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前段時間單位的會議不斷，為領導準備發言稿簡直就是一件折磨死人的工作。在經過一段時間的工作后，逐步發現準備會議材料其實也并不是多難的事，關鍵是按照會議的主旨，有針對性的把問題說清楚就可以了。今天小編就和您一起探討一下如何準備會議材料。
方法/步驟：1了解會議要旨。在發布“禁會令”后，各級單位已經精簡了很多沒有必要的會議，所以目前能開的會議都是比較重要，需要一語而中的的會議。所以在準備材料之前，一定要了解此會議到底要解決什么問題。2理清會議通知要求。在開會之前我們都會接到關于會議的通知，通知中會有關于會議需要準備內容的條款。3有的放矢。針對會議要求制定發言提綱，內容要言之有物，不可都是空話套話。特別是關于量化指標，必須把時間，地點，具體量化值都寫清楚明白，不可以囫圇吞棗，言之無物。4口語化。發言稿最終是給領導發言時用的，最后是要用語言表達出來的，如果過于文學程式化，那么會讓發言所言無味，所以必須避免用生僻詞匯，簡潔的口語化發言稿才是成功的。口語化的發言稿也便于受眾理解。
5例會的材料。例會，一般有周例會，月例會。例會材料有很大相似性，只是工作進展上略有不同，所以準備例會材料可以選用模版，然后把當前的第一手數據更新到模版上就可以了。這也是準備會議材料的一個小技巧。注意事項多年的秘書工作會讓我們更加睿智，希望您能善于總結，盡量少做重復工作。
1、了解清楚會議的主題、參加人員、會議場所、資金預算。
2、參加人員中要搞清楚參加的部門、參加的領導，各領導的級別。
3、預定好會議場所，檢查會議場所的衛生情況，是否可以滿足參加人員的座位。
4、安排好參加人員的座次。
5、預定好必要的設備，比如話筒、投影儀、茶杯、簽字筆、材料紙。
6、準備好會議需要的文件材料。
7、擬好會議議程，擬好領導發言稿報領導審閱。
需要提供： 1、《會議通知》，證明這個會議的存在
2、單位領導簽字批準參加會議的批示，表示是單位同意參會的
3、會務費發票，表示這些錢的確是因參加會議而實際產生并提供報銷依據的
4、參會人員名單及簽名
擴展資料：
一、《企業所得稅稅前扣除辦法》對企業的會議費列支規定為：納稅人發生的與其經營活動有關的合理的會議費，主管稅務機關要求提供證明資料的，應能夠提供證明其真實的合法憑證，否則不得在稅前扣除。會議費證明材料應包括：會議時間、地點、出席人員、內容、目的、費用標準、支付憑證等。
二、會務費包括會議室預定、住宿、用餐、接送服務、秘書服務、廣告服務、會后旅游等主要事項的費用。
1、會議室的預定，會議室的費用分別受會議室規格、使用時間的影響；
2、住宿、用餐，一般來說主辦方都會安排參會人員在會議酒店里面用餐，如果不是特別舉行的盛大晚宴的話，用餐的費用就已經包括在住宿費里面，否則就要根據預算來安排餐宴；
3、接送費用，主要根據接送車輛的數目、車輛的租賃價格來考慮接送費用；
4、秘書服務，秘書服務費用因需而定，主要有禮儀服務費、表演服務費、外語接待員費用、保安雇傭費、攝像服務等等；
5、廣告服務，這一部分的費用包括了背景板的制作、橫幅制作、充氣拱門、空飄的配置等；
6、會后旅游，這部分的費用主要受會議旅游線路、人數、景點、旅游時是否需要拓展要求而決定的。
三、會議費的賬務處理
項目部的會議費和住宿費應計入開發間接費。
1）有的企業租用綜合性酒店，即住宿、就餐、會議均在一個酒店，會議結束由酒店統一開具會議費發票；
會計處理：管理費用——會議費“或”銷售費用——會議費“核算。
稅務處理：一般可以全額扣除。
2）有的企業有自己的會議廳，開會在本企業進行，與會人員的住宿與餐費由賓館承擔，會議結束，賓館開具住宿費發票，飯店開具餐費發票；
會計處理：
住宿費：管理費用——差旅費“或”銷售費用——差旅費“核算。
餐費：管理費用—業務招待費
稅務處理：分別按差旅費和業務招待費規定扣除。
3）有的企業的會議室、職工住宿、職工就餐分不同地點，分別取得會議費、住宿費、餐費發票。
會計處理：
會議費：管理費用——會議費“或”銷售費用——會議費“核算
住宿費：管理費用——差旅費“或”銷售費用——差旅費“核算。
餐費：管理費用—業務招待費
稅務處理：分別按會議費、差旅費和業務招待費規定扣除。
【溫馨提示】本次分享的會議材料組需要做什么和會議材料組需要做什么工作的問題是否解決了您的問題，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。