本文目錄

1. 會(huì)議籌備方案范文_會(huì)議籌備流程
2. 會(huì)議或會(huì)展前的準(zhǔn)備工作有哪些
3. 日本商務(wù)拜訪禮儀案例

無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問題，都會(huì)面臨各種問題。下面我來告訴大家關(guān)于會(huì)議籌備的方案，歡迎參閱。

一、會(huì)議時(shí)間：20XX年7月15日10:00-11:00

二、會(huì)議地點(diǎn)：二樓辦公室

三、參會(huì)人員：張經(jīng)理、王經(jīng)理、朱適、段玉紅、張帥、李

琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。

四、會(huì)議主持：張經(jīng)理、王經(jīng)理

五、會(huì)前準(zhǔn)備工作：

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議要求，確定出會(huì)議議題。

2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會(huì)人員參會(huì)時(shí)間，地會(huì)議流程策劃方案點(diǎn)，同時(shí)告知參會(huì)人員會(huì)議的名稱及內(nèi)容，以便參會(huì)人員整理好相關(guān)資料，做好充足的準(zhǔn)備工作。

3、組織各參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)，明確自己所在職位的工作職責(zé)范圍。

4、制作出會(huì)議的各項(xiàng)日程，編排好會(huì)議的相關(guān)程序，制定出一系列的注意事項(xiàng)，根據(jù)這些注意事項(xiàng)作出相對(duì)應(yīng)的應(yīng)急方案。

5、會(huì)場(chǎng)的布置要充分反映會(huì)議主旨，簡明扼要，突出重點(diǎn)。

(1)會(huì)場(chǎng)要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。

(2)會(huì)場(chǎng)要安放一臺(tái)投影儀，以便更好的反映出會(huì)議的核心問題，同時(shí)用數(shù)據(jù)的形式更能直觀展現(xiàn)出該問題的實(shí)質(zhì)，有針對(duì)性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。

(3)確定好明確的會(huì)場(chǎng)區(qū)域后，再對(duì)會(huì)議桌的擺放形式進(jìn)行調(diào)整。

(4)會(huì)場(chǎng)還要對(duì)主席臺(tái)位置做一個(gè)明確的設(shè)定，在設(shè)定好位置后，落實(shí)主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)人，再進(jìn)行一一安排座次，并告知參會(huì)人員所在座次的編號(hào)，根據(jù)編號(hào)設(shè)置發(fā)言席，再設(shè)定的發(fā)言席上擺放席簽、話筒，在開會(huì)前期要對(duì)話筒進(jìn)行試音，確保話筒的音質(zhì)。

(5)還要注意的是會(huì)場(chǎng)的環(huán)境對(duì)會(huì)議的開展也起著至關(guān)重要的作用。會(huì)場(chǎng)的燈光照明設(shè)施，通風(fēng)效果，錄音、錄像的好壞直接決定了本次會(huì)議的成功與否，因此要對(duì)這些設(shè)施設(shè)備進(jìn)行細(xì)致的檢查。

(6)為了讓會(huì)議的氣氛不會(huì)顯得那么緊張，可以在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。

6、后勤部門要對(duì)參會(huì)人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車、醫(yī)療保健、安全保衛(wèi)等。

7、開展此次會(huì)議還要考慮對(duì)會(huì)議做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等一系列的準(zhǔn)備工作，以確保會(huì)議不會(huì)因?yàn)槟承┉h(huán)節(jié)而影響會(huì)議的正常舉行。

8、把所有會(huì)前準(zhǔn)備工作做好后再對(duì)其進(jìn)行重新檢查一遍，最后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。

六、會(huì)中的服務(wù)與組織

1、工作人員要提前1小時(shí)到會(huì)場(chǎng)，仔細(xì)檢查會(huì)場(chǎng)前期的準(zhǔn)備情況，確保沒有遺漏的環(huán)節(jié)。

2、完善簽到工作，準(zhǔn)確了解參會(huì)人員的到場(chǎng)情況，尤其是主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人及發(fā)言人是否到齊，對(duì)還沒有到的參會(huì)人員進(jìn)行二次通知，詢問原因，對(duì)已到場(chǎng)的參會(huì)人員發(fā)礦泉水，并進(jìn)行材料的分發(fā)工作。

3、按照原計(jì)劃的編排方式讓參會(huì)人員從前往后依次就座。

4、后勤部門維持好會(huì)場(chǎng)秩序，參會(huì)人員提前5分鐘進(jìn)會(huì)場(chǎng)就座，與會(huì)議無關(guān)的人員及時(shí)離開會(huì)場(chǎng)，并關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，在開會(huì)期間手機(jī)調(diào)成震動(dòng)或靜音，不準(zhǔn)擅自離開會(huì)場(chǎng)，不準(zhǔn)接電話，保持會(huì)場(chǎng)的安靜。

5、行政人員在開會(huì)期間要做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡報(bào)。

6、為了弘揚(yáng)公司文化，在開會(huì)過程中安排專門人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍照，會(huì)后可將這些圖片放至網(wǎng)上，做后期公司文化的宣傳，同時(shí)為了加深參會(huì)人員之間的友誼，對(duì)參會(huì)人員組織照相。

7、行政接待人員為參會(huì)人員提前預(yù)定返程車票、火車票、飛機(jī)票等。

七、會(huì)后會(huì)場(chǎng)的收尾工作

1、會(huì)議結(jié)束后，檢查所帶工作資料和物品(包括會(huì)簽)是否全部帶齊。

2、根據(jù)參會(huì)人員離開的時(shí)間，安排工作人員對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行護(hù)送。

3、回公司后及時(shí)對(duì)此次會(huì)議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。

4、為了讓此次會(huì)議開展的更有意義，可以安排新聞媒體對(duì)此次會(huì)議進(jìn)行全方位的報(bào)道。

一，明確會(huì)議主題

會(huì)議主題要明確，經(jīng)銷商會(huì)議的目的就是為了訂貨，因此，會(huì)議的主題沒有必要取名為假意的“某某經(jīng)銷商交流會(huì)，某某廠商聯(lián)誼會(huì)”等，而應(yīng)該直奔主題，作“某某區(qū)域某某品牌訂貨會(huì)”讓所有經(jīng)銷商明白廠商召開此次會(huì)議的目的就是為了訂貨，避免讓經(jīng)銷商沒有訂貨的心理準(zhǔn)備，從而使雙方均不滿意。

二，充實(shí)會(huì)議內(nèi)容

1，會(huì)議內(nèi)容要有教育性

現(xiàn)今很多品牌的訂貨會(huì)已經(jīng)流于俗套，找些客戶過來聽廠商人員進(jìn)行宣讀公司的那些基本情況，然后就吃飯喝酒，讓公司業(yè)務(wù)人員和經(jīng)銷商在酒桌上“酒量即銷量”然后就是再進(jìn)行其它活動(dòng)，以此來拉攏經(jīng)銷商訂貨。會(huì)后，公司算帳，利潤不能支撐費(fèi)用，代理商愁眉苦臉，以后說到經(jīng)銷商會(huì)議就是害怕，經(jīng)銷商對(duì)代理商的經(jīng)銷商會(huì)議也不再感興趣，因?yàn)檎匍_一個(gè)訂貨會(huì)除了拿錢去吃喝去訂貨外，沒有其它實(shí)際的意義，并且也和代理商一樣，看不到利益，學(xué)不到東西。因此我認(rèn)為，在召開訂貨會(huì)的會(huì)議內(nèi)容除了向經(jīng)銷商宣傳品牌后，可以更多去選擇提高經(jīng)銷商經(jīng)營管理水平，幫助分析行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，指導(dǎo)經(jīng)銷商做出更好的促銷方案，言傳身教如何向消費(fèi)推廣本品牌產(chǎn)品，并幫助分析竟品的優(yōu)缺點(diǎn)等等會(huì)議題材作為會(huì)議的主題。相信，經(jīng)銷商會(huì)對(duì)以上題材更有興趣。

2，會(huì)議主持人要專業(yè)。

專業(yè)的會(huì)議主持人會(huì)讓會(huì)場(chǎng)的氣氛輕松，明快，同時(shí)也可以讓經(jīng)銷商加強(qiáng)公司的專業(yè)形象和隆重態(tài)度。

3，會(huì)議時(shí)間經(jīng)銷商會(huì)議策劃方案經(jīng)銷商會(huì)議的時(shí)間段：產(chǎn)品銷售旺季前和產(chǎn)品銷售旺季后。

會(huì)議的時(shí)間不能太長也不能太短，應(yīng)堅(jiān)持以四個(gè)小時(shí)為基本原則。第一個(gè)小時(shí)重點(diǎn)突出宣傳公司品牌和產(chǎn)品的賣點(diǎn)。第二個(gè)小時(shí)應(yīng)該請(qǐng)公司經(jīng)理級(jí)人物做會(huì)議主題的報(bào)告發(fā)言，同時(shí)公布當(dāng)次會(huì)議的突發(fā)性政策。第三個(gè)小時(shí)應(yīng)該以文藝性的節(jié)目或者以活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛為主。第四個(gè)小時(shí)，以參觀會(huì)場(chǎng)展覽產(chǎn)品并現(xiàn)場(chǎng)訂貨。

三，增強(qiáng)會(huì)議效果

會(huì)前工作主要為：

(1)確定訂貨會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象，細(xì)節(jié)之處是尤其要抓住在訂貨會(huì)中起決定作用的人員。

(2)確定訂貨會(huì)的主推品項(xiàng)：做為企業(yè)產(chǎn)品品項(xiàng)往往不是單一的，因而采取哪款產(chǎn)品作為主推品種，就要對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分摸底，找出機(jī)會(huì)點(diǎn)最大的產(chǎn)品，如針對(duì)德賽目前的產(chǎn)品中，就要突出差異化產(chǎn)品DS-001學(xué)習(xí)DVD，充分突出它的賣點(diǎn)。細(xì)節(jié)之處是要避免主推的品項(xiàng)過全或促銷推廣產(chǎn)品無重點(diǎn)。

(3)制訂主推品項(xiàng)的訂貨政策：即對(duì)主推品項(xiàng)產(chǎn)品采取什么樣的促銷政策才能合適，才能起到擴(kuò)大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會(huì)影響訂貨會(huì)效果，細(xì)節(jié)在于訂貨政策的制定。

(4)確定訂貨會(huì)的主題：銷售產(chǎn)品需要一個(gè)理由，開訂貨會(huì)同樣也需要一個(gè)由頭，確定一個(gè)主題。否則平白無的搞促銷開訂貨會(huì)會(huì)讓客戶產(chǎn)生防范心理。

(5)做好訂貨會(huì)前造勢(shì)和客戶摸底，一方面事前造勢(shì)讓客戶有正確認(rèn)識(shí)和心理和準(zhǔn)備，同時(shí)通過市場(chǎng)情況摸底圈定核心客戶，是訂貨會(huì)有的放矢。

(6)做好場(chǎng)地的選擇：主要根據(jù)邀請(qǐng)的人數(shù)，規(guī)模，選定訂貨會(huì)會(huì)址，對(duì)場(chǎng)地的選擇要求，要做到交通便利，易于尋找這一點(diǎn)。

(7)做好時(shí)間安排和訂貨資料的準(zhǔn)備，根據(jù)邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)邀請(qǐng)函，注明訂貨會(huì)時(shí)間地點(diǎn)，同時(shí)也可將產(chǎn)品資料，價(jià)格表和促銷活動(dòng)通知送達(dá)知客戶手中。

(8布置好會(huì)場(chǎng)。定貨會(huì)會(huì)場(chǎng)布置要突出訂貨會(huì)主題

會(huì)中的工作主要為：

通過在訂貨會(huì)會(huì)中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶積極參與其中，調(diào)動(dòng)客戶訂貨的積極性，同時(shí)可以消除客戶的防范心理，感染其它客戶

會(huì)后的工作主要為：

訂貨會(huì)開完后，只是訂貨會(huì)成功的一半，如何落實(shí)是訂貨會(huì)最終成功與否的重中之重，因而訂貨會(huì)后一方面要將貨及時(shí)送達(dá)訂貨客戶的手中，另一方面要做好電話的及時(shí)跟蹤與走訪追蹤，收取保證金，確保真正達(dá)成意向

訂貨會(huì)開完要善于總結(jié)

現(xiàn)在很多企業(yè)，談到訂貨會(huì)基本上不談“訂貨后”，訂完了，似乎已經(jīng)結(jié)束了，資金也來了。訂貨會(huì)還有很多工作要做。今年的訂貨會(huì)要跟去年的訂貨會(huì)比較，數(shù)字是否有增加，生產(chǎn)能力是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進(jìn)一步去落實(shí)，這些都是亟待解決的。

四，召開訂貨會(huì)的細(xì)節(jié)問題

1，精心設(shè)計(jì)定貨會(huì)的政策

2，會(huì)前開票和會(huì)中開票相結(jié)合

3，找一個(gè)好的會(huì)議主持人

4，專車接送鄉(xiāng)鎮(zhèn)大戶經(jīng)銷商

5，一定要設(shè)置抽獎(jiǎng)和禮品環(huán)節(jié)

6，設(shè)置餐桌就餐人員姓名

一、會(huì)議前準(zhǔn)備工作

1、會(huì)前所需準(zhǔn)備的文件：、、、、會(huì)議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會(huì)議橫幅(一般由會(huì)議承辦賓館制作)、會(huì)議背景PPT、房間號(hào)碼表、會(huì)務(wù)資料領(lǐng)取表、會(huì)議資料、報(bào)到處。各文件具體形式如附件。

2、會(huì)前準(zhǔn)備工作流程

2.1、會(huì)議的計(jì)劃：

(1)確定會(huì)議的目的，試圖達(dá)到的效果，會(huì)議預(yù)期取得的成果等。

(2)確定會(huì)議的名稱，初步擬訂出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

(3)決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì)。

2.2、確定會(huì)議日程。編排會(huì)議日程表，并與會(huì)前發(fā)給各參會(huì)人員。會(huì)議流程策劃方案(1)議程表。

將會(huì)議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。

(2)日程表與作息時(shí)間表。

會(huì)期超過一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。

2.3、會(huì)議成本預(yù)算。

會(huì)議的成本=場(chǎng)地租借費(fèi)+文件資料費(fèi)+交通費(fèi)+食宿費(fèi)+活動(dòng)費(fèi)+服務(wù)人員的工資+咨詢勞務(wù)費(fèi)。

2.4、準(zhǔn)備會(huì)議資料。

(1)開幕詞、工作報(bào)告、發(fā)言稿等

(2)會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。

2.5、發(fā)送會(huì)議通知及接受回執(zhí)。

(1)會(huì)議通知：本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。

會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或邀請(qǐng)柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。

(2)回執(zhí)：為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí)。

回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來回時(shí)間，受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對(duì)方遺忘。

2.6、會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)場(chǎng)根據(jù)與會(huì)人數(shù)選擇適當(dāng)場(chǎng)所，具體要求如下：

(1)會(huì)場(chǎng)要整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。

(2)主席臺(tái)席位。

第一排的正中為首席.其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低.前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。

(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。

會(huì)場(chǎng)的所有設(shè)施必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。

2.7、其他準(zhǔn)備

會(huì)期較長的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。同時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送資料、紀(jì)念品等，必須提前做好準(zhǔn)備。

二、會(huì)議期間工作

1、會(huì)議期間需準(zhǔn)備的文件：、、。

2、會(huì)議期間的工作流程

2.1、在機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。

2.2、做好來客接待工作，確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)重要與會(huì)人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

2.3、會(huì)場(chǎng)桌椅擺設(shè)確認(rèn)：燈光/音響/麥克風(fēng)/銀幕/講臺(tái)/幻燈機(jī)/投影機(jī)一一檢視無誤。檢查會(huì)議所需資料是否完備。

2.4、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)：專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)，簽到，分發(fā)會(huì)議資料。

2.5、專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的協(xié)調(diào)事務(wù)工作(包括投影儀的準(zhǔn)備、飲水的準(zhǔn)備、禮金的發(fā)放以及會(huì)場(chǎng)溫度控制等)。

2.6、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。

2.7、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。

2.8、會(huì)議接待人員應(yīng)全程跟蹤會(huì)議，以便及時(shí)和與會(huì)者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時(shí)間解決。

三、會(huì)議后續(xù)工作

1、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明、會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、返程票登記表。

2、會(huì)議后的工作流程

2.1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。

2.2、會(huì)議的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。

2.3、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

2.4、代辦與會(huì)人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

2.5、歡送代表工作。

2.6、會(huì)議費(fèi)用的結(jié)算工作。

四、人員職責(zé)

1、會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人

1)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)

—對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)與所領(lǐng)導(dǎo)及各科室負(fù)責(zé)人的溝通，制定會(huì)議計(jì)劃書及工作進(jìn)度表，確保會(huì)議順利完成;

—對(duì)外負(fù)責(zé)與各參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員之間的聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)人員名單及行程安排;

—協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)。

2)制定會(huì)議方案并實(shí)施

—負(fù)責(zé)擬定和調(diào)整會(huì)議方案，會(huì)議組織程序，并上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核;—負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認(rèn)工作安排和進(jìn)程。

3)會(huì)場(chǎng)及住宿安排

—負(fù)責(zé)會(huì)議酒店(場(chǎng)地)接洽、預(yù)訂及協(xié)議簽訂;

—負(fù)責(zé)會(huì)議期間與會(huì)人員的食宿等問題的安排。

4)負(fù)責(zé)審核會(huì)議對(duì)外的文本資料內(nèi)容及相關(guān)合作協(xié)議

—各類資料內(nèi)容的確認(rèn)審核;

—確定印刷地點(diǎn);

—會(huì)場(chǎng)布置的審核。

5)制定可行性預(yù)算

6)同會(huì)議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系

2、會(huì)務(wù)助理

1)各類文本的起草、修改，資料的編排、制作

—根據(jù)會(huì)議的要求，負(fù)責(zé)會(huì)議通知書的設(shè)計(jì)、制作及印刷;

—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)背景效果圖的設(shè)計(jì)與制作;

—代表證、餐券的設(shè)計(jì)與制作。

2)負(fù)責(zé)重要人員的聯(lián)絡(luò)事宜

—負(fù)責(zé)重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認(rèn);

—負(fù)責(zé)重要人員的機(jī)(車)票的預(yù)訂;

—負(fù)責(zé)重要人員的專人接、送及陪同安排;

—負(fù)責(zé)重要人員在會(huì)議期間的用車安排。

3)負(fù)責(zé)與會(huì)代表聯(lián)絡(luò)事宜

—負(fù)責(zé)會(huì)議通知書的寄發(fā)及確認(rèn)回執(zhí)工作;

—負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)資料的收集、確認(rèn)并輸入數(shù)據(jù)庫;

—如會(huì)議信息有變，負(fù)責(zé)與與會(huì)代表聯(lián)系，及時(shí)告知。

4)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的管理工作

—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)及儀器設(shè)備的管理;

—提前做好儀器設(shè)備的調(diào)試工作;

—負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)影像/通訊的管理(計(jì)算機(jī)、PPT資料收集匯總、同傳設(shè)備等);—確保會(huì)議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及__。

5)負(fù)責(zé)交通管理及安全措施

—負(fù)責(zé)用車計(jì)劃;

—負(fù)責(zé)確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。

6)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安全保障工作

—負(fù)責(zé)對(duì)可能存在和未知的安全隱患進(jìn)行檢查并制定解決方案

7)會(huì)務(wù)帳務(wù)管理

—會(huì)前負(fù)責(zé)制定收入、支出預(yù)算表

—會(huì)后負(fù)責(zé)制作收入、支出明細(xì)表

—負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)費(fèi)用分配方案的制定、上報(bào)及落實(shí)

3、應(yīng)急人員

1)負(fù)責(zé)資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā)。

2)負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)、接待。

3)負(fù)責(zé)就餐秩序的控制。

4)負(fù)責(zé)會(huì)中其他應(yīng)急工作。

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5.商務(wù)會(huì)議籌備方案范文

會(huì)展是會(huì)議、展覽、節(jié)事活動(dòng)等集體性活動(dòng)的總稱，是指在一定的地域空間由多個(gè)人集聚在一起形成的，定期或不定期的集體性的物質(zhì)、文化、信息交流活動(dòng)。它包括各種類型的會(huì)議、展覽展銷活動(dòng)、體育競(jìng)技活動(dòng)、各種節(jié)事活動(dòng)等，如廣交會(huì)、中國會(huì)展業(yè)高峰論壇、上海世界博覽會(huì)、奧運(yùn)會(huì)、南寧國際民歌藝術(shù)節(jié)等都屬于會(huì)展的范圍。從會(huì)展所牽涉的知識(shí)領(lǐng)域來看，會(huì)展涉及信息、管理、經(jīng)濟(jì)、旅游、建筑設(shè)計(jì)、貿(mào)易、藝術(shù)等眾多學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí)，有很強(qiáng)的綜合性。

策劃是指充分利用現(xiàn)有信息和資源，判斷事物變化發(fā)展的趨勢(shì)，全面構(gòu)思、設(shè)計(jì)，選擇合理、有效的方案，使之達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的活動(dòng)。策劃是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程，目標(biāo)是起點(diǎn)，信息是基礎(chǔ)，創(chuàng)意是核心。會(huì)展策劃就是會(huì)展企業(yè)根據(jù)收集和掌握的信息，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)、方案實(shí)施、品牌樹立和推廣、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開展、會(huì)展?fàn)I銷及會(huì)展管理進(jìn)行總體部署和具有前瞻性規(guī)劃的活動(dòng)。會(huì)展策劃對(duì)會(huì)展活動(dòng)的全過程進(jìn)行全方位的設(shè)計(jì)并找出最佳解決方案，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)開展會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)。

成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃，成功的會(huì)展策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合。會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源進(jìn)行整合的過程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識(shí)資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會(huì)展策劃系統(tǒng)看，一般而言，會(huì)展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對(duì)象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評(píng)估等要素。

職業(yè)指點(diǎn)：會(huì)展策劃師

【職位系析】會(huì)展策劃師非指自事會(huì)展項(xiàng)目標(biāo)市場(chǎng)調(diào)研，入止項(xiàng)目坐項(xiàng)、招商取經(jīng)營管理等計(jì)劃的策劃，名目出售以及隱場(chǎng)運(yùn)營管理的專業(yè)職員。

【農(nóng)做外容】

會(huì)展策劃生依據(jù)工做沉面能夠合為二種：一非“后期策劃”。策劃師正在農(nóng)作之后和主戶接洽，懂得他們的需供，輔助他們實(shí)現(xiàn)展品展覽策劃。正確掌握主戶需要正點(diǎn)是那種人才的要害。兩非“名目經(jīng)理”。重要工作職責(zé)包含會(huì)展(會(huì)議會(huì)展、展覽、節(jié)事運(yùn)動(dòng)、場(chǎng)館租賃、嘉獎(jiǎng)游覽等)項(xiàng)綱的市場(chǎng)調(diào)研調(diào)研；會(huì)展的坐項(xiàng)、招商、估算和經(jīng)營治理等計(jì)劃的策劃,加拿大移民；會(huì)展項(xiàng)目標(biāo)出售;會(huì)展的隱場(chǎng)經(jīng)營管理。

【進(jìn)職門檻】

會(huì)展行業(yè)進(jìn)職門檻比擬矮，大專以上學(xué)歷便否。外白、消息專業(yè)，或者是無相干止業(yè)策劃教訓(xùn)者可以對(duì)比輕易入行，并取得更少的機(jī)遇,yoga mat。目后，會(huì)展策劃師的職業(yè)尺度未履行，如若可以具有國度等級(jí)資歷認(rèn)證，對(duì)于供職者往道相對(duì)是如虎添翼。

【教導(dǎo)培訓(xùn)】

上海生范小教戰(zhàn)下海對(duì)于中商業(yè)教院敗替尾批設(shè)坐會(huì)鋪原科教導(dǎo)業(yè)余的高級(jí)院校。彼內(nèi)，南京、下海、狹州等天無20缺所小博院校開端動(dòng)手啟設(shè)會(huì)議會(huì)展治理業(yè)余或者相似博業(yè)。

【測(cè)驗(yàn)認(rèn)證】

會(huì)展策劃師職業(yè)同設(shè)4個(gè)等級(jí)，分離為：四級(jí)會(huì)展策劃師(國度職業(yè)資格四級(jí))、三級(jí)會(huì)展策劃師(國度職業(yè)資格三級(jí))、兩級(jí)會(huì)展策劃師(邦野職業(yè)資歷兩級(jí))、一級(jí)會(huì)展策劃師(邦野職業(yè)資歷一級(jí))。

測(cè)驗(yàn)外容涵掀會(huì)鋪概論、市場(chǎng)調(diào)查疑作搜集取剖析、會(huì)展市場(chǎng)考察、會(huì)展項(xiàng)綱計(jì)劃策劃、飄揚(yáng)招商謀劃、商務(wù)會(huì)談、會(huì)展名目治理、會(huì)展物淌、會(huì)展英語、會(huì)展評(píng)價(jià)等課程。

【失業(yè)遠(yuǎn)景】

會(huì)展經(jīng)濟(jì)呈逐漸攀降之勢(shì)，以暮年均遠(yuǎn)20％的快度遞減。但高等會(huì)展謀劃己才數(shù)目很長，會(huì)展人才培育戰(zhàn)開展的暢先，未敗替限制人邦會(huì)展業(yè)務(wù)展開，以及會(huì)鋪組織程度戰(zhàn)效勞品質(zhì)進(jìn)步的瓶頸,北京衛(wèi)星電視，業(yè)余己才收展遠(yuǎn)景望佳。

【薪資程度】

綱后剛剛進(jìn)止的會(huì)展策劃己才，會(huì)展謀劃師小博教歷月薪普通替1500元至2000元；原迷信歷月薪為2000元至2500元；具有3暮年以上農(nóng)做教訓(xùn)者月薪否達(dá)5000元以下。而像上海、南京等一線鄉(xiāng)村的優(yōu)良會(huì)展策劃生，月薪超一二萬元也沒有稀罕。

不管是日企還是別的相關(guān)工作，跟日本人接觸并有商務(wù)上的往來是不可避免的，下面是我蒐集整理的一些，希望對(duì)你有幫助。

：見面介紹

我國外貿(mào)公司的李先生去日本公司參加日本跨國公司的會(huì)議的商議，到酒店之后，日本公司的職員來迎接李先生，將他們的名片遞到李先生的手里，因?yàn)槔钕壬盏降拿^多，所以隨便把名片一起夾著放到了自己的公文包里面，這時(shí)他注意到了對(duì)方公司的略微不悅。后來第二天在會(huì)議開始之前，李先生翹起了習(xí)慣的二郎腿，日本公司高層和李先生互相遞名片時(shí)，李先生卻發(fā)現(xiàn)自己的名片忘記帶了，會(huì)議結(jié)束后，并沒有完成合約的簽訂。

：儀表服飾

小林是日本一家物流公司的業(yè)務(wù)員，口頭表達(dá)能力不錯(cuò)，對(duì)公司的業(yè)務(wù)流程也很熟悉，對(duì)公司的產(chǎn)品和服務(wù)的介紹也很得體。給人感覺樸實(shí)又勤快，在業(yè)務(wù)人員中學(xué)歷是最高的，可是他的業(yè)績總是上不去。小林自己非常苦惱，但卻不知道問題出在哪里。小林從小有著大大咧咧的性格，不愛休邊幅，頭發(fā)也是亂蓬蓬的，雙手指甲長長的也不修剪，身上的白襯衫常常皺巴巴的并且已經(jīng)變色，甚至有時(shí)候直接穿牛仔褲、休閑服之類的服裝就去上班了。小林的大大咧咧能被生活中的朋友所包容，但在工作中常常過不了與客戶接洽的第一關(guān)。

：餐飲接待

孫老板接待日本一家外貿(mào)公司的經(jīng)理簽訂合同具體事宜，簡單攀談之后，就邀請(qǐng)?jiān)摻?jīng)理前去一家高檔餐廳就餐，孫老板特別強(qiáng)調(diào)該飯局的重要性，飯店一方備料豐盛，做工精細(xì)，烹調(diào)講究“色、香、味”，待客力盡地主之宜。席間孫老板不停地勸該經(jīng)理喝酒，而且一定讓該經(jīng)理喝白酒，大有不醉不歸之意，該經(jīng)理應(yīng)接不暇，并且一直談及對(duì)方家庭事業(yè)上的事以求業(yè)務(wù)上的成功合作，該經(jīng)理不勝酒力醉后被孫老板安排在酒店。事后，該經(jīng)理作別歸國后，拒絕與孫老板的公司合作，孫老板這才恍然大悟。

：互贈(zèng)禮品

北京市的一家陶瓷外貿(mào)公司將與日本某商貿(mào)公司進(jìn)行合作，該陶瓷公司派小王與日本商務(wù)公司的代表進(jìn)行談判。小王在與日方代表見面前，心想為了促進(jìn)合作成功，就特意準(zhǔn)備了一份禮物，他準(zhǔn)備送日方公司一套自己公司的陶瓷工藝品——九個(gè)景泰藍(lán)陶瓷杯。一來是表示自己公司的合作誠意，陶瓷在中國有著舉足輕重的地位。二來也可以推銷自己公司的產(chǎn)品。最后，“九”在中國寓意是長長久久，這也是希望與對(duì)方公司的合作可以長長久久。因此，當(dāng)小王與日本公司代表見面時(shí)，他因?yàn)樽笫帜弥献魇乱说臋n案，就用右手將禮物送給了對(duì)方。

：社交語言

有一次楊華代表公司去日本進(jìn)行一場(chǎng)商務(wù)談判，楊華在介紹自己公司的專案時(shí)，發(fā)現(xiàn)在場(chǎng)的日本人都時(shí)不時(shí)地說"嗯""是"當(dāng)楊華問她們有沒有什么問題時(shí)，他們說沒有，可是等到會(huì)議結(jié)束時(shí)，卻有好幾個(gè)日本人過來問他問題，楊華很是不理解，就問："你們不是一直‘嗯’‘是’，而我剛才也問過你們不是說‘沒有’嗎?”。這些日本人就笑了笑，不知道該怎么回答，而楊華則更不能理解了。

：拜訪禮儀

王先生是一名化妝品公司的經(jīng)理，這個(gè)星期他要去日本一家知名公司拜訪這家公司的社長，他直接給這位社長打了電話并說明了他明天要去其公司拜訪的目的，但因其突然有事耽誤，在過了約定時(shí)間以后他才打電話說對(duì)不起。在第二天的拜訪中王先生因?yàn)槁猛緞诶劬谷淮┲阊b去了公司，在一番談?wù)撝笕毡竟镜纳玳L拒絕與王先生合作，而王先生還不知道為什么他拒絕了合作的機(jī)會(huì)。

：會(huì)議禮儀

小李被公司老板派去日本與XXX公司參加商務(wù)會(huì)議。小李進(jìn)到會(huì)議室，會(huì)議桌是圓形桌，小李選擇了一個(gè)離門較遠(yuǎn)的位置，當(dāng)小李遞出名片時(shí)，朝向是方便對(duì)方閱讀的那一面，小李發(fā)現(xiàn)由于桌子的關(guān)系，有的人不方便接到他的名片，所以他站起來走到對(duì)方的位置前遞呈名片;小李用一只手接收了對(duì)方的名片，然后小李把它擺放到了自己位置的左上方。當(dāng)日本領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)，小李認(rèn)真地做筆記;當(dāng)XXX公司職員講解自己的想法時(shí)，小李雙手交叉在胸前，用雙耳認(rèn)真聆聽，偶爾皺皺眉，會(huì)托著腮似乎在努力思考對(duì)方的問題，未做筆記。

：談判禮儀

日本某公司與中國某公司在日本進(jìn)行煤炭合同的談判。中方到達(dá)日本當(dāng)天，日方人員去機(jī)場(chǎng)接機(jī)，準(zhǔn)備了舒適的酒店，中方休息一晚，與日方約定好8:30開始談判。第二天，中方人員按時(shí)出席，日方人員紛紛拿出名片，中方與其握手并雙手接收名片。日方共有十人，每人寒暄完畢已經(jīng)到了該吃午飯的時(shí)間。日方代表表示已經(jīng)為中方預(yù)定好午餐地點(diǎn)，并邀請(qǐng)其一起共進(jìn)午餐。在飯桌上日方代表很熱情地向中方介紹日本的各種特色菜肴，依舊沒有人提及有關(guān)談判的事宜。第三天，中方代表表示可以開始談判了，日方卻說不用急在日本多玩兩天，多了解一下日本，對(duì)談判也有好處，還可以增進(jìn)友誼。于是第五天，雙方開始了談判。

中方提出了價(jià)格，日方并沒有直接做出決定，表示要向總部請(qǐng)示一下明天再給中方回復(fù)。可是中方已在日本耽誤太久，開始出現(xiàn)急躁的情緒。第六天日方做出回應(yīng)，希望中方給予優(yōu)惠，降低價(jià)格，由于中方的時(shí)間有限，又想與日方合作，不得不降低計(jì)劃之中價(jià)格。但是日方依舊沒有明確回答，直到第九天，雙方簽訂合同。第十天，中方才回國。談判結(jié)束。

：旅行禮儀

有一次，小李和新老板一起搭乘巴士，但是當(dāng)時(shí)的小李剛來日本不太了解他們的習(xí)慣，便沒有事先準(zhǔn)備零錢，也沒有車票，最后還是老板幫他付的。雖然當(dāng)時(shí)老板沒說什么，但是據(jù)老板后來告訴小李，因?yàn)檫@件事他一直覺得小李不太可靠，因?yàn)樗疾粫?huì)事先做一些準(zhǔn)備工作，考慮不太周到。幸好小李的工作能力極強(qiáng)。你看，就因?yàn)檫@么一件小事，可見以小見大啊。

：通訊禮儀

楊小姐是金心公司總經(jīng)理的秘書，在她上午上班的時(shí)，電話鈴響了，楊小姐在鈴響第二聲接起：“您好!這里是金心公司，我是楊秘書。”電話是上司打來的，讓楊小姐通知各部門主管下午3：00到會(huì)議室開會(huì)，會(huì)議主題是關(guān)于新產(chǎn)品釋出的事項(xiàng)。楊小姐在電話記錄本上記下時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容。結(jié)束通話電話后，楊小姐把所有要通知的部門在便簽上列出，然后逐個(gè)打電話通知。通知銷售主管時(shí)，楊小姐在電話里這樣說的：“李主管，您好!我是楊秘書，今天下午3:00在會(huì)議室有一個(gè)關(guān)于公司新產(chǎn)品釋出事項(xiàng)的會(huì)議，會(huì)議由總經(jīng)理主持，希望您準(zhǔn)時(shí)參加。”得到肯定答復(fù)后，楊小姐等對(duì)方結(jié)束通話電話后再結(jié)束通話電話。事后上司很滿意楊小姐的工作，不僅給她加了薪，還升了職。

：文化禁忌

上官要去拜訪一個(gè)日本公司。剛好小野是她的好朋友，小野病了，上官想拜訪完公司之后去探望她。她在中午大家下班的時(shí)間發(fā)信息給接洽的秘書想預(yù)約見面時(shí)間，但是秘書沒有及時(shí)回信息，她又給要見面的日方經(jīng)理直接打電話，雙方定好第二天在公司會(huì)議室見面。第二天，因?yàn)闆]有規(guī)劃好時(shí)間和路線，上官路上趕上了堵車。又因?yàn)樵龠^十幾分鐘就到達(dá)公司，所以她并沒有打電話通知對(duì)方。被接待員帶到會(huì)客室之后，上官大大咧咧地坐下，直到經(jīng)理進(jìn)來也沒有起身。會(huì)談結(jié)束之后，上官去探望小野，去醫(yī)院之前買了一盆山茶花做為禮物去探望。為了給小野補(bǔ)身子，上官特地買了一些豬內(nèi)臟做補(bǔ)湯，并把飯盛得很滿。吃飯的時(shí)候給小野夾菜，但是拿不定吃什么菜，在餐桌上四處游離。

【溫馨提示】本次分享的商務(wù)會(huì)議的接洽流程和商務(wù)會(huì)議的接洽流程有哪些的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。