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一般上社團籌備一些活動時，都會成立“籌備工作委員會”(籌委會)，這個籌委會通常都由理事會委任三五名比較了解有關工作的理事擔任。
這幾位受委理事所組成的籌委會，就必須不時召開會議擬定組織系統表，指明在籌委會主席之下設秘書組、財務組、宣傳組、交通組、膳食組、住宿組、聯絡組及節目組等。籌委會將把每組的工作職責詳細列出，比如：秘書組的職責包括執行籌委會議決案、協調及協助各組工作進行、安排攝錄像工作、準備來賓名單、設計及印刷請柬、處理來往信件、寄發有關慶典的一切資料、安排來賓座位、設報到處及詢問處、安排新聞發布會……等等。
其他各組工作職責也必須一一列出，這樣各組的負責人或工作人員就有所依據地執行任務，不致于茫無頭緒、亂成一團。
籌委會雖然有權進行一切有關的籌備工作，但籌委會主席也有義務向理事會報告，尋求理事會的最后核準。由于大部分理事不在籌委會中，他們可能“旁觀者清”，可以察覺到“當局者迷”的籌委們所忽略的事務。因此，理事們可在理事會中對籌委會報告或計劃提出修正。
理事會不會否決建議
通常，理事會都以通情達理的態度接納籌委會建議，不致于全盤否決，否則成立籌委會就沒有意義了。
曾經有某社團將所有的理事都列入籌委會中，也就是說理事會等于籌委會，籌委會也等于理事會，沒上下級之分，這是非常錯誤的組織系統。籌委會已決定的事項是否仍要由理事會來核準呢？即使要召開一個理事會來核準也沒什么意義，因為理事會與籌委會都是相同一批人。
由于籌委會所擬定的工作大綱，必須經過理事會核準，會長就不一定要在籌委會陣容中。因為當大會正式啟動時，會長就是大會主席，他有責任在大會上代表組織致詞。籌委會主席就不一定要致詞，他可在儀式結束前致謝詞，總結籌備工作狀況及感謝促使大會成功舉行的各界人士，包括熱心贊助款項和禮品、幸運抽獎及提供節目之人士。如果把籌委會主席的演講排在最先一位，常常造成籌委會主席不知所云，我曾經見過一位籌委會主席在致詞時長篇大論地在交待組織的過去、現在和未來與展望，這等于騎劫了大會主席的講話內容，這種舉措很不應該，也不符合作為籌委會主席的身分。
另外一次，一位籌委會主席上臺時就滔滔不絕，連“孫悟空三打白骨精”的故事也給繪聲繪影地講述出來，儼然像是說書人，而不是籌委會主席了。
我認為，籌委會是在理事會授命下進行籌備的工作，它所作的決定原則上仍須由理事會核準，除非是細則或是急待解決的問題。所謂“士急馬行田”，要是樣樣都須理事會核準，那籌委會就難免處處受到制肘，不能順利、快捷和有效地展開工作了。
當時新政協會以為新中國的成立承上啟下的作用，相當于現在的人民代表大會
在新中國沒有建立之前，新政協會議起著相當于人民代表大會的作用，會議通過了《中國人民政治協商會議共同綱領》、《中國人民政治協商會議組織法》、《中華人民共和國中央人民政府組織法》這三個為新中國奠基的歷史性文件。會議還通過了關于國旗、國歌、國都、紀年等項決議，會議選舉了中國人民政治協商會議第一屆全國委員會的委員，中國人民政治協商會議在當時還不具備召開普選的全國人民代表大會的條件下，肩負起執行全國人民代表大會職權的重任，完成了建立新中國的歷史使命，揭開了新中國歷史的第一頁。
會議策劃方案一般包括會議籌備方案與會議預算方案。而會議籌備方案一般是在策劃方案的基礎上側重于會議準備工作的組織與實施。
它通常不包括會議前期的宣傳、營銷等方面的內容，但是對會議的時間、地點、議程和經費等方面的內容設計具體。會議策劃是對會議做整體的計劃，涉及到參與舉辦會議的各個部門和各種關系，由策劃人將各種關系和矛盾調整統一，最后形成一套合理可行的方案和流程。
會議預算是將策劃方案數字化的過程。策劃為預算提供了方向，預算為策劃方案提供資金的保證。會議策劃方案比較務虛，會議籌備方案比較務實，一般是先進行策劃和制定預算，再設計具體的籌備方案。
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