本文目錄

1. 論述會議文件發放的步驟
2. 工作會議通知
3. 會議報到和會議簽到的區別

會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復雜，但實際上還是有章可循的。筆者結合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進行交流。關于會議的籌備，具體講要做好以下十項工作。

一確定會議名稱

會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛生工作會議”“全國新型農村合作醫療試點工作會議”等。規范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內容，三是會議性質。其中會議性質包括“現場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

二初定會議步驟

會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導批準，切不可隨意變動。

三草擬會議通知

會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個人支付的費用、主辦單位、聯系人和聯系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

四會議經費預算

會議經費預算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。

五辦理會議報批

重要的會議必須報請領導審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數和人員級別、會議的經費預算和準備情況等。

六下發會議通知

會議通知務必經過處室領導審核，主管領導簽發。下發會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發和重發。下發會議通知應注意兩點：一是會議通知下發要及時。下發過早，參會人員容易遺忘；下發太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發出后要抓反饋。涉及多個部門、內容重要的會議要隨會議通知附會議回執，內容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務（職稱）、聯系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯系，以確保與會人員能夠按時參會。

七準備會議材料

會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領導講話材料、書面交流材料和會議發言材料；三是會議主持詞。在這里筆者重點談談如何準備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結前面發言人的講話要點，順理成章地引出下一個發言人。語言要力求簡潔，避免重復和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內容要提綱挈領，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

八選擇布置會場

開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。

會場的大小要根據參會人數的多少來定，還要根據會議的需要考慮會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的布置是辦會工作的一項重要內容，主要有：一是會標的布置。會標應與會議的名稱一致，字數要少而精，如“全國衛生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最好為單數，最主要的領導居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據會議的性質，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

九明確人員分工

會議的會務人員可分三個小組，一是秘書組，負責會議文件、領導講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務人員和攝影人員等，此外還要做好會議經費的預決算工作。

十會前全面檢查

會前的全面檢查是進一步落實會議準備工作的重要環節。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作；三是針對可能出現遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關的領導親臨現場給予指導。

在當今社會生活中，需要使用通知的情況越來越多，通知的種類比較多，根據其不同的作用可主分為轉文性通知、指示性通知、事務性通知、任免通知等。那么你有了解過通知嗎？下面是我為大家收集的工作會議通知8篇，僅供參考，大家一起來看看吧。

各分公司各廠：

為貫徹市政府安全工作會議精神，研究落實我公司安全生產事宜，總公司決定召開1999年度安全生產工作會議，現將有關事項通知如下：

1、參加會議人員：各車隊隊長，修理廠廠長。

2、會議時間：5月3日，會期1天。

3、報到時間：5月2日至5月3日上午8時前。

4、報到地點：第二招待所301號房間，聯系人：趙愛國。

5、各單位報送的經驗材料，請打印30份，于4月20日前報公司技安科。

特此通知XX總公司

XXXX年4月15日

2.會議地點：興業銀行四樓會議室

3.參會人員：本部各部室全體員工(值班人員除外)，車用燃氣公司、高壓管網分公司、縣市公司中層以上干部，控股優秀員工和受表彰員工。

4.會議要求：與會人員須著正裝、佩胸卡。

請各單位在1月x日下班前將本單位參加的具體人數及名單報至行政人事部鄧家娣處。

二、團年晚宴

各系（部)、相關職能部門:

根據學校教學工作安排，定于20xx年1月18日召開20xx年教學工作會議。現將有關事宜通知如下:

一、會議主題

以學分制改革為切入點，積極推進教育教學綜合改革

二、會議時間、地點

1、會議時間:1月18日，會議日程安排見附件。

2、會議地點:國際報告廳（唯美樓5306）

三、參會人員

院領導；各系（部）全體人員；教務處、學團工作處科以上人員；其他職能部門主要負責同志。

四、會議要求

1、所有參會人員必須按時到會，不得無故缺席或中途離開，如有特殊情況不能參加必須提前請假，處級（含助理）以上領導報分管院領導批準，其他人員報組織人事處批準。

2、服從會議安排，按時到達指定的會議或活動地點。應遵守會場紀律，將通訊工具關閉或調到震動狀態，不遲到、早退，文明參會。

3、《山東財經大學東方學院學分制改革實施方案（草案）》會前下發，請各系部就《方案》開展深入思考和討論，根據本單位各專業十年來的建設與發展情況和存在的問題提出學分制改革的大體思路，并匯集本單位對《方案》的修改意見與建議，并在會議上根據大會主題進行交流發言（時間控制在10分鐘以內）。

教務處

二○XX年一月十一日

各市(縣)區機關事務管理局(服務中心)，局各處(室)、基層單位：

為認真做好上半年工作總結，部署下半年重點工作任務，定于20xx年7月17日(周一)，召開全市機關事務管理系統半年度工作會議，現將有關事項通知如下：

一、會議時間、地點

會議時間：20xx年7月17日(周一)，上午9：00—下午16：30;會議地點：市民中心3號樓五樓xx廳。

二、參會對象

市機關管理局中層以上干部及基層單位領導班子成員。各市(縣)區機關事務主管部門領導班子成員、辦公室主任、資產管理、公共機構節能管理、公車管理科室負責人。

三、會議內容

1.現場參觀公務用車平臺及資產管理信息化工作;

2.交流辦公用房、公務用車、公共機構節能管理三張網建設情況;

3.傳達學習全省機關事務管理工作座談會精神;

4.各市(縣)區交流上半年重點工作情況和下半年主要目標任務;

5.對落實下半年重點工作任務提出要求。

四、相關要求

1.請提前準備好書面交流材料，每單位發言時間不超過15分鐘。

2.請參會人員按時到會，并于7月14日(周五)下午16：00前將參會人員名單及總結材料報市局辦公室。郵箱：xxxxxxxx@163.com。

聯系人：電話：;傳真：

手機：

我省20xx年普通高中學業水平測試必修科目考試報名時間為11月5日至7日，確認時間為11月5日至7日,逾期不予補報。

一、考生報名的具體要求

1.各地要遵循高考與學業水平測試同一屬地報名考試的原則。考籍號要按照“一人一號，一號到底，多次使用，動態管理”的原則編排和使用，考生在報名考試有效期內只能用同一個考籍號。

2.普通高中高二年級在校生，在就讀學校集中讀取第二代居民身份證并取得考籍號，由中學組織集體網上報名,報名時須出具戶口簿、身份證等證件。

3.往屆生、社會考生及我省戶籍在外省就讀的考生，須在規定的時間內到戶籍所在市、縣(市、區)招生辦指定地點辦理報名手續，報名時除須出具戶口簿、身份證外，還要交驗學歷證書或同等學力證明等。

二、報名流程

1.資格審查。報名期間，各報名點和各普通高中學校應根據報考條件和有關要求，對考生的報考資格進行初審，市、縣(市、區)教育行政部門須按照報考條件對考生的報考資格認真審核，市、縣(市、區)招生辦對每一位考生的報考資格進行最后確認。

2.填寫報名信息采集表。具備報名資格的'考生在認真查閱我省學業水平測試的有關政策、認真閱讀《江蘇省20xx年普通高中學業水平測試考生報名信息采集表(草表)》填寫說明的基礎上，結合本人的實際情況，認真填寫《江蘇省20xx年普通高中學業水平測試考生報名信息采集表(草表)》，并確認無誤。

3.網上填報。考生須在規定的時間內憑考籍號、身份證號、初始密碼登錄網上報名系統，首次登錄系統后必須重新設置自己的密碼。登錄后，考生將《江蘇省20xx年普通高中學業水平測試考生報名信息采集表(草表)》上的內容依次錄入到相應欄內，并請立即網上提交，逾期不予補報。考生網上提交報名信息時，網上報名系統將對考生報名信息進行數據邏輯校驗，如果出現警告或提示信息，說明考生填報的有關欄目信息有誤，考生必須按警告或提示的內容仔細檢查所填報的欄目并進行修改，直至正確為止。

4.信息修改及截止時間。考生報名信息網上提交成功后，在網上報名截止時間前，考生憑密碼可重新上網修改自己所填報的報名信息。網上報名截止時間為11月7日。

5.網上支付。我省今年繼續實行網上支付考試費。考生報名信息網上提交成功后，系統將根據考生實際所報考科目自動生成應繳納考試費金額，考生通過網報系統進入銀行系統，按照核定金額支付考試費。網上支付成功后，考生方可可到規定的報名點簽字確認報考信息。

6.信息確認及截止時間。網上支付成功的考生，由各報名點統一打印考生報名信息確認表，考生須在規定的時間內到市、縣(市、區)招生辦指定的報名點仔細核對本人的報名信息，核對無誤后，由考生本人在報名信息確認表上親筆簽字確認(考生的父母、老師、同學等均不得代為簽字確認)。報名信息確認截止時間為11月7日。

特別提醒：

1.考生網上報名并立即提交后，系統才會保留考生的報名信息;

2.考生只有網上足額成功支付考試費后，考生的報考信息才能確認入庫，否則報考信息無效;

3.考生報名信息須經考生本人簽字確認后方為有效，未經考生本人確認的報名信息一律無效;

4.考生報名信息一經確認，任何人不得擅自更改;

5.已經確認的報名信息存入考生電子檔案，簽字確認后的報名信息確認表由報名點留存，保存期一年。

市聯社各科室、三區辦事處、市直屬公司，直管各基層社：

根據市聯社黨組研究，定于3月10日召開20xx年工作部署會議。現將有關事項通知如下：

一、會議時間和地點

20xx年3月10日（星期二）上午9:30開始，會期一天，上午在市房產局十四樓會議室集中開會，下午各區（組）分組討論，討論時間、地點自定。

二、會議內容

學習20xx年企業績效責任狀，部署20xx年工作。

三、參加會議人員

1、市聯社機關全體干部職工；

2、市直屬公司、市直管基層社全體行政人員。

四、其他事項

1、請參會人員提前20分鐘報到入場。

2、未盡事宜請聯系市聯社辦公室。

20xx年3月6日

各市縣開放大學、城職院各辦學點及各學院：

為進一步推動教學改革，提升教學管理水平，提高教學支持服務質量，經研究，決定召開江蘇開放大學（江蘇城市職業學院）辦學系統教學工作會議，現將有關事項通知如下：

一、會議主題

1．線上、線下混合式教學組織與實施。

2．兩類教育學習支持服務模式改革研討。

3．優秀教師、優秀教務管理人員和優秀學務導師的評比方案研討。

4．實踐教學畢業設計研討。

二、參會人員

1.承擔高職教育教學（三年制、五年制）的辦學點教務處處長1人；

2.承擔開放教育教學（本科、專科）的市縣開放大學的開放教育學院院長1人；

3.校本部各學院院領導1人。

三、報到時間與地點

1.報到時間：7月10日上午9點至12點報到；

2.報到地點：鎮江兆和皇冠假日酒店；

3.費用：食宿費用自理。

四、會議時間與地點

1.會議時間：7月10日、11日；

2.會議地點：XXXXX假日酒店。

五、酒店交通線路：

1.在鎮江汽車站/火車站（寧滬高鐵）出站，先步行至火車站(北)站，乘123路至春江潮廣場站下（26分鐘）；或步行至萬達廣場站，乘133路至春江潮廣場站下（28分鐘）。（打車15分鐘11元）

2.在鎮江高鐵南站（京滬高鐵）出站，先從鎮江南站乘坐85路/208路/202路至行政中心南站下，轉乘25路春江潮廣場站下（53分鐘）；或先從鎮江南站乘坐39路至原恒順醬醋廠站下，轉乘25路/133路春江潮廣場站下（58分鐘）。（打車20分鐘 25元）

六、聯系人及聯系方式

1.請各市縣開大和城職院辦學點在6月30日前將會議回執表（附件）電子稿發至XXXXXXX.com。

2.聯系人：XXXXX

教務處

20xx年6月23日

院各單位、部門：

學院決定召開20xx年第一季度安全工作會議，現將有關事宜通知如下：

一、會議時間

x月x日（星期二）9:00

二、會議地點

機關樓1801會議室

三、參會人員

1、各單位、部門黨政一把手及分管安全工作的負責人。

2、各二級學院辦公室主任、輔導辦主任；學生工作部公寓管理中心主任；后勤管理處辦公室主任、飲食服務中心主任、總務科科長、房產科科長、衛生所所長。

3、附屬醫院分管安全工作副院長、保衛科科長、學生科科長。

四、會議要求

1、請參會人員提前10分鐘到達會場簽到、領取會議資料，會議期間保持會場秩序。

2、如有特殊情況不能參加會議者，提前告知保衛處，聯系人：孫xx，聯系電話：13xxxxxxxxx53。

特此通知。

保衛處

20xx年x月x日

從生命周期上報到是一個過程行為，簽到是一個點行為。中大型會議用報到比較多。

如在多天會議場景往往有多個會議組成，報到是指與會者到達會議地點時辦理的登記注冊手續，但不表示每一項活動和會議都保證參加；簽到則是與會者表示出席了此次會議或活動。

【溫馨提示】關于會議報到工具，會議報到工具名稱的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。