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1.制會議的氣氛
召開一個會議，會議主持人應認真地肩負起最大的責任，他應能很好地掌控到全局，應能有效地觀察到所有參會者及其反應，決定整個會議氣氛的基調。會議主持人也許有一些個人的偏好，但是無論如何不能把所有的會議都開成個人風格的會議。會議主持者應當按照會議的性質、傳達的內容來定位會議的風格。會議主持者需要適時地區分參會者的不同風格，控制會議的氣氛。
2.控制會議時間、推動會議的進程
作為會議的主持人，如果能充分地準備，完全能有效地控制會議的時間。會議過程中，盡量不要拖延；發現會議誤入歧途或有一些拖延時，會議主持者應立即以最快的速度調整到正常的議程中。會議主持者給參會者提供一個討論某項問題的環境，或傳達信息，一定要按照會議的議程進行。此外，有很多專家在場時，會議主持者一定要做到不卑不亢。
3.協調發言
協調參會者的發言是會議主持者的另一項非常重要的工作，只有協調好參會者的發言，才能更好地將整個會議引向一個良好的進程。這其中包括如何充分調動參會者的積極性，讓其主動、自覺地發言；或參會者積極性太高時，適當地把握會議的進程。
4.觀察參會者的反應并給予及時的反饋
觀察參會者的反應并給予一些及時的反饋是會議主持者的職責。觀察參會者的反應，并給予反饋，有助于整個會議的順利進行，同時還能很有成效地和參會者進行有效的溝通，從而為高效率的會議奠定堅實的基礎。
5．做討論的總結
剔除小的、次要的問題，進行討論的總結是會議主持者的職責，這樣可以保證會議的成果，引導會議的良性進展，而不至于使會議最終沒有任何效果，或亂七八糟、沒有任何的條理性。
6.跟進會議的決定
做一個會議主持，對于初、中級的經理而言，會議要達到的目的以及最終的會議結果是很重要的一部分工作。通過會議達成一些目標，若只有希望而沒有實際的行動，也是沒有意義的會議。會議主持者應認真地對會議高度負責，應及時地對整個會議的決策和結果進行跟蹤，以達到預期的目標。
此外為了讓會議有效，除了前面提到的會議準備，會議主持者還應進行會前的最后的準備，否則，失敗的準備等于準備了失敗。會前最后的準備包括：一定要最后核實一下曾經準備過的資料；會議的地點以及情況；確認參與者；器材的等各種準備情況。
會議現場的控制
做好會議的準備之后，會議主持者可以開始會議。在會議過程中，每個人都希望會議能順利地進行，但是也經常會有一些意想不到的問題會出現，這就需要會議主持者有效地控制會議的現場。
1.無人回應
會議進行過程中，當會議主持者提出一些問題時，存在沒有任何人回答的可能，在這種情況下，會議主持者應該怎么辦呢？沒有人應答的場面會對整個會議目標最終的達成產生負面影響，因為得不到反饋。會議主持者就一定要想辦法鼓勵參會者說出自己的意見和建議。
當遇到這一問題時，會議主持人就應該使用一些技巧來鼓勵參會者的發言。最簡單的辦法就是點出參會者的名字，這樣冷場的局面就很容易打破。此外，會議主持者還可以通過運用眼神來鼓勵參會者發言。
實際上，會議主持者點到一個人名字時，這個人會特別集中精力、特別認真地去思考問題。而且往往在第一個參會者發言之后，其他參會者就會開始活躍起來，踴躍地發言。實際上，這跟人與人之間的破冰有關，會議主持者應打破沉默的堅冰，開好會議的頭，不將沉默帶到會議的過程中。
2.個別參會者不停地大發議論
與冷場相反，個別參會者有時不停地高談闊論，也會造成尷尬的局面。會議的大部分時間被個別的同事獨自占去了，會議儼然成了他的個人專場，作為會議的主持人又應該怎么辦呢？
◆直接打斷，回避這個問題，進行下面的議題作為會議主持人，有推進會議議程的職責。于是很多會議主持者就會直截了當地打斷，回避問題，直接轉到下面的議題。實際上，這種做法是錯誤的，這是主持人不能控制局面的典型表現。回避這個問題，會造成不好的結果。如果議題還沒有討論，只有一個人在沒完沒了的發言，而會議主持者就當作討論完了，這是主持者不能掌控局面的一個最典型的表現。
◆讓員工充分發表意見，并試圖參與討論。基于民主的想法，很多會議主持者會采用“讓員工們充分發表意見，并試圖參與討論”的方法來解決個別參會者大發議論的問題。這種做法也是錯誤的，如果每提出一個問題都如此進行，會議將占據工作的全部時間。因為如果員工提出一個問題就進行討論，參與者將輪流成為主持人，那么所有的時間就被討論這些細枝末節的問題所占去了。
◆打斷，并要求大家先集中問題，再有針對性地解決最后一個方法是“打斷，并且要求大家先集中問題”，如果問題是共性的，那么有針對性的解決；如果問題不是共性的，則可以略過，與員工在會后單獨地解決。解決主要問題是提高會議效率的好方法。在有人不停地大發議論時，會議主持者要打斷，征求大家的意見，然后繼續推動會議的議程。此外，會議主持者還可以通過限制發言時間的辦法制止個別人不停地大發議論。
3.進行小范圍的討論
在經理或主管的心目中，可能會有個別重點員工，該重點員工可能是經理培養發展的對象，也可能是能帶來最好業績的員工。通常在這種情況下，一旦他們提出問題，主管或經理在作為會議主持時，就愿意多跟他們進行溝通，結果可能就會使其他的員工感覺受到冷落。那么，會議主持者應該如何有效地避免這種情況的發生呢？
◆對參會者提出的問題置之不理，進行下面的議題對參會者提出的問題置之不理，是會議主持者最容易也直接想到的辦法。但是這種做法是錯誤的，鼓勵參會者提出問題是會議主持者的職責，如果對參會者提出的問題置之不理，不僅會直接打擊參會者的積極性，更重要的是對于解決問題毫無幫助。因為，會議主持者沒有確定該問題是否屬于共性的問題，就直接放棄了，對于會議目標的達成會有負面的影響，很容易造成損失。
◆建議其他員工也就此發表意見，大家都參與討論，建議其它員工也就此發表意見，參與討論是主管從個人角度判斷，該參會者提出的問題屬于共性問題，因此建議其他員工也就此發表意見的一種做法。實際上，其他參會者不一定了解該問題的前因后果，因此不一定能有效地提出多少意見和建議。有調查數字顯示由于個別員工提出個性問題而致使會議跑題的現象大約占整個會議的50%。而有83%的人會對會議跑題感到苦惱，由此可見這是一個十分嚴重的問題。因此，這是一種錯誤的做法。如果每提出一個問題都如此進行，會議將占據了工作的全部時間。
◆重復參會者提出的問題，并參其他參會者確認此問題有無共性，這是會議主持者正確的做法。既然會議主持者鼓勵參會者提出問題，那么就要正視所提出的問題，向參會者確認其所提出的問題，并與其他參與者共同確認該問題的可探討性。此外，如果會議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會的聲音，只會得到適得其反的不良結果，弄得自己疲憊不堪。
取得滿意的會議效果
掌握了會議主持的技巧，并有效地控制會議現場后，處理好突發事件，會議主持者可以帶領參會者成功地完成一個完整的會議過程，但并不等同于實現了會議的最終目標。會議是否有績效、能否真正地產生效果取決于會議主持者對于會議結果的及時跟蹤。管理者要取得滿意的會議效果，需要制訂行動計劃、跟蹤執行、責任到人、限制時間、確認理解。
◆行動計劃
要取得滿意的會議結果，在整個會議進程中，非常關健的一項也是最后一項，即行動計劃。通過會議，管理者最終要得出決議，決議以后執行的方法，這都需要制訂行動計劃。
通常情況下，管理者會將行動計劃交給一個項目負責人或行政，讓其依據決議制訂一個行動計劃。實際上，這樣制訂出的行動計劃并不一定能有效地讓員工很好地執行。因為員工有可能將其作為傳達文件看待，還有可能員工對其分工不認可和不滿意，導致了員工的不愿意執行。最終導致會議毫無結果。因此，若有必要，管理者一定要在會議過程中制訂一個行動計劃，對于各參會者所負責的內容，所有的參會者應該有所共識。
◆執行的跟蹤
達成共識，確定各參會者所負的責任之后，執行的跟蹤就成為接下來最為關鍵的一步。執行的跟蹤包括制訂跟蹤負責人和跟蹤的方法。通常，執行的跟蹤要明確所要完成的項目、跟蹤的負責人、完成項目的限制時間、可能涉及的合作部門和個人、所要達成的目標以及衡量的方法等各方面的內容。
◆責任到人
責任到人即確定最終由誰來負責某項具體任務，這是非常關鍵的一點。管理者一定要避免讓員工們在私下里協商確定職責所在，這樣會造成效率降低，并且有可能造成項目的無法完成，成員之間也會相互推卸責任，從而最終影響了整個會議目標的實現、決策的執行。
◆時間限制
時間限制是為保證項目的規定進度而制訂的。有些項目會議通常在每個星期或項目取得一定進展時，定期召開回顧會議。通過限制時間，管理者可以有效地把握整個項目的進展程度，并能有效地最終保證項目的完成，實現會議的目標。
◆確認理解
以上步驟完全完成之后，管理者還需要針對分工責任人、項目的時間限制等問題，詢問所有參會者是否理解并認可，即進行確認理解的過程。只有得到全部員工的認可，并使得員工明確了自己的職責所在以及時間上的限制，整個項目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可檢查性。完成確認理解的過程，那么整個會議從準備到實施及最后跟進的過程也就完成了。
【小結】
完成會議的準備之后，管理者進入到會議進行的過程中，為成功地擔任會議主持人的角色，管理者需要正確而熟練地掌握會議的主持技巧：自信、關注參會者、考慮會議話題、注意反饋、強調重點、分清主次、運用輔助的設施；明確會議主持者的職責；管理者還需要成功地應對會議中的突發事件，以有效地控制會議的進程。最后，會議滿意效果的取得還要制訂行動計劃、跟蹤執行、責任到人、限制時間、再次地確認理解。你準備好了嗎?
會議服務是指會場有一些從事現場服務的工作人員，通常被稱為“會議官員”（conference officers）。這些人員要通曉外語，熟悉國際會議的程序，一般都經過培訓。他（她）們似乎做的都是一些具體服務工作，但卻是保證會議順利進行不可缺少的環節。國際機構的常設秘書處還設有專門負責會議服務（conference service）的部門，對會議官員有一整套嚴格的要求。
目錄
服務的范圍服務的流程工作的程序會議服務禮儀編輯本段服務的范圍一、會議開始前，負責與會人員的注冊登記，包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等；二、每次會議開始前，在進門處檢查與會人員證件；會議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關上；三、迎接嘉賓，引導代表等至指定席位；四、記錄會議的進行過程及代表的發言內容；五、對要求發言的代表進行登記，及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機構及發言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發言時間，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。六、在場內分發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在該代表發言期間分發，如稿件未到，可在主持人發言小結時分發，或在下次會議開始前分發。為保證記錄的準確性，如代表系臨時發言且有手稿，可在其發言后向其暫借，復制后隨即退還；七、隨時準備提供必要的會議文件及有關資料，供討論時參閱；八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設備等是否均已符合要求；九、接聽緊急電話并通知所要求的通話人。會議廳室內的電話機通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應輕聲。其他人員應在會議廳室外的分機接話，以免干擾會場。十、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛、電工等是否均已到位；各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。十一、會議服務流程編輯本段服務的流程一般而言，作為專業的會議服務公司，對于會議服務流程的把握應該更專業更到位，會議服務流程大多經過以下幾個環節：1、策劃作為專業的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。2、咨詢在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。3、考察如果您認為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。4、確定這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協議。5、執行嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。6、結算雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。編輯本段工作的程序1、領受任務：會議名稱→會議性質→與會人數→會議期限→會議休息時間表→會議活動范圍→準備內容→注意事項。2、會前準備：會標→音響→主席臺→茶具飲品→登記臺→簽到薄→休息安排→服務員配備→會場清潔→接手紀念品、禮品（發放）→會場指示牌→禮儀演習彩排3、會前檢查根據表格列項檢查、設備設施、會議物品4、引領登記：準備大廳指示牌→引領員→電梯引領員→會場引領員→指示牌→登記根據請柬、門票等發放紀念品5、會場服務：主席臺香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務→會場秩序維持服務（清理閑雜人員）→清潔服務→委托代辦服務→出會場的引領服務（先生，請問需要幫助嗎）→應急情況處理（火災疏散、禁坐電梯、失竊、當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機、急癥救護）6、會后清理：撤會議物品→桌椅→餐具→清理與會人員遺留物并登記→清潔會場→撤出帶入會場物品→查對清理紀念品、禮品→檢查清理情況→關閉動力電器設備→服務人員撤出，鎖閉會議廳7、匯報總結：向主辦方主辦人員匯報會議情況，遺留物品，剩余禮品，征求意見，說明情況→會后總結專題會（部門經理，會議服務人員參加）編輯本段會議服務禮儀一、服務人員（一）儀容儀表1、著裝統一整潔，佩帶服務標志，不穿拖鞋、響釘鞋。2、服務人員長發不遮眼，后發不披肩。要求化淡裝，不濃妝艷抹，不佩帶首飾。3、坐站規范端莊，不翹腿。（二）語言1、語調溫和親切，音量適中，普通話規范。2、語言文明禮貌，適時運用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關系”等禮貌用語。3、對服務對象主動打招呼，不漫不經心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。（三）態度1、敬業、勤業、樂業，精神飽滿，彬彬有禮。2、微笑服務，態度誠懇、熱情、周到。3、工作差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉。4、解釋問題有禮有節。5、想服務對象之所想，急服務對象之所急，盡服務對象之所需。（四）紀律1、上班前不飲酒，不吃異味食品。2、不準擅自脫崗、漏崗，不在服務場所使用電話。3、服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。4、嚴格遵守職業道德。（五）服務衛生1、工作服固定，整潔干凈。2、定期體檢，健康合格，持證上崗。3、勤理發洗手，勤修指甲。4、用品、用具分類保管,及時清洗、消毒，擺放整齊；領導房間的床上用品要及時更換、清洗。二、會前服務（一）根據會議主辦單位的要求，明確會議服務要求，并提前落實會議場所及會場主席臺、發言席、話筒、簽到席、橫幅（會標）、背景音樂、鮮花擺放、領導休息室等，并提前檢測、檢查音響、話筒等設備及會議各項要求的落實情況。（二）及時做好會場衛生，整理打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門窗等，檢查服務箱用品、面巾紙、洗手液配備情況。（三）在會場入口醒目位置安放會議指示牌，室內座位牌擺放整齊。（四）會議服務人員應提前1小時進入會場，檢查會場整體效果，確保各項準備工作到位，并備好茶水，打開音響。播放輕音樂，同時打開安全門、照明燈及通道門，做好引導工作。如需使用空調，提前半小時開啟。三、會中服務（一）會議服務人員在與會人員入場前，應站立在會議廳門口兩側，有禮貌地向賓客點頭致意，并說“早上（上午、下午、晚上）好”或“歡迎光臨”等文明用語。同時對已入座的客人，及時遞上茶水、濕巾，茶水量一般控制在8分。上茶水時應遵循從左至右的原則，從賓客翼側依次加水，原則上每20分鐘添加茶水一次。（二）會議服務人員時刻注意觀察和隨聽音響設備運行狀況。注意會場情況及室內溫度，發現問題及時報告和處理。四、會后服務（一）會議結束時，服務人員應及時打開通道門，站立兩側，禮貌送客，向客人微笑點頭，并說“慢走、再見”。會后及時做好會場清理工作。若發現客人遺留物品迅速與有關單位聯系。（二）會議服務結束后，服務主管人員應主動及時填寫《會議服務意見單》征求會議主辦單位的意見，以總結工作，改進服務，意見單計入年終考核范圍。（三）嚴格做好保密工作，不詢問、議論、外傳會議內容和領導講話內容，不帶無關人員進入工作間。
1、開會時主持人的主持方式。
主持人在會議上開始講話時，是否受到與會者歡迎，第一步將取決于與會者的初步印象。這個印象取決于很多因素，如：主持人是否做好充分準備;眼睛是否閃亮而活潑;聲音是否悅耳動聽;臉部表情是否生動;對周圍的反應是否機智靈活;是否能用簡明扼要的話陳述自己的觀點。下列秘訣有助于主持人建立一個受人歡迎的形象：
⑴主持人要果斷而自信。
在會議開始前，主持人可以先用幾秒鐘的時間面帶微笑地審視一下會場的與會者，表情友好真誠，這樣做可以起到兩個作用：
一是讓與會者感覺到自己對他們的尊重。
當主持人望著與會者時，臺下的無數雙眼睛也會同時聚集到主持人身上，他們也都在觀察著要演講的主持人。在即將開始演講的一剎那，與會者將會對主持人的精神、熱情、知識、學識、聲音、目光接觸以及身體語言等各方面做出評價，最后形成對主持人的初步印象。
第二是可以給自己留一點空間。在掃視會場時，可以讓自己在瞬間中調節情緒，更好地發揮自己的主持才能。
⑵準時宣布會議開始。
會議是否準時開會，是與會者最為關注的問題，很多主持人不能準時開會，令與會者不滿。有的主持人認為推遲會議，責任不在自己，他們的理由是，“責任不在我，因為還有人沒準備好，要等他們。”這種自我開脫并不是理由。要真的面臨這種情況時，比如，臨時出現了某人的演講稿需要改或是演講的人遲到了等等問題時，主持人可以向與會者微笑數秒鐘，表示自己和他們一樣，也在期待著早點把信息傳遞給他們。如果能由主持人來指出演說后會有答疑時間，可以利用開會前的這段時間聲明，請與會者在那時提問。
⑶開場出奇制勝。
會議氣氛是否起輕松愉快，決定與支持人的開場白，在會議開始的時候，主持人為了同與會者拉近距離，可以先介紹一下自己的情況，也可以讓與會者互相介紹，以便于他們能互相認識。有時，為了緩和會議的嚴肅氣氛，讓與會者輕松一下，最好能有個簡潔、貼切而幽默的開場白。
①如果眼前的會議與以前的會議內容有關，主持人可以簡要地概述一下上次會議的結論。但是別忘記這次會議的重點，無讓自己的談話離題萬里。
②要明確地說明這次會議所要討論的主題或要解決的問題。
③在指出此次會議的目的時，應該聲明已安排了緊湊的會議事項。
⑷集中精力解決問題和提出行動計劃。
當主持人告訴與會者應該采取什么措施時，應使用合理的方法，啟發他們思考解決的辦法以及應采取的行動。也可以在提出問題的解決辦法后向與會者做出解釋，向他們提供一些解決問題所必需的信息。
⑸注意自己的語速。
語速影響表達效果。主持人在主持會議時，要不時地變換說話的速度，保持適度的停頓。因為一個人無論準備多么充分，都會有想不起自己所要強調的重點，或者一時想不起所要說的問題。這種情況下，主持人就可以停頓片刻，整理思緒，認真回憶。主持人不要忘了讓自己的講話充滿樂觀情緒，并且詳細地闡述自己的觀點或計劃。
⑹讓與會者具有參與意識。
主持人應該在會議準備工作時，為了使自己的主持更成功，不妨讓與會者多說自己的觀點，增強他們的參與意識。一次成功的主持意味著讓與會者也能參與到所討論的問題中來。主持人要明白，與聽眾溝通得越少，自己得到的支持也就越少，對與會者的了解就越少，取得的成功也就越小。
2、如何主持和引導會議。
主持人主持會議，有一個很重要的內容，就是要讓與會者知道在解決問題或困難時歡迎他們提出任何意見。為此，要讓與會者了解情況，共同商量解決問題的辦法。因此，可以在主持的話語中多次使用下列短語，以此來鼓勵與會者的參與意識。如“經過我們的共同體驗”、“分擔我們共同的憂慮”、“為了我們的共同利益”等。
一個成功者，總是善于采納更多人的建議，傾聽別人不同的意見。一個出色的商務會議主持也一樣，如果使會議多聽取他人的意見，有時就會得到料想不到的結果。當然，有時有人也會提出相反的甚至與會議內容毫不相干的觀點，或者利用發言的機會進行滔滔不絕的長談，遇有此等等情況時，主持人要用未完的話來打斷，使會議按既定的方向進行。具體方法是：
⑴正確看待別人的反對意見。
當有人提出反對意見時，主持人應當首先感激對方敢于提出反對意見，然后擺出事實道理來證明自己的觀點。主持人一定要注意自己的態度要端正，語氣要和氣，讓提反對意見的與會者心服口服。
⑵對那些離題萬里的意見要制止。
遇到有人發表離題萬里的意見時，主持人可以通過這樣的方法來解決：微笑著用真誠的語調對那個人說：“你提的這個問題不錯，等以后再談吧，現在讓我們回到剛才的問題上來。”或者說：“如果你有興趣的話，等會后我們單獨談這個會議外的問題，……”這樣的話更容易讓對方接受。
⑶巧妙地打斷長篇大論者的話頭。
會議是有時間規定的，因此，在會議上，主持人應該爭分奪秒。會議的來賓人多口雜，尤其是一些愛出風頭的人，喜歡在會議中侃侃而談，他講的話離題萬里自己也感覺不到。這時，主持人應該及時打斷他，抓住他話中與會議有關的話問另外一人。例如，可以這樣說：“某某，你怎么看待這個問題?”或者考慮使用另一種更直接的方法，如：“我們的時間很緊張，先不討論這些問題。”或者“我們還有其他的事有待于解決，這個問題先擱一擱。”當把這位滔滔不絕的發言者阻止時，主持人最好不要再給他發言的機會，他如果還想說時，主持人要敢于“搶舌頭”。
⑷善于引導別人。
說服他人的能力也是進行良好的主持所應具備的基本條件。下面幾條建議可能有助于主持人說服他人：
第一，闡明你的目的和任務，不要給與會者“有時被隱瞞感覺”;
第二，使與會者確信你的需要和興趣同他們很相似;
第三，使他們認識到某個問題或計劃的重要性;
第四，把好的心情傳遞給與會者，讓他們有足夠的理由坐在那兒參加自己主持的會議。
⑸不同意見要進行協調。
當會議中出現不同的意見時，與會者中會出現極端的意見，并根據各自不同的意見而據理力爭，并爭持不下時，主持人應該要求與會者都安靜下來，建議大家用求同存異的態度來重新看一看爭論之處。
如果與會者肯爭論，顯示他們已投入會議，只是個人的觀點不同，導致結論有異而已。主持人必須善用與會者的投入感，引入客觀的分析方法，來沖淡主觀的爭論氣氛，不能讓會議發展成“比嗓門”或“不人多勢眾”的會議。此時，主持人的協調技巧是：
①首先自己要保持頭腦清醒，不要介入爭論之中。
②主動要求與會者平靜下來。
③立即引用分析的話題來分散與會者的精神，使各對立之人了解他們的不同意見也有相同之處，只是有些地方需要再談而已，大家并非水火不相容。
④對于不聽勸阻的，耐心地勸他們不要破壞了與會者之間的人際關系。
⑹防止議而不決。
一個有效的會議必須有商議及議決兩個關鍵部分，否則即無須召開會議。
商議就是與會者圍繞著議程互相發表議論，共同研究、分析及解決問題。然而，不少會議經常出現“議而不決”的'現象，與會者在會議中談了許多，到頭來卻未能達成一個決定或結論。換句話說，會議是進行了，但會議目的仍未達到。
主持人在這方面的角色事關重大。必須要千方百計引導與會者不能在未有決定或結論前便散會離開。耐心地告訴與會者，會議的目的是集合與會者眾人的知識及智慧，來共同解決問題，或作出解決問題的建議。
若主持人不堅持要與會者盡量得出結論或決定，不少與會者往往不會抓緊時間去談，而只會隨波逐流地東拉西扯，會議看來氣氛熱鬧，其實是不著邊際。因此，主持人必須時刻警惕自己，“議而不決”的現象必定要消除。
3、在主持會議時要注意細節。
有時候，主持人無論對自己所講的話題做過多好的準備和演習，或者這一話題對自己來講已經熟悉，但在主持前，一想到臺下那么多的人,仍然會感到緊張。這時千萬不要讓壓力控制自己的情緒，一旦讓緊張情緒控制了自己，就會使自己根本無法發揮最佳水平，一些都白費了。
當遇到這種情況時，主持人可自我放松，情緒一旦放松，思維就會走上正常的途徑，主持就會得心應手。
4、注意會議的總結
會議在達成決議后，主持人還要在散會前作出綜合和總結，這才算是圓滿地主持了一個會議。無總結，便是虎頭蛇尾。
在總結和綜合中，主持人提綱挈領地將會議中提及的重點強調，讓繕寫會議記錄的同事核對一下資料，也同時提醒與會者不要忘記這些重點。對于會議的決定、建議及結論，清楚明確地再重申一遍。這樣做，有三個目的：
⑴可以讓紀錄會議的同事更方便地核對資料。
⑵可以即時檢查主持人和與會者之間有沒有溝通障礙，彼此對事情的理解是否一致。若大家對結論有未盡同意之處，此時便要立即提出修正，以免錯誤地載入會議記錄中，日后造成尷尬局面。
⑶主持人可以再作出總結時，重申一次分工的安排，令所有與會者都清楚知道各自要在會議后跟進什么事項，最好還列出時限和檢查方法。
這樣，主持人便能確保與會者之間沒有溝通不善的問題存在，日后如未能在工作上解決問題，一定是其他因素影響
拓展：主持人需注意的禮儀
一、主持人禮儀要求：
1、主持人應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。
男士：一套工藝講究、合體的西裝(白襯衫、深色西裝、黑色襪子、黑色皮鞋、領帶、腰帶)
女士：一套款式簡潔，免去不必要裝飾的合體套裝。
2、主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。
3、主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。
4、主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時可點頭、微笑致意。
二、出場及站姿：
1、主持人站講臺后或主席臺左側三分之一區;
2、主持人宜靜不宜動;
3、主持人挺胸、收腹，口袋內不可放置雜物。
4.走上主席臺應步代穩健有力，行走的速度因會議的性質而定，一般說，對快、熱烈的會議步頻應較慢。
5.入席后，如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。
三、主持人定位：
1、內容的串聯者
(1)參會的領導、專家介紹(排名先后和職位、職稱(頭銜)一定要精準);
(2)會議的目的、背景、議程、內容;
(3)授課、發言領導、專家的背景介紹(銷售很重要);
(4)授課、發言的內容、主題等，事先與相關人員交流，了解重要信息，領導專家發言前進行銷售;
(5)專家發言結束時，對專家發言進行總結和評價，關鍵是談自己對授課內容中印象最深，最有啟發的幾點自己的認識。對專家授課表示感謝。
2、氛圍的掌控者
(一)會議開始前氛圍掌控
在主持人正式上場前，為了使與會人員安靜下來，可以先放背景音樂，這個音樂也就是此次培訓的上課信號，要記得在開場時找個機會告訴與會人員。
首次放音樂，聲音可以大一點，以引起注意;這時，你便可以站在臺上，你的專業形象將會立刻讓與會人員明白---會議即將開始。
(二)如何把控開場氛圍
開場三部曲：問好、宣布主題、自我介紹。突出簡約、親切、友好、專業特性
如："大家好""歡迎參加由---主辦，---承辦的會議""我是---，此次會議的主持人"
(三)紀律強調(很重要)
如手機調至振動、靜音;不要來回走動、大聲喧嘩等;親切中帶有氣場，可要求看會場大屏幕溫馨提示或摸出手機示范。
(四)介紹授課專家或領導的氛圍營造
1、對授課專家的介紹要隆重而得體，對授課專家的背景描述要牢記，一般不要自由發揮，流暢的復述出即可;
2、用"分享"一詞替代"給我們講課"，巧用"體驗"一詞。
如："讓我們以熱烈的掌聲有請---教授為我們分享今天的內容""有請今天的主講人---教授，帶領大家進入今天的體驗之旅"。
(五)時間的掌控
演講者超時演講怎么辦?
在時間剩下5分鐘左右，背對觀眾，用一塊他能醒目的看到的舉牌加以提醒(如觀眾過道中間)
3、計劃的執行者
4、主題的引導者
四、主持人日常禮儀
主動打招呼。每天進出辦公室要與同事打招呼;不要叫對方小名、綽號，也不要稱兄道弟或以肉麻的話稱呼別人。
真誠合作。接待單位各部門的工作人員都要有團隊精神，真誠合作，相互盡可能提供方便，共同做好接待客人的工作。
寬以待人。在工作中，對同事要寬容友善，不要抓住一點糾纏不休，要明了"人非圣賢，孰能無過"的道理。
公平競爭。不在競爭中玩小聰明，公平、公開競爭才能使人心服口服，應憑真本領取得競爭勝利。
誠實守信。對同事交辦的事要認真辦妥，遵守誠信。如自己辦不到應誠懇講清楚。
職場禮儀常識之與上級相處
在職場中不管自己同上級的私人關系有多好，在工作中都要公私分明，不要有意對上級"套近乎"、溜須拍馬;也不要走另一個極端，不把上級放在眼里。上下級關系是一種工作關系，自己作下屬時，應當安分守己。
尊重上級。樹立領導的權威，確保有令必行。不能因個人恩怨，而泄私憤、圖報復，有意同上級唱反調，有意損害其威信。
支持上級。只要有利于事業的發展，有利于接待工作，就要積極主動地支持上級，配合上級開展工作。
理解上級。在工作中，應盡可能地替上級著想，為領導分憂。
職場禮儀常識之接待來訪
來訪者進入辦公室時應馬上站立，由桌后走出并握手問好。如當時正在接電話應馬上結束通話，或請客人稍等，并表歉意。若客人先到，應表示歉意并簡單解釋延誤原因。
客人坐定之后再坐，客人離開時應站立并送客人至門口或電梯處。
客人講話時要認真耐心聽，中途不要做其它接聽撥打電話之類的事。
不要隨意拍板，不要輕易許諾。不同意對方觀點，要克制惱怒。
如果會見時出現某些使你為難的場面，可以直截了當地拒絕某一要求，也可以含蓄地暗示自己無法做到，或者干脆說明自己的難處來回避你不愿談的問題。無論采取哪種方式都得注意禮貌用語和神態。
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