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本文目錄
一、會名
二、會議時間:年x年X月X日至X日，會期天
三、會場地點及主會場
四、參加人員和人數
五、大會主持人
六、會務負責人
七、議題和議程
八、其他活動
九、后勤服務安排
十、經費預算
十一、附件:會議日程表
十二、會務工作程序表
十三、會議主題報告
十四、領導人的開幕詞、閉幕詞
十五、準備在會上交流的典型經驗材料
十六、準備作大會重點發言的發言稿
十七、需提交給與會人員參考的各種材料
十八、提前寄發，主要是內容重要、需要基層充分討論的文件
十九、報到時發放，就是將資料提前分裝在會議資料袋中，在報到時發放。
二十、發出會議通知
二十一、后勤服務
二十二、布置會場
二十三、安排發言
二十四、會議記錄
二十五、起草、修改會議文件，準備總結發言
二十六、會間后勤服務
二十七、會后的文字工作
二十八、會議文書材料的收集和歸檔
二十九、會議后勤服務的善后工作
三十、會務工作總結
流程
1、搞清楚“想法”
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構思偏離方向。
2、搞清楚“思路”
會議策劃
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認一個有經驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節點、人員的分工。如果思路不清晰，經驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。
在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。
3、會議地址的選擇
會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？
改革開放后，人民大會堂開始面向商業活動開放。為了突出會議的權威性，彰顯企業的高端形象，建議企業舉行重大會議活動選擇高端場地。
選擇
1,列出可供選擇的清單
必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統，該系統內的數據將對選擇場地的過程，大大提高效率。
2,根據清單綜合考慮會議類型與場所的搭配
比如研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境；重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。
3，親臨現場實地考察
考察場地非常重要，要做好充分的準備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問題；要對會議中的重要流程和環節心中有數，在考察場地的時候，能問到的問題越多，今后出現風險的機率就越低。
4、會議整體規劃
確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，
在你的草擬方案基礎上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從第一稿的策劃書到最后落實的方案，如果策劃人員經驗到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細化到執行層面，是否到了細化到了執行面，關鍵要看是否已經擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執行文件。
參考資料：百度百科會議策劃
一、會議策劃的流程
問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的會議策劃構思偏離方向。
確認一個有經驗的項目負責人，想清楚會議策劃的步驟、時間推進節點、人員的分工。
會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要。二、會議策劃意向書（一）預算
（三）簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。
（四）餐飲安排
會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
會議組織流程
1、明確活動背景、目的
2、明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料種類、數量
3、組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署
4、根據確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用
5、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組領導確認后開始印刷
6、發布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員
7、確認發言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事
8、根據時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現象
9、活動前期宣傳
10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容，經會議小組領導確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等
11、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證
12、參會人員房間安排、餐飲安排
13、提前安排人員到達會議現場，安排會議室、住宿、餐飲事宜
14、檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南等
15、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協調好地點、酒水
16、確定進場時間、搭建內容
17、提前一天與主持人溝通，進行現場彩排與準備
18、組織布置會議室，并確定室內各項設備到位情況，包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備
19、全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統一著裝
20、確定參會人員到會議所在地具體時間，做好分組
21、專人舉牌迎接來賓，引領至接待區集中，同時段來賓集合完畢，引領上車。至酒店，引導到接待臺簽到。
22、熟悉來賓的工作人員應站在大門口迎接，做好參會簽到，人員到位后發放房卡、資料袋，包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示（注意事項提醒、用餐及活動提醒）
23、 VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達酒店，引至貴賓區休息，代辦手續，送至房間。開會時由高級別的領導親自陪同，指引坐在前排
24、選好合影位置
25、回程票務協調
26、送賓流程：在酒店大堂定時定班，專人領隊，專人跟車
27、會議結束后，回收自帶物品、整理會議紀要，發布會議成果，總結會議組織經驗教訓
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