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1. 如何高效的組織一場會議
2. 如何組織一次好的會議(干貨)
3. 如何快速搞定一場會議安排

當(dāng)今社會越來越追求高效，每個人都恨不得自己每天48個小時。然而我們卻觀察到絕大多數(shù)職場人在花時間在一些曠日持久、卻毫無成效的會議上，如何組織一個高效會議應(yīng)該成為每一個有追求的職場人必備的技能。

一、什么是高效會議

組織會議的目的是解決具體問題，達(dá)成共識，輸出結(jié)果以推進(jìn)后續(xù)工作。高效會議流程有三大獨(dú)特階段，形成簡單的框架，即：1.明確范圍以獲得成功，2.主持舉行會議，3.富有成效地實(shí)施。

明確范圍以獲得成功：這里的范圍不局限于明確會議的目標(biāo)、會議討論內(nèi)容，還包含召集合理范圍的相關(guān)方參與，以及制定明確的議程。明確會議目標(biāo)，使討論的內(nèi)容更有針對性；召集合適的人員參加，發(fā)表的意見和建議有相關(guān)性，能作出決定；準(zhǔn)備恰當(dāng)?shù)男畔?，讓信息?yàn)證決定的對錯；制定明確的議程，令會議高度系統(tǒng)化和緊湊。

主持舉行會議：在會議的實(shí)際進(jìn)展中，作為會議的組織方，我們要明確與會人員的角色，讓與會人員高度參與；主持討論，讓討論或會議按照理想方向推進(jìn)；真正解決問題，形成方案與共識；歸納約定和結(jié)論，達(dá)成一致并按約定進(jìn)行明確表述。

富有成效地實(shí)施：任何沒有結(jié)果輸出的會議都是在浪費(fèi)時間。這要求我們列出行動綱要，恰當(dāng)定義需要采取的行動，以確保取得理想效果；明確后續(xù)執(zhí)行責(zé)任，分配恰當(dāng)?shù)娜藛T采取行動并推動結(jié)果；定義執(zhí)行行動的預(yù)期時間，推動行動節(jié)奏以交付成果。

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二、組織高效會議小貼士

基于過往大量參與會議的經(jīng)歷及總結(jié)，我們給出了一些組織高效會議的最佳做法：

永遠(yuǎn)準(zhǔn)時開始。準(zhǔn)點(diǎn)開始是對準(zhǔn)時參會人的尊重，同時邀請遲到人員在會后了解他們錯過的內(nèi)容。

把開始時間安排在整點(diǎn)后的15分鐘。這樣讓參會人有時間從他們的上一個會議轉(zhuǎn)換到你的會議。

介紹每位參會人并解釋參會原因。這讓大家了解自己在此次會議中國被期望扮演的角色，并鼓勵大家踴躍參與。

介紹會議目標(biāo)并展示議程。在開始前詢問變更的建議或澄清。

按照議程一項(xiàng)一項(xiàng)地過議題。每次只過一項(xiàng)議題，在進(jìn)入下一個議題之前要確保所有參會人員都認(rèn)為上一個議題已經(jīng)討論完成。把突出事項(xiàng)和問題放到一個跟蹤問題清單中以便后續(xù)的跟蹤。

關(guān)注時間并確保小組注意力集中地討論。

準(zhǔn)時結(jié)束會議。即時議程中的議題沒有討論完，必要的話，在小組成員都在的情況下組織加時會議或后續(xù)跟蹤會議。如果你比預(yù)期用時短，參會人員會有自己賺到的心理。

把突出事項(xiàng)分配給合適的小組成員，并制定預(yù)期完成的時間。

感謝參會人的參與并強(qiáng)調(diào)會議工作的價值。使參會人對自己自己在會議上所付出的時間感到滿意。

十二小時內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)方。這里的相關(guān)方不僅僅指與會人員。

怎么的會議才算好？個人理解，能夠解決問題，達(dá)到會議目的的會議就是好的，那些帶來難題、浪費(fèi)時間的會議是不好的，低效的，甚至是無效的。

怎樣組織一次高效地會議？

必須是會前有準(zhǔn)備，會中有效率，會后有執(zhí)行。

首先，會前準(zhǔn)備。

一、確定會議時間。事前咨詢與會決策領(lǐng)導(dǎo)時間，盡量選擇一個大部分領(lǐng)導(dǎo)都能參加的時間?；蛘哂纱箢I(lǐng)導(dǎo)拍板會議時間。

二、確定會議地點(diǎn)。一般選在單位正規(guī)會議室，或者相應(yīng)會議規(guī)模需求選擇的酒店會場。

三、確定會議主題和議題。根據(jù)會議類型來確定。比如純總結(jié)類，布置工作類會議，可直接咨詢大領(lǐng)導(dǎo)意見。比如日常辦公會議，可收集各部門的意見，收集議題和上會材料。比如專題會議，直接根據(jù)發(fā)起者意見確定。

四、發(fā)布通知。通知上必須明確會議時間、地點(diǎn)、會議主題、會議議程、參會人員以及對參會人員提出的要求。如果涉及費(fèi)用，也需明確費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等。如果因各種原因，無法一次發(fā)布信息明確的通知，也可以提前發(fā)預(yù)通知。

五、會場準(zhǔn)備。

(一)根據(jù)需求，擺放桌椅，有U字型，回字型，課桌型……

(二)擺好席簽。

1.會議席簽和用餐席簽擺放不一致，用餐時，左手比右手大；開會時，右手比左手大。

2.一般情況下，有顯示屏或PPT的，主要領(lǐng)導(dǎo)以面對大屏展開排位。如果無，一般大領(lǐng)導(dǎo)座位位于面對進(jìn)門口的會場位置的中間。如果有其他單位貴賓參會，一般貴賓列坐面對進(jìn)門口的會場位置，我方根據(jù)大領(lǐng)導(dǎo)坐于貴賓對面中間位置先右后左排開。

(三)提前在位置上布置上會材料、紙筆、水等。

(四)提前準(zhǔn)備好并測試好話筒、PPT、投影、宣傳片等。

(五)大型會議，需準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿和主持詞。若有對外宣傳需求，需提前聯(lián)系媒體，準(zhǔn)備好會議通稿。

(六)大型會議需在外召開的，要聯(lián)系好酒店，做好用車、住宿和用餐安排。

其次，會中注意（隨機(jī)應(yīng)變）。

(一)主持人了解會議議程，掌握并控制會議時間。無特殊需求，遵循會議議程安排進(jìn)行。

(二)做好會議錄音和攝像。如果系重要大型會議，可安排全程錄像。

(三)如需對外宣傳，安排專人對接媒體需求。一般會議快結(jié)束時發(fā)布新聞通稿。

(四)茶歇或會中休息時可安排播放音樂。（一般大型會議安排。）

(五)會議進(jìn)行期間，要盡量保持好會場環(huán)境。時刻關(guān)注周圍噪音，光線。若含有機(jī)密內(nèi)容，要有專人在會場外把門。

(六)若會上播放宣傳片，要及時關(guān)燈，確保效果。

再次，會后執(zhí)行。

(一)做好會議記錄，發(fā)布會議紀(jì)要。以文件形式明確會議精神，成果和各方職責(zé)。

(二)若有新媒體平臺，根據(jù)會議機(jī)密情況明確是否發(fā)布會議信息。需對外宣傳的會議，需及時跟進(jìn)與會記者，確認(rèn)媒體發(fā)布信息是否有負(fù)面信息。

(三)專門部門和專人督促會議明確事項(xiàng)的落實(shí)。

在會議開始前要有一個較為完備的計劃，如果你的計劃詳細(xì)，那么行動起來就會省力不少。

一個會議的順利召開需要協(xié)調(diào)各方力量，要同時兼顧好許多方面，因此你的計劃一定要盡可能的周全，只有這樣在具體實(shí)施的時候才不至于慌亂。

首先要確定好參加會議的人員，及時向領(lǐng)導(dǎo)掌握好情況，在做到心中有數(shù)，對于每一個參會人員都確保能夠通知到位，同時對于會議想要邀請的嘉賓一定要提前聯(lián)系，避免因?yàn)闀r間問題不能到場。

其次，要做好會議地點(diǎn)的布置工作，這是很重要的一項(xiàng)工作，會場的布置要根據(jù)會議主題來確定，一定要簡潔、大方，列好會議所需物品的清單，按照座位的順序有序的擺放好，包括姓名牌和水杯等物品，同時要對會議用到的物品進(jìn)行登記，以便會議結(jié)束后入檔保存或及時歸還。

做好會議期間的接待工作，對于那些遠(yuǎn)道而來的參會人員一定要安排好食宿問題，盡可能的為他們提供一個良好的參會環(huán)境。

在會議開始時，要做好簽到工作，可以派一名專人來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，同時要做好會議的引導(dǎo)工作，避免參會人員有找不到座位的情況。

做好會議的記錄工作，要選派一名素質(zhì)過硬的秘書來完成這項(xiàng)工作，會議記錄是很重要的，要把領(lǐng)導(dǎo)的會議精神詳細(xì)的記錄下來，以便于日后向大家傳達(dá)會議精神。

會議結(jié)束后，要及時的歸還布置會場所需的道具，同時對領(lǐng)導(dǎo)精神進(jìn)行整理。

【溫馨提示】關(guān)于如何安排一場會議，如何安排一場會議活動的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。