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會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。
標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關于企業扭虧會議紀要》。
會議紀要正文一般由兩部分組成。
（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。
（二）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。 1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。
2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。
3．稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行.
會議總結、講話、報告
會議總結（講話、發言、報告）屬于總結的一種，在開完一次會議這之后，一般要對會議內容進行一次回顧、分析和評價，這就是會議總結的由來。下面以總結寫法為例介紹會議總結的寫法。
一、會議總結的概念
總結是機關團體，企事業單位對自身某一階段或某一項工作進行總的回顧，找出內在規律，以指導未來實踐而使用的公文。
總結的目的，是通過對自身工作中的優點與缺點的回顧分析，吸取經驗教訓，并把感性認識上升到理論認識的高度，以便做好今后的工作。因此，總結在整個工作流程中具有承上啟下的作用。
個人對自己的工作、思想、學習和生活進行回顧而寫成的總結，不是公文，屬于一般應用文。
二、會議總結的特點
(一)經驗性。總結和計劃相反，是在事后進行的。總結的材料必須是真實的，是自身經歷過的，包括典型材料和數據，這樣才有實踐意義。經驗過的事情，在寫作上往往更多地采用敘述方式。總結還應據實議事，運用畫龍點睛式的議論，提出主題，寫明層義。擺事實，講道理；事實是主要的，議論是必要的。在寫法上，以敘述說明為主。敘述不是詳敘，是概敘；說明要平實準確，不能旁征博引。
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3．結尾。簡明扼要、短小精悍。有兩種寫法：一是總結式，對總結正文的內容用幾句概括性的話來作結束。一是展望式，用簡短的語言對未來的工作作一個展望，展示美好的前景。有的總結沒有結語。
(三)落款。總結的落款要寫明總結的單位名稱以及成文年月日。如果在標題中已標明了總結的單位名稱，落款中這一部分便可以省略。
會議主持詞是會議主持人主持各類會議時在會義開頭、中間串連、結束總結時的講話，會議主持詞準備充分是順利召開會議的前題。我們收集了6篇會議主持詞節選與6篇會議主持詞全文供參考。
一、計劃生育工作會議主持詞
同志們：經縣委、縣政府研究決定，召開這次全縣計劃生育工作會議，主題是對2004年全縣人口和計劃生育工作進行認真回顧總結，對2005年全縣人口和計劃生育工作進行全面安排部署，進一步統一思想，提高認識，理清思路，推動全縣計劃生育工作在新的一年里再上新臺階。參加這次會議的有縣委、縣政府主要領導、分管領導，縣人大、縣政協分管領導，縣委和縣級國家機關各部門主要負責人，各人民團體、中省駐漢各單位主要負責人和各鄉鎮主要領導，會議共有六項議程，一是縣政……
二、統戰工作會議主持詞
同志們，請大家坐好，現在開會：經區委同意，我們今天在這里召開全區統戰工作會議。會議的主要任務是：傳達貫徹全國、省、市統戰部長會議精神；總結2004年全區統戰工作，安排部署2005年全區統戰工作任務；聽取區委副書記、區紀檢委書記王瑞軍同志的重要講話；表彰獎勵2004年度全區統戰系統創先爭優先進集體和先進個人。文秘部落動員全區廣大專（兼）職統戰干部緊緊圍繞區委一屆二次全委（擴大）會議確定的奮斗目標，發揮優勢、開拓創新，全面開創我區統一戰線工作的新局面。出席這次會議的有區委、區人大、區政府、區政協有關領導，參加……
三、先進團組織表彰會議主持詞
這次會議的主要任務是：深入學習貫徹縣委經濟工作會議和縣委黨務工作會議精神認真落實XX市十次團代會上提出的各項工作部署表彰一批先進團組織和先進個人總結回顧2004年和今年第一季度的工作重點安排布置年全縣共表團的工作和五四前開展的活動，認清形勢統一思想，振奮精神、團結帶領全縣廣大團員青年在實現三大戰略目標中再建新功。參加革命今天會議的人員有團委第十四屆委員會委員、縣直各單位、各鄉鎮區以及縣直學校團委書記及受表彰的單位和個人。縣委副書記XXX同志專程出席我們的會議……
四、歲末年初工作會議主持詞
同志們：今天下午的會議非常重要。這是歲末年初的一個工作總結會，也是一個工作部署會，會議是經過局黨組的研究后決定召開的。在今天的會上，各個分管局領導將對前一段工作做一個簡要的回顧，對工作中存在的問題給大家提個醒，對迎接年終各項工作檢查提出相關的要求，對下一步各項公安保衛工作提出意見。局長還將做重要講話，對今冬明春工作做具體的部署，希望大家嚴肅會議紀律，認真開會，做好筆記，切實領會會議精神。一、 a做隊伍管理以及年終崗位目標考評方面的講話二、b局長強調治安管理工作三、c副局長強調刑偵工作四、a局長部署今冬明春各項公安保衛工作同志們，下午的會議就要結束了，在下午的會上，a局長、b副局長……
五、全市第二批先進性教育活動督導組培訓會議主持詞
全市第二批先進性教育活動督導組培訓會議主持詞市委常委、組織部長 xxx（2005年7月x日）同志們：今天上午召開的全市第二批先進性教育活動工作會議標志著我市第二批先教活動已正式啟動。為切實搞好對第二批先進性教育的督導工作，經昨天的領導小組會議研究，今天在這里把大家召集到一起，一方面和督導組的同志們見個面，互相認識一下；另一方面通過以會代訓的形式對大家進行一次培訓。今天的會議議程共三項：一是請市委先教辦副主任xxx同志就督導工作的內容、方式方法等向大家作以說明；二是請市委先教辦副主任x……
六、在全縣鄉鎮企業工作會議主持詞
同志們：現在開會。這次會議是根據地委、行署關于分縣召開鄉鎮企業工作會議的要求，縣委、縣政府決定召開的一次十分重要的會議。主要任務是傳達全省鄉鎮企業工作會議精神，安排部署今年鄉鎮企業發展的目標、思路和重點措施。參加今天會議的有：行署鄉鎮企業管理處XX處長，縣上四大班子主要領導及分管領導，各鄉鎮黨委書記、鄉鎮長，縣直及省、地駐渭各有關單位、有關企業的主要負責同志。今天的會議共有兩項議程：一是鄉鎮處朱處長傳達全省鄉鎮企業工作會議精神，安排部署今年的鄉鎮企業工作；二是縣委XX書記講話。下面，先進行會議第一項議程，請鄉鎮處XX處長講話，大家歡迎。……下面，進……
會議記錄是有關會議情況的筆錄。一般用于比較重要和正式的會議。它的作用在于正確反映會議情況，以作為整理會議文件、總結經驗、研究工作等存查備考的一種歷史資料。比較重要的會議都有一個或兩個以上的記錄員。
會議記錄的要求：
一、準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。
二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。
三、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。
記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點，即把發言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發言的態度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會后再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會后互相校對補充。
四、記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。
會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應征得發言者的審閱同意。
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