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常見的會議機構包括以下組成：
主席團：負責主持會議，維護會議秩序和程序的正常進行。
秘書處：負責會議的組織、協調、記錄和報告等工作。
委員會：根據會議議程和任務分設的專門工作小組，負責研究、討論和決定相關問題。
代表團：由各參會單位派遣的代表組成，代表本單位參加會議并發表意見和提出建議。
觀察員：受邀請或經批準參加會議的非正式代表，可以觀察會議并發表意見，但無表決權。
參會者：除代表團和觀察員外，其他參加會議的人員。
導語：會議日程以天為單，是會議各項活動和與會者安排時間的依據，議程依據議題作出順序計劃，是會議所要討論解決問題的大致安排。下面是讓我們了解一下文秘如何籌備會議吧！
會議議程制定（1）列出參與者，明確目標（2）安排議程時間，考慮會議長短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式
日程編制：（1）注意涉及事務的習慣順序和公司章程的明確規定（2）明確各項安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質問題集中排列（5）保密性強的議題放置后面
在編制議程時，按輕重緩急的原則處理并詳細表示出所需時間
會議討論形式分為頭腦風暴形式和自由討論形式
議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應該再變，但日程可做出相應調整。
會議地點選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規模相符（3）有良好配置（4）場地不受外界干擾（5）考慮有無停車場所（6）成本必須合理
考慮因素：（1）會議目的形態（2）實質上需求（3）與會者的期望
清單內容包括：（1）所在地區情況（2）會場環境（3）會議地點設施
對會議地點的檢查有：（1）檢查考慮中的會議場地（2）抽查一個單人間雙人間和套房（3）檢查會議登記管理服務和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務（6）檢查服務項目營業時間了解交通停車設施
中大型會場多采用大小方形，突出主持人注意進退場的方便
座次安排依據職務高低，選舉結果是否是正式代表來安排
會議主席位置應該置于遠離入口處，正對門的位置
常見排法有：橫排法豎排法左右排列法
傳遞方式：當面告知電話傳真書面形式電子郵件
分發過程：準備登記附清退目錄裝封發出
方法：提前發出簽到時發出會中發出現場發出
發布程序：收集篩選加工審核發布
餐飲標準根據會議經費和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制
嘉賓類型：上級領導政府官員重要客戶社會名流潛在貢獻人
邀請時注意人數不宜過多，考慮代表性和經濟時效，采用寧可邀請，也不排斥的原則
接站人員應在20分鐘抵達接站地點
會議資料包括來賓資料，會務資料溝通資料用品分為必備和特殊設備
空調應在兩小時前開機預熱
會議通用禮儀：文書參會服務迎送禮儀
大部分試聽設備操作溫度在0-40度
剔除的方法：（1）看來源（2）看標題（3）看正文（4）決定取舍
標題一般反映信息內容與價值
信息分類要求：（1）科學性（2）系統性（3）邏輯性（4）實用性
分類方法：（1）字母分類法（2）地區分類法（3）主題分類法（4）數字分類法（5）時間分類法
分類的依據是信息的特征
歸類原則是依信息的不同來源內容時間性質作用進行組織
信息校核原則依信息進一步校核，分析可靠性準確性認定真實性
校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對法（4）邏輯法（5）調查法（6）數理統計法
核對法依據最權威資料進行對照分析
邏輯法對信息中表達事實和敘述方法進行分析
數理統計法對信息中的數據定性分析
判斷方法：（1）核對（2）計算（3）定性定量（4）邏輯推理
信息傳遞方向：內向傳遞外向傳遞
內向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內部刊物
外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發布會（4）聲明
信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿
信源分原生源和再生源，信宿即信息終點信息的接受者
信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費時不便交換看法
備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法
報告針對特定利用者
通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強的時間性
內部刊物介紹公司動態，業務進展溝通上下聯系員工橋梁
信息傳遞方法：（1）語言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞
文本是大多數信息的傳遞形式，表格針對特定標準信息進行展示。
語言傳遞簡潔直接快速及時受場地限制小但獲取信息零亂較難存儲
圖表分柱狀圖用于統計數字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢信息
信息存儲載體：紙質載體磁性載體
紙質載體使用最多方便閱讀記載標準化
磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品
存儲系統：（1）集中管理系統（2）分散管理系統（3）計算機輔助管理系統
集中管理系統具有便于實現科學化現代化具有整體性的特點
存儲程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管
信息編碼由字母和數字組成基本編碼
編碼分為：（1）順序編碼法（2）分組編碼法采用十進位阿拉伯數字
排列方法：（1）時間排列（2）來源排列（3）內容排列（4）字順排列
保存方法：（1）手工（2）計算機（3）電子化（4）縮微品
檔案分類是按來源時間內容形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構成有機體系的工作
分類方法：（1）年度分類法（2）組織機構分類法（3）問題分類法
分類要求：正確判定所屬年度和所屬機構
文件未注明日期，判定文件的準確時間和接近時間
分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩定狀況（3）界限清晰程度
年度分類法使用最廣
問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位
檔案檢索工作對信息進行加工存儲，對信息進行查檢存儲，是開放檔案信息資源的必要條件
類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南
檔案保管期限：（1）長期16-50年（2）短期15年以下（3）永久
保管期限從文件產生形成后的第二年算起
分析檔案價值：（1）分析來源（2）分析內容（3）形式特征（4）技術因素（5）功能因素
分析檔案的重要性獨特性時效性價值由內容體現出來
紙質檔案溫度14度-20度相對濕度50%——65%變化在正負2度濕度正負5度
檔案日常管理：（1）建立制度（2）調節溫度（3）流動保護（4）安全檢查（5）庫房衛生
勝利的大會--如何組織好會議
一、通知會議:一個都不能少
1.事前——工作的實際需要（哪些單位負責，哪些單位輔助）；慣例（以前開過的類似的會議）；領導有哪些意見。總之，要等領導審定名單后再發通知
2.會議通知容易遺漏的幾類人群：老領導；本單位的新聞部門；外地的分支機構；新組建部門
3.內容（會議名稱，開會時間，地點，提交材料，著裝要求等）、方式(可以考慮微信群）、時間（不能過早又不能過遲），是會議通知的三要素
4.對每一個部門或人員都要進行“確認”，而不是想當然的“自說自話，自做自事”，要通過對發出同志的節節跟蹤和時時“確認”，確保工作無一遺漏。
二、如何才能提高效率，避免在會海里淹死
1.開沒有議程的會是浪費生命。
2.想按時吃飯就提前安排好議程。事項不能多，時間別太長，人員別太雜。
3.準備一個備忘錄。為了讓與會者更全面的了解需要上會討論的事項，最好準備一個備忘錄（最多一頁紙，事項來源，爭議焦點，請示事項，決策建議）。
三、開一個團結勝利的大會，千萬別忽視這幾個細節
1.貴賓室（領導小范圍會見，以示重視，盡地主之誼);
2.在會場不能閑著，多方照顧，多方考量；
3.考慮好出入和停車問題；
4.背景板要注意散味
四、開會只信爛筆頭，不靠好記性
開會只信爛筆頭，不靠好記性——寫會議記錄或者會議紀要是很多辦公室新人的第一課
1.開會前就要進入角色——盡可能多的了解會議的信息，比如會議的目的、時間、誰主持、誰出席，上一次會議的資料，抓住會議的重點
2.記錄框架如下：
1開會的日期、時間、形式
2有什么人參與、誰是主持
3開這個會是要探討什么問題
4問題的形式和現狀是怎么樣的
5提出什么解決方法或者觀點
6達成什么共識
7還存在哪些問題
8后續工作如何開展
9誰負責什么事情，需要在何時完成
10下次的開會時間
3.記錄不是錄口供，要記要點，聽明白要遠比記下來更重要
4.趁熱打鐵整理記錄——分類存檔
【溫馨提示】如何安排會議組織機構和會議如何組織和安排的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。