青島會議服務大型會務工作的原則

 

 

青島會議服務大型會務工作的原則一；嚴謹細致，考慮周密。一是考慮問題力求細致。要考慮到整體工作的方方面面，考慮到各項工作彼此間的關聯與影響，要知道一項會務工作有哪些具體環節，每個環節怎樣去做，一些細枝末節該怎樣處理。二是方案制訂盡量細化。不僅要制訂一個包括會議主要內容和安排的會議框架方案，還應制訂一個更為細致周密的會務工作實施方案，包括各項會務工作的內容和環節、會務人員分工、時間節點要求等操作細節。三是會務實施注重細節。會務工作中，一個通知發放不到位，一個座位安排不合理，一個話筒的聲音不正常，等等，這些細節上的問題，都會影響到整個會議的效果。實施會務工作絕不能有半點僥幸心理，一定要關注細節，認真對待細小的工作，杜絕隱患。

 

 

 

青島會議服務大型會務工作的原則二；準備充分，謀劃在前。會前準備是整個會務的重點，也是工作量最大的一個階段，任何一次成功的會議都建立在充分準備的基礎上。所以，必須在會前做好各項準備工作，應當考慮在早，行動在早，落實在早，能早點做的絕不拖延，能多準備的絕不偷懶。一是認真做好方案制訂、會前動員、材料準備、會議通知、會場布置、食宿安排等會前準備工作，并反復檢查，確保開會時不發生差錯與故障。二是對于一些必須在會中和會后完成的工作，可以提前準備，打好基礎，做好方案。比如：擬訂會議通報、紀要的初稿，安排會后整理人員，幫助參會人員預訂返程票等。三是預先考慮會議中可能出現的變化或意外情況，多想想可能會發生什么問題，可能出現什么緊急突發事項。制訂應對緊急突發情況的預案，對可能存在的問題和隱患提前解決或加強防范。

 

 

青島會議服務大型會務工作的原則三；明確分工，加強協同。一是把每項任務、每個環節、每個時間節點要求分解量化到具體責任人頭上，做到各個具體經辦人員工作任務具體、要求明確，防止出現任何工作盲點和相互推諉扯皮。二是分工時應注意掌握每個工作人員的特點，安排任務盡量與其能力和經驗相匹配，對經驗不足的工作人員盡量交代仔細、加強指導；有的會議需要多個單位參與會務，應立足各部門的工作職能、范圍和自身掌握的資源進行任務分解，需要相互配合完成的任務，也要明確一個主要責任部門。三是相互協調配合，注意拾遺補缺，增強工作合力。參與會務工作的人員或部門應積極與其同事或協作部門溝通、配合，互相通報工作進展。同時，會務工作負責人或牽頭部門要掌握和協調好工作進度，可定期召開工作碰頭會，各自通報工作進展和重要信息，減少工作的盲目性和差錯，便于分析和查找問題。

 

 

青島會議服務大型會務工作的原則四；勤勉高效，節約成本。會務工作人員要增強時間觀念，對規定時間內完成的工作，只能按期或提前完成，決不允許拖沓遲延。有時會務工作人員較少，需要一人身兼數職，同時抓好幾項工作，這更要求會務人員勤奮工作、善于工作，做到多思考、多觀察、多交流、多檢查、快行動，確保優質高效地完成肩負的任務。此外，無論是用會場、印材料還是定食宿、跑接待，各項會務工作都需要花費，特別是大型會務工作，總會有一筆不小的費用支出。會務人員應當在保證會議效果和質量的前提下，用心做好會務預算工作，精打細算，勤儉節約，力爭少花錢、多辦事、辦好事。

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