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按照《國家行政機關公文處理辦法》，會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。如果會議紀要僅僅作為記錄會議情況之用，并在行政機關內部傳閱，則不存在對外發(fā)生效力的問題。但是當前，區(qū)政府各部門，包括一些國有企業(yè)、園區(qū)管委會、鎮(zhèn)、街道辦事處等沒有能夠準確辨別會議紀要與其他行政公文的區(qū)別和差異，直接對外適用會議紀要指導和管理相關行政事務，將會議紀要作為依據制定規(guī)范性文件或依據會議紀要簽訂各類協(xié)議，這實際上是以“會議紀要”之名，行“行政決定”、“行政指導”、“行政許可”、“行政處罰”、“行政規(guī)范性文件”、“行政合同”等等之實，同時也違背了依法行政的原則。對此，應明確會議紀要的法律性質，細化會議紀要的效力范圍、發(fā)布程序和形式;規(guī)范會議紀要記載事項轉化適用的程序和流程;加強政府依法行政，嚴格行政公文的依法適用。
一、政府會議紀要與其他行政公文的對比
(一)會議紀要的含義和特點
我國《黨政機關公文處理工作條例》以下簡稱《條例》第8條規(guī)定：“紀要，適用于記載會議主要情況和議定事項”。作為法定公文種類的政府會議紀要是根據政府會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成，主要用于記載、傳達會議情況和議定事項的行政公文，是反映會議基本情況和精神的紀實性公文。其主要具有綜合性、紀實性、概括性、備查性等特點。
1.綜合性。會議紀要記載的內容不是會議內容一字不差的全部記錄，而是會議記錄員經過提煉、概括歸納后形成的結果。
2.紀實性。會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實，必須全面真實準確地反映會議情況和基本精神，不能隨意增減和更改會議紀要內容。
3.概括性。會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內容和結論，既要反映與會者的一致意見，又可兼顧其他有價值的看法。
4.備查性。會議紀要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之成為條理清楚的記載，對會議內容的真實記錄和全面概括，可以為之后的爭議提供備查、參考。
(二)會議紀要與其他行政公文的區(qū)別
《條例》第8條中，一共規(guī)定了命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、決議、公報、意見、函、紀要等15個文種，單就這15種不同公文的具體格式、行文規(guī)則、發(fā)文程序等并未分門別類的具體規(guī)定，只是予以籠統(tǒng)地規(guī)定和說明。但就政府會議紀要的形式、內容和作用來講，紀要與另外的14類公文有著明顯的區(qū)別。
1.會議紀要的內容和作用與其他公文不同。《條例》第8條第15款規(guī)定：“紀要，適用于記載會議主要情況和議定事項”。從《條例》的規(guī)定中可以看出并未對政府會議紀要的作用予以明確的規(guī)定，只說明了適用的情形;從其范圍來看，政府會議紀要所記載的內容以會議討論的事項和結果為主要內容，是對會議核心研討內容的歸納整理和記錄，具有綜合性和概括性;而其他公文的內容主要針對具體事項的詳細全面的規(guī)定和記載。會議紀要的作用與其他公文作用最大的區(qū)別在于其作用對象的不同：會議紀要的作用對象主要針對行政機關內部，具有在行政機關內部流通、備查的作用，不具有對外行政的效力。
2.會議紀要的適用范圍與其他公文不同。就政府會議紀要的主要內容和作用來講，它不同于其他公文，是對政府各類會議的會議內容、議定事項和會議情況進行記載，有記錄和待查看、進行傳達會議精神的效用。從政府會議紀要的作用可以反推出會議紀要的適用對象是以參會的相關部門或者會議紀要記載事項所涉及的部門為主，其適用范圍限于行政機關內部。而其他公文以對外公布并對特定或者不特定行政相對人發(fā)生效力為主，其適用范圍以行政機關以外的公民、團體、社會組織等為主，具有顯著的對外性。如果政府會議紀要所記載的事項需要對外發(fā)生效力，那么相關部門應以會議紀要所記載的內容為依據，制作相應的公文對外公布。
3.會議紀要的形式要求和其他公文不同。《條例》對公文的格式予以較為詳細和明確的規(guī)定，但未能在對紀要法律屬性準確辨別的基礎上對紀要這類公文予以特別的說明，將紀要類公文和其他公文籠統(tǒng)地規(guī)定統(tǒng)一的格式規(guī)范和要求的做法有待商榷。在對外公布的公文上，行文格式要求應予以嚴格的規(guī)范和明確化，紀要類公文的對內性也應予以明確地指出，以避免將會議紀要內容直接對應于適用情形的發(fā)生。
二、政府會議紀要的法律性質分析
會議紀要雖然是法定公文的一種類型，但它與其他公文有著明顯的區(qū)別。當前政府辦公室以及各部門未能準確地區(qū)分會議紀要與其他公文的不同性質，因此，對政府會議紀要的性質做深入、明確的定位和分析具有重要的指導意義。
(一)政府會議紀要的抽象性和抽象行政行為性
抽象性指對會議事項及內容做抽象、凝練的表達記載，并非一字不落的全部記錄，這與會議記錄有一定的區(qū)別。會議紀要記錄內容的形成過程，不是對會議過程中所有話語的全部記錄，會議紀要本身的“記載”功能也不是對會議內容的簡單復制，而是一個歸納、凝練和整合的過程。會議紀要中記載的關于某個事項的內容，不是解決該具體問題的詳細流程和最終結論，而僅是處理某一具體問題的原則和辦法。
抽象行政行為指由行政主體針對不特定的行政相對人單方做出的具有普遍約束力的行政行為。抽象行政行為有四種形式：行政法規(guī)、行政規(guī)章、行政措施、決定和命令。就會議紀要的內容來講，其記載的事項可能會針對不特定的行政相對人做出某種約束，也可能針對具體的行政相對人做出某項約束。但會議紀要在規(guī)范性、程序性、法定性方面來講與抽象行政行為的四種形式并不相符。即使其記載的事項中部分涉及不特定行政相對人的部分權益，其本身也不具有抽象行政行為的各項特征，需經過相關部門將會議紀要中的事項依法進行轉化為有法律依據的行政行為，方能產生法律效力。所以會議紀要的形成不是抽象行政行為，其記載的事項也不能直接反復地適用于行政相對人，不具有普遍約束力，需將會議紀要內容轉化成合同(協(xié)議)、規(guī)范性文件等，方可對行政相對人產生影響。
(二)政府會議紀要非具體行政行為性
具體行政行為，指在行政管理過程中，針對特定人或事所采取具體措施的行為，其行為的內容和結果將影響某一個人或組織的權益。其最為突出的特點，就是行為對象的特定性和具體化，屬于個人或組織，或者某一具體社會事項。從會議紀要所記載的內容和其本身的特點來看，會議紀要不具有行政行為的特征。因會議而形成的會議紀要不是具體行政行為。在會議紀要的形成過程中，往往會對某些具體的行政事項進行討論，并產生具有指導性、原則性的解決辦法和方式，從表面上對行政相對人的權益有影響，但實際上還是需通過相關行政機關的轉化才能對外產生效力。
(三)政府會議紀要的內部性
就會議的形成過程、記載內容和適用范圍來講，會議紀要具有內部性，即只在政府內部適用。會議紀要作為公文的一種，其適用于記載會議情況和議定事項，應明確其內部性，即只在政府內部發(fā)生效力，不應直接對外發(fā)生效力。政府會議紀要記載的內容和事項是經過凝練和總結過的具有抽象性過程的內容，其對行政管理事務和行政相對人權益產生的影響應該只是具有原則性、指導性和抽象性的，并不能就此作為具體行政行為的依據或是直接對行政相對人進行適用。
綜上所述，會議紀要只能對政府內部具有相應的約束力，這與其紀實性、概括性和抽象性的特征有很大關系。會議紀要以其記載、傳達的會議情況和議定事項主要在行政機關內部產生效力，一是約束與會單位和機關根據會議精神和決定處理相關事項，二是如果與會單位沒有按照會議議定的情況處理時可以有據可查。
會議記錄怎么寫
會議記錄是指在會議過程中,由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來,就形成了會議記錄。“記”有詳記與略記之別。略記是記會議大要,會議上的重要或主要言論。
詳記則要求記錄的項目必須完備,記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種,對會議記錄而言,音錄、像錄通常只是手段,最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄,以之作為記錄內容最大限度地再現(xiàn)會議情境的保證。
準備工作
記錄人員在開會前要提前到達會場,并落實好用來作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意盡可能靠近主持人、發(fā)言人或擴音設備,以便于準確清晰地聆聽他們的講話內容。從某種程度上講,記錄人員比一般與會人員更為重要,安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。(節(jié)選自《應用寫作》2005年第4期《做好會議記錄的技巧和注意事項》)
基本要求
一、準確寫明會議名稱(要寫全稱),開會時間、地點,會議性質。
二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數,缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務,記錄者姓名。如果是群眾性大會,只要記參加的對象和總人數,以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議,出席對象來自不同單位,應設置簽名簿,請出席者簽署姓名、單位、職務等。
三、真實記錄會議上的發(fā)言和有關動態(tài)。會議發(fā)言的內容是記錄的重點。其他會議動態(tài),如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲,臨時中斷以及別的重要的會場情況等,也應予以記錄。
記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發(fā)言要點,即把發(fā)言者講了哪幾個問題,每一個問題的基本觀點與主要事實、結論,對別人發(fā)言的態(tài)度等,作摘要式的記錄,不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言,需要記下全部內容。有錄音機的,可先錄音,會后再整理出全文;沒有錄音條件,應由速記人員擔任記錄;沒有速記人員,可以多配幾個記得快的人擔任記錄,以便會后互相校對補充。
四、記錄會議的結果,如會議的決定、決議或表決等情況。
會議記錄要求忠于事實,不能夾雜記錄者的任何個人情感,更不允許有意增刪發(fā)言內容。會議記錄一般不宜公開發(fā)表,如需發(fā)表,應征得發(fā)言者的審閱同意。
記錄重點
會議記錄應該突出的重點有:
(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;
(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;
(3)權威人士或代表人物的言論;
(4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;
(5)會議已議決的或議而未決的事項;
(6)對會議產生較大影響的其他言論或活動。
注意事項
1、真實、準確:要如實地記錄別人的發(fā)言,不論是詳細記錄,還是概要記錄,都必須忠實原意,不得添加記錄者的觀點、主張,不得斷章取義,尤其是會議決定之類的東西,更不能有絲毫出入。真實準確的要求具體包括:不添加,不遺漏,依實而記;清楚,首先是書寫要清楚,其次,記錄要有條理。突出重點。
2、要點不漏:
記錄的詳細與簡略,要根據情況決定。一般地說,決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點、論據材料等要記得具體、詳細。一般情況的說明,可抓住要點,略記大概意思。
3、始終如一:
始終如一是記錄者應有的態(tài)度。這是指記錄人從會議開始到會議結束都要認真負責地記到底。
4、注意格式:
格式并不復雜,一般有會議名稱。會議基本情況,基本情況包括:時間、地點、出席人數、主持人、缺席人、記錄人。會議內容,這是會議記錄的主要部分,包括發(fā)言、報告、傳達人、建議、決議等。
凡是發(fā)言都要把發(fā)言人的名字寫在前。一定要先發(fā)言記錄于前,后發(fā)言記錄于后。記錄發(fā)言時要掌握發(fā)言的質量,重點要詳細,重復的可略記,但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點要記具體詳細。
寫作技巧
一般說來,有四條:一快、二要、三省、四代。
一快,即記得快。字要寫得小一些、輕一點,多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢,斜一點寫。
二要,即擇要而記。就記錄一次會議來說,要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發(fā)言的中心思想,與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄,就記錄一個人的發(fā)言來說,要記其發(fā)言要點、主要論據和結論,論證過程可以不記。就記一句話來說,要記這句話的中心詞,修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應當獨立成篇。
三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分,比如"但是"只記"但",省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組,句子的.后半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會后查補。
四代,即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名,二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯,等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時,均應按規(guī)范要求辦理。
特點
(一)綜合性。會議記錄是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的,它具有整理和提要的基本特點。
(二)指導性。這一特性包含兩層含義:一是會議本身的權威性;二是會議紀錄集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀錄一經下發(fā),將對有關單位和人員產生約束力,起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀錄還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。
(三)備考性。一些會議紀錄主要不是為了貫徹執(zhí)行,而是向上匯報或向下通報情況,必要時可作查閱之用。
分類
按照會議性質來分,會議紀錄大致有辦公會議記錄、專題會議記錄、聯(lián)席(協(xié)調)會議記錄、座談會議記錄等。
辦公會議記錄是記述機關或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀錄。辦公會議紀錄一般有例行型辦公會議記錄,即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀錄,以及現(xiàn)場辦公會議紀錄,即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會議紀錄。
專題會議記錄是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀錄。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合,既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認識,又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。
主要區(qū)別
會議記錄與會議紀要的區(qū)別
會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是:
第一,性質不同:會議記錄是討論發(fā)言的實錄,屬事務文書。會議紀要只記要點,是法定行政公文。
第二,功能不同:會議記錄一般不公開,無須傳達或傳閱,只作資料存檔;會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱,要求貫徹執(zhí)行。
第三,載體樣式不同。會議紀要作為一種法定公文,其載體為文件,享有《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《條例》、《辦法》)所賦予的法定效力。會議記錄的載體是會議記錄簿。
第四,稱謂用語不同。會議紀要通常采用第三人稱的寫法,以介紹和敘述情況為主。會議記錄中,發(fā)言者怎么說的就怎么記,會議怎么定的就怎么寫,貴在“原湯原汁”不走樣。
第五,適用對象不同。作為公文的會議紀要,具有傳達告知功能,因而有明確的讀者對象和適用范圍。作為歷史資料的會議記錄,不允許公開發(fā)布,只是有條件地供需要查閱者查閱利用。
第六,分類方法不同。會議紀要種類很多。按其內容,可分為決議性紀要,意見性紀要,情況性紀要,消息性紀要等;按會議的性質,可分為常委會議紀要,辦公會議紀要,例會紀要,工作會議紀要,討論會紀要等。而會議記錄通常只是按照會議名稱來分類,往往以會議召開的時間順序編號入檔。對會議紀要的分類,有助于撰寫者把握文體特點,突出內容重點,找準寫作角度;對會議記錄的分類則主要是檔案管理的需要。
格式
××公司辦公會議記錄時間:××年××月××日××時
地點:×××……
出席人:×××××××××××××××……
缺席人:×××××××××……
主持人:×××
記錄人:×××
主持人發(fā)言:(略)
與會者發(fā)言:×××(略)
×××(略)
散會
主持人:×××(簽名)
記錄人:×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)
會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議紀要不同于會議記錄。會議紀要對企事業(yè)單位、機關團體都適用。
會議紀要與會議記錄是兩個不同的概念，二者的區(qū)別十分明顯。從應用寫作和文字處理的角度來探
會議紀要
析，二者截然不同。會議紀要是一種法定的公務文書，其撰寫與制作屬于應用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應用寫作的一般規(guī)律，嚴格按照公文制發(fā)處理程序辦事。而會議記錄則只是辦公部門的一項業(yè)務工作，屬于管理服務的范疇，它只需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準確性，其記錄活動同嚴格意義上的公文寫作完全是兩碼事。二者在載體樣式、稱謂用語、適用對象、分類方法、內容重點等諸多方面都有明顯區(qū)別。
主要分類
1、工作會議紀要。它側重于記錄貫徹有關工作方針、政策，及其相應要解決的問題。如，《全國民族貿易和民族用品生產工作會議紀要》，《全省基本建設工作會議紀要》。
2、代表會議紀要。它側重于記錄會議議程和通過的決議，以及今后工作的建議。如《××省第一次盲人聾啞人代表會議紀要》。
3、座談會議紀要。它內容比較單一、集中，側重于工作的、思想的、理論的、學習的某一個問題或某一方面問題。如，《十省區(qū)、十個路局整頓治安座談會紀要》。
4、聯(lián)席會議紀要。它系指不同單位、團體，為了解決彼此有關的問題而聯(lián)合舉行會議，在此種會議上形成的紀要。它側重于記錄兩邊達成的共同協(xié)議。
5、辦公會議紀要。對本單位或本系統(tǒng)有關工作問題的討論、商定、研究、決議的文字記錄，以備查考。
6、匯報會議紀要。這種會議側重于匯報前一段工作情況，研究下一步工作，經常是為召開工作會議進行的準備會議。
7、技術鑒定會議紀要。
8、科研學術會議紀要，包括年會紀要。
會議紀要的特點
1.紀實性。會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實，不能隨意增減和更改內容，任何不真實的材料都不得寫進會議紀要。
2.概括性。會議紀要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內容和結論。既要反映與會者的一致意見，又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀要，還要有一定的分析說理。
3.條理性。會議紀要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。
結構形式
一、會議紀要的標題有兩種格式：一是，會議名稱加紀要，也就是在“紀要”兩個字前寫上會議名稱。如，全國財貿工會工作會議紀要；又如，吉林省工商行政管理局長會議紀要。會議名稱可以寫簡稱，也可以用開會地點做為會議名稱。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會紀要，又如，鄭州會議紀要。二是，把會議的主要內容在標題里揭示出來，類似文件標題式的。如，關于加強紀檢工作座談會紀要；又如，關于落實省委領導同志批示保護省級文物七級浮屠塔問題的會議紀要。
二、開頭部分簡要介紹會議概況，其中包括：
(1)會議召開的形勢和背景；
(2)會議的指導思想和目的要求；
(3)會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者；
(4)會議的主要議題或解決什么問題；
(5)對會議的評價。
三、文號、制文時間文號寫在標題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字全稱標出，并用“【】”括入，如：【2004】67號。辦公會議紀要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如“第XX期”、“第XX次”，寫在標題的正下方。
會議紀要的時間可以寫在標題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。
四、正文部分它是紀要的主體部分，是對會議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今后任務等進行具體的綜合和闡述。
怎樣才能寫好正文部分？也就是說，要掌握點什么要領與方法，是否可以這樣：
(1)要從會議的客觀實際出發(fā)，從會議的具體內容出發(fā)，抓中心，抓要點。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作；所謂要點，就是會議主要內容。要對此進行條理化的紀要。
(2)會議紀要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。
(3)要掌握并運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進行概括與總結。它是貫穿在紀要始終的一條紅線。
(4)為了敘述方便，眉目清楚，常用“會議認為”、“會議指出”、“會議強調”、“與會人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強調的作用。
(5)屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強加于人。
(6)小型會議，側重于綜合會議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項。大型會議內容較多，正文可以分幾部分來寫。常見的有三種：一是概括敘述式；二是分列標題式；三是發(fā)言記錄式。
五、結尾部分一般寫法是提出號召和希望。但要根據會議的內容和紀要的要求，有的是以會議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求廣大干部認真貫徹執(zhí)行會議精神，奪取新的勝利；有的是突出強調貫徹落實會議精神的關鍵問題，指出核心問題；有的是對會議做出簡要評價，結合提出希望要求。
格式內容
1、標題。由"會議名稱+會議紀要"構成。
2、導言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點，參加
人，討論的問題。
3、會議的成果及議定的事項。應逐項列出。[2]
4、希望。
注意問題
1要突出中心。
2注意吸收正確意見。
3要條理化、理論化。
4要忠于會議的實際內容。
5要認真做好會議記錄，詳盡地占有材料；并且要認真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。
6會議紀要是與會者共同意志的體現(xiàn)，落款應是全體與會單位，故不寫落款，不加蓋公章，與會者帶回去執(zhí)行就行了。
【溫馨提示】關于會議紀要概要部分，會議紀要概要部分是什么的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。