本文目錄

1. 辦公室如何列出領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議活動(dòng)
2. 行政秘書(shū)如何組織會(huì)議
3. 辦公室主任如何安排會(huì)議

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，

會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該如實(shí)記述，可以這樣寫(xiě)：某月某日，本單位召開(kāi)了年終總結(jié)大會(huì)，某某市某某局李某某副局長(zhǎng)、某某市市政府辦公室副主任張某某參加會(huì)議。并在會(huì)議上作了發(fā)言，勉勵(lì)我單位繼續(xù)努力，力爭(zhēng)更好成績(jī)，為本市爭(zhēng)光添彩。其中市政府辦公室副主任張某某并向獲獎(jiǎng)的先進(jìn)工作者頒獎(jiǎng)。

會(huì)務(wù)工作流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備：

1、了解掌握會(huì)議主（議）題、召開(kāi)的時(shí)間、出席范圍和人數(shù)，安排會(huì)議場(chǎng)所。

2、發(fā)布會(huì)議通知。通知內(nèi)容主要包括主（議）題、時(shí)間、地點(diǎn)、出席范圍和其它需要提醒的事項(xiàng)。通知的方式主要包括列入學(xué)校會(huì)議安排表、在校園網(wǎng)公布、電話通知、電子郵件通知和書(shū)面通知等，根據(jù)會(huì)議的需要采取一種或多種方式的通知。

及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告通知送達(dá)的情況和擬出席情況。

3、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。如邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)賓與會(huì)，要提前制發(fā)邀請(qǐng)函并在會(huì)前匯總反饋情況報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)需要，安排車(chē)輛接送事宜。

4、準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料主要指會(huì)議文件、與會(huì)人員胸卡、文件袋等涉會(huì)材料與物品。在會(huì)議召開(kāi)之前，提交領(lǐng)導(dǎo)審定后付印。

5、落實(shí)會(huì)場(chǎng)布置。根據(jù)會(huì)議要求做好會(huì)場(chǎng)布置。主要包括：（1）主席臺(tái)布置。包括主席臺(tái)座次和席位牌、會(huì)議材料、話筒、花卉、茶水等。（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境。包括會(huì)標(biāo)布置、盆花擺放、音響設(shè)備、燈光空調(diào)等必要時(shí)，安排就座區(qū)域分布。（3）落實(shí)服務(wù)人員。包括簽到服務(wù)、材料分發(fā)服務(wù)、茶水服務(wù)和其它應(yīng)急服務(wù)。

6、安排會(huì)議接待。根據(jù)會(huì)議需要，做好接站、住宿和返程票務(wù)安排等。大型會(huì)議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據(jù)會(huì)議安排，落實(shí)參觀游覽安排，及有關(guān)紀(jì)念品贈(zèng)送工作。

7、發(fā)布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專(zhuān)人做好會(huì)議記錄，做好比那機(jī)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的準(zhǔn)備工作。

8、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作。重大會(huì)議或會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作涉及多個(gè)單位和部門(mén)的，需要召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，落實(shí)有關(guān)工作。會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限；明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人。協(xié)調(diào)會(huì)前，一般應(yīng)提出工作分工預(yù)案。

9、檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備情況。會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動(dòng)態(tài)的檢查監(jiān)督，對(duì)沒(méi)有及時(shí)完成規(guī)定任務(wù)的，要及時(shí)采取措施加以彌補(bǔ)。

二、會(huì)中服務(wù)

1、檢查會(huì)場(chǎng)布置情況。提前開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備。重點(diǎn)檢查音響等設(shè)備、主席臺(tái)的布置情況。

2、檢查服務(wù)人員就位情況。（1）檢查簽到準(zhǔn)備工作，簽到處負(fù)責(zé)人員應(yīng)該提前到位，做好簽到準(zhǔn)備工作。（2）檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況。（3）檢查休會(huì)期間茶點(diǎn)服務(wù)等。

3、檢查會(huì)議記錄人員到位情況。記錄要準(zhǔn)確、完整；重要內(nèi)容要記清原話；必要時(shí)要做好錄音準(zhǔn)備工作。

4、檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。

5、做好與會(huì)人員合影的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

6、做好會(huì)議的安全保衛(wèi)和醫(yī)療保障工作。

7、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

8、編印會(huì)議通訊錄。

9、做好與會(huì)人員返程的相關(guān)安排。

三、會(huì)后工作

1、分發(fā)與會(huì)人員照片、通訊錄。

2、安排相關(guān)人員、車(chē)輛為與會(huì)人員送行。

3、做好會(huì)議記錄及相關(guān)材料的整理歸檔工作。

4、落實(shí)會(huì)議形成的決議，明確專(zhuān)人協(xié)調(diào)落實(shí)，必要時(shí)予以督查督辦。

5、根據(jù)工作需要，對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行必要的問(wèn)候和工作聯(lián)系。

1、選好場(chǎng)地，布置會(huì)場(chǎng)，擺坐簽。（特別要注意坐簽的擺放，會(huì)標(biāo)的規(guī)范）。

2、寫(xiě)好會(huì)議流程，下發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)或會(huì)議通知（會(huì)議流程里包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、發(fā)言次序及會(huì)上安排的其他活動(dòng)等。）

3、安排會(huì)務(wù)人員，如需寫(xiě)材料或有電子文檔演示之類(lèi)要先準(zhǔn)備好材料。（注：會(huì)務(wù)人員包括簽到、接待、倒茶、發(fā)材料等人員）

【溫馨提示】本次分享的辦公室如何安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議和辦公室主任如何安排會(huì)議的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。