和會議發言材料；三是會議主持詞。在這里筆者重點談談如何準備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結前面發言人的講話要點，順理成章地引出下一個發言人。語言要力求簡潔，避免重復和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內容要提綱挈領，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。
8、選擇布置會場，開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。會場的大小要根據參會人數的多少來定，還要根據會議的需要考慮會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的布置是辦會工作的一項重要內容，主要有：一是會標的布置。會標應與會議的名稱一致，字數要少而精，如“全國衛生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最好為單數，最主要的領導居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據會議的性質，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。
9、明確人員分工，會議的會務人員可分三個小組，一是秘書組，負責會議文件、領導講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務人員和攝影人員等，此外還要做好會議經費的預決算工作。
10、會前全面檢查，會前的全面檢查是進一步落實會議準備工作的重要環節。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作；三是針對可能出現遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關的領導親臨現場給予指導。
籌辦學術會議需綜合考慮規模、內容及資源等因素，確保流程順暢，提升參會體驗。以下為籌備學術會議的一般步驟。
一、會前準備
1、擬定會議計劃：確定主題、地點、規模、主講人、嘉賓，制定經費預算及籌資方案。建議提前八個月開始籌備，對于大型會議應預留更多時間。會議計劃需包括日程安排、細節及注意事項，并成立會務組明確分工。
2、建立會議官網：官網需包含會議內容信息，若需征稿，應明確征稿范圍、周期、出版渠道及審稿人。發布征稿信息，邀請技術委員會及重要嘉賓。
3、會議推廣及通知：通過多種渠道邀請參會者，詳細告知會議時間、地點、演講者及主題、征稿方式等。跟進注冊與投稿，提前確認嘉賓參會情況，發送正式通知，包括會址、交通、報道、住宿及是否參與發言等。
4、臨近會議準備：準備會議資料、會場標識及設備，布置會場，包括座次安排、環境布置及設備檢查。
二、會議進行中
1、會議報到：提供接送服務，安排現場簽到、發放會議材料及住宿安排，通知重要事項。
2、會場組織：接待嘉賓，引導至正確位置，巡視會場，調動討論，協助講者，進行會議記錄。
三、會后安排
1、整理會議文件：整理記錄，形成簡報或紀要，撰寫總結向上級匯報或發布。分類歸檔會議材料。
2、送別嘉賓：根據返程時間安排送行，發放會議照片、資料及講稿，結清費用。
3、后續工作：結算開支，歸還租賃物品，清理會場。論文出版，向作者提供電子或紙質刊物。
4、相關提示：選擇MeetConf一站式學術會議管理平臺，可實現在線會議籌備，包括搭建微網、論文管理、通知、收款、簽到及證書下載等，省時省力，提高辦會效率。
篇一：舉辦會議經驗總結
一場會議的成功與否，關鍵在于會前的策劃準備是否到位。
一、會議策劃
會議策劃工作直接決定著將要舉辦的會議的成敗。會議策劃人員必須對整個會議的有清晰的認識，能夠站在一定的戰略高度對會進行全局把控，因此，對于會議策劃人員就有嚴格的要求，要求策劃人員具備一定的管理能力，對會議中涉及的人、財、物進行計劃、組織、指揮、協調、控制，以期高效達到舉辦會議的目標。
（一）會前籌備
1、對此次會議的認識
在開會前必須清楚認識會議的內容（名稱、地點、時間、場地、參會人員、會議的意義）
2、組織會前動員會
組織召開會前動員會對于會議的成功起著至關重要的作用。會前動員會由會議策劃人員主持召開，會議主持人、會議后勤服務人員、會議記錄、音響師、會場控制、攝像師以及必要時會議邀請的嘉賓及領導也請參會。
（1）在開會前必須清楚地向參會人員傳達此次會議的內容（名稱、地點、時間、場地、參會群體分析、會議級別、會議意義及主辦方要達到的會議效果等）
（2）進行人員安排。會議總策劃給會場服務人員安排任務（×××負責主持、×××負責后勤服務、×××負責會議記錄、×××負責音響設備、×××會場引導及現場控制、×××負責攝像等）。
（3）介紹此次會議的詳細流程
（二）會議承辦方各塊負責人應具備的素質
1、會議策劃
能夠站在一定的戰略高度對會進行全局把控，要求策劃人員具備一定的管理能力，對會議中涉及的人、財、物進行計劃、組織、指揮、協調、控制，以期高效達到舉辦會議的目標。
2、主持
（1）主持人應具備良好的語言表達能力
語言，是節目傳播內容的重要載體，主持人的語言對于主持人而言非常重要。
首先，語言要通順流暢。其次，主持人語言應具備嚴密清晰的邏輯思維。再次，在語言表達上，要有自己的特色，要富有感染力。
（2）主持人應具備一定的臨場應變和即興發揮能力
一定的臨場應變和即興發揮能力是節目主持人在節目的制作過程中，由于人的因素、設備的因素、以及組織管理協調等方面原因，使得節目制作過程發生了一些難以預料的但又客觀存在的變故，此時主持人能夠保持冷靜，充分發揮自身的主觀能動性，運用大腦迅速思維并作出判斷，并根據大腦判斷組織語言和反應，使變故通過主持人靈活巧妙的語言組織和反應逐漸朝好的方向轉化的能力。比如，在主持節目的過程中主持人及時發現了自己的口誤時，則應隨機應變，保持冷靜，用機智幽默的語言化解危機。
（3）主持人應具備個性鮮明的.主持風格
任何一個人從事任何一項工作都具有自身的風格，作為主持人的主持風格則是在主持節目過程中，主持人的學識、思想、品德、舉止、談吐、能力、才藝、智慧、志趣和格調化的綜合表現。
3、后勤負責人
（1）會前確定能夠到場的領導、嘉賓和觀眾的名單（了解參會群體），會議現場文件、表格等制定與打印（包括：簽到表，會議記錄表，工作安排表、桌牌等）
（2）對會場所需道具、用具須提前購置備齊
（3）會議開始前一至二小時組織人員對會場進行布置（會議標語、會場桌椅、桌牌、水擺放）
（4）與會場引導積極溝通，做好簽到及引導工作
4、會議記錄
會議記錄員要能夠準確地記錄會議的每一個環節，為會議總結和會議報道提供材料支持。
會議記錄員應具備的素質：
（1）有速記能力。
（2）有很強的概括能力。
（3）善于捕捉每個人特點的能力。能夠準確地記錄會議的每一個環節，為會議總結和會議報道提供材料支持。
5、音響師
音響師須要在會前準備好會場音樂、視頻及文檔資料，會議開始前一小時對會場多媒體、音響、麥克等調試，電源確認，對多媒體設備有充分的準備，保證會場多媒體播放正常。（能夠熟練操作電腦及多媒體設備，具備隨機應變的能力）
6、攝像師
（1）領悟會議精神；
（2）有一定的攝影經驗。攝像師須要清晰地認識會議的意義，能以最獨特的視角留住會場的每一個精彩瞬間，能根據主辦方需要達到的會議效果有針對性的進行人物特寫抓拍。為會議總結和后期會議報道提供必要的圖片素材和參考。
7、會場引導和現場控制
會場引導和現場控制人員須對舉辦會議現場的空間布局有清楚的認識和深刻的印象（會議室地址、周邊停車場、衛生間、會場通道、會場主席臺、領導席、嘉賓席、觀眾席的布局等）。
（1）會前有序引導領導、嘉賓及觀眾（簽到）入席；
（2）會議中間對會場紀律監督、帶動會場氣氛，有序引導現場出入人員，對現場遇到的突發事件能夠隨機應變；
（3）宣布會議結束時，要有序引導與會的領導、嘉賓和觀眾離場。
（三）會議總結
會議結束后，各中心做好會議總結，并于三日之內交送于總務辦公室，進行備份存檔。總務辦公室將會議記錄以及相關文件做好整理，一并存檔入庫。由技術服務部對其所采集照片進行技術處理
（四）材料及財務預算
海報、條幅、膠水、剪刀、透明膠帶紙、別針、曲別針、刀片，簽到冊、會議記錄本，
（五）突發事件的處理預案
1、技術部多帶儀器設備，保證影像的。
2、保證會場安全通道暢通、照明及消防設施完好
3、確定四名隨機調派人員（現場控制），做突發事件的人員安排
（六）備注
1、全體工作人員必須穿正裝，佩戴工作證，隨身攜帶小筆記本，便于信息的準確傳達。
2、各負責人一定要盡職盡責，如有特殊情況，必須提前聲明，以便及時調整。
3、與會人員按照中心就坐
4、會議現場的總負責人
二、會前動員會
會議策劃只是把活動作為一個項目確定下來，而會務籌備會才是對會議方案進行探討論證的過程。會前動員會籌備會由會務組籌備召開。參會人員對既有方案各抒己見，暢所欲言，群策群力，提出自己的創意，綜合討論，讓會議既有一定的模式，又有更多的創新和提高。關鍵是在于統一會務組織人員的思想認識，增強會務組織人員的信心，明確在舉辦會議過程中自己的責任的權利。
三、彩排
在會議策劃方案最終確定后，至少于會前一天到會場現場彩排。對方案中考慮欠周祥的地方及時進行修改和增補。
篇二：年終總結大會籌備工作1、會議時間：
20××年1月9日9：30
2、會議內容：
一、商會20××年工作總結；
二、河南程方紡織公司20××年工作總結；
三、商會工會工作總結；
四、年度黨支部工作總結。
3、參會人員：
紡織商會會長、秘書長、副會長、理事、園區棟長、公司全體員工。特邀嘉賓—公安、消防、方北營和程寸營二委代表等80余人。
4、會議籌備小組：
組長常保生、副組長杜秋生、趙景房，組員付帥、張艷玲、宋長偉、杜開利、徐曼曼、王美英、杜憲書。
5、人員分工：
一、會議資料，負責人：。會議資料包含：會議內容中的工作總結。
二、參會人員組織，負責人：。人員主要為參會人員。
三、場地安排，負責人：，主要工作包含沐香苑會議室的確定（大約可容納80—90人的會議室，須事先與酒店經理協商），主席臺布置（包含與會列席人員、包含會議條幅標語等擺放工作）、燈光音響話筒等設備的調試（事先準備好國歌MP3格式）。會議當日需有沐香苑酒店方保證電線路正常使用，保證消防安全等工作由籌備小組組長與酒店方協調。
四、會議茶水果品的準備，負責人：付帥，主要工作包括茶水果品的供應。
五、攝影拍照，負責人：付帥，主要負責攝像拍照設備的準備（并負責會議期間的攝影與拍照）、會后用餐安排（需與沐香苑酒店經理溝通后由其安排）
篇三：會議籌備情況匯報近階段，XXXX會籌備情況匯報如下：
一、明確職責、落實責任。
8月19日，市委召開第一次商情組工作會議，我區就本次會議安排、客商邀請、細節安排等相關工作進行了部署，按照工作要求，我們進行了精心組織，確定了綜合科為責任科室，落實上報了責任人、聯絡員，做到了專人對接，責任明確，與上級部門保持經常聯絡，互通信息，不斷完善籌備工作。區委主要領導高度重視，召集相關區領導及部門召開專題會議，明確責任、落實人員，整個活動由區黨組成員牽頭負責，商務局具體承辦，開發區配合。
二、精心篩選，邀請參會客商。
按照會議要求，我區負責邀請客商30名，原則上要求邀請《財富》、《福布斯》、《金融時報》世界500強企業高管人員，根據以上要求，我局及時與各鎮、園區進行了對接，認真梳理排查，于8月19日上報我區擬邀請客商總名單，并下發了電子邀請函。并就會議的議程安排、參會細節、客商食宿安排與相關責任單位進行了對接落實，確保本次客商按時參會，同時讓客商安心參會，舒心參會。
三、爭創特色，舉辦專場活動。
近年來，我區圍繞全區產業規劃定位，將僑商作為外資引進的對接突破口之一，與僑辦積極聯系溝通，并充分利用僑辦海外豐富資源和平臺優勢，積極邀請一批僑商來淳考察興業，為創造良好的投資環境，我區在開發區內設立“華僑產業園”，力爭全區外資利用取得重大突破。專場活動包含：
1、組織僑商實地考察。組織近100名僑商對我區經濟開發區等進行實地考察，來全面了解我區投資環境及產業發展分布狀況。
2、舉行僑商產業洽談會。會上，我區主要領導重點推介我區投資環境與未來前景展望，并進行面對面洽談，對僑商提出的投資環境、政策咨詢等進行現場解答，力爭一批項目早日落戶高淳。
3、進行項目簽約。對全區招商項目認真梳理，精心挑選制造業項目13個、現代服務業項目32個、生物醫藥項目52個、農業項目22個、文化創意項目14個舉行簽約儀式。
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