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行政會議接待，Rukia's Manual
一、接待準(zhǔn)備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關(guān)責(zé)任人知曉嘉賓來訪事項(xiàng)。
2.及時(shí)落實(shí)來訪對接聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式。
3.確定來訪時(shí)間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯(lián)絡(luò)人是否有會議資料需要提前拷貝。
注意：a.編寫會議議程時(shí)，涉及保密內(nèi)容需要回避。
b.注意措辭：一般上級單位為“指導(dǎo)”，平級單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務(wù)、人數(shù)等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應(yīng)職位的領(lǐng)導(dǎo)參與接待。（只多不少）
6.確認(rèn)是否安排住宿、接送機(jī)/站、用餐，至少提前一天確認(rèn)。
二、確定接待責(zé)任部門，明確責(zé)任人：
責(zé)任人需要全程負(fù)責(zé)接待任務(wù)，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項(xiàng)需求后，向領(lǐng)導(dǎo)（接待責(zé)任人）進(jìn)行請示，并請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環(huán)節(jié)。
三、確定接待方案，根據(jù)來訪人員級別不同，安排不同標(biāo)準(zhǔn)的接待安排。原則上提前一天落實(shí)所有接待事項(xiàng)。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報(bào)展架等宣傳物料。
3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調(diào)試媒體設(shè)備!
四、制定接待WBS及日程安排，發(fā)送至各責(zé)任人。
1.制定WBS將整個(gè)接待流程做簡單描述，以及涉及相關(guān)責(zé)任人的工作職責(zé)均分配到個(gè)人，并交由負(fù)責(zé)此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發(fā)送給相關(guān)接待人員及相關(guān)部門責(zé)任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機(jī)關(guān)接待，WBS中不得出現(xiàn)“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術(shù)，用餐地點(diǎn)使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關(guān)責(zé)任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時(shí)間。（涉及團(tuán)體合影需提前確認(rèn)站位，根據(jù)人數(shù)提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。
接待進(jìn)行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預(yù)留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達(dá)10分鐘前，接待人員在門廳準(zhǔn)備迎接。
2.接待人員在陪同高層領(lǐng)導(dǎo)見嘉賓之前，提前告知高層領(lǐng)導(dǎo)來訪人員的級別及相關(guān)工作性質(zhì)。
3.在嘉賓抵達(dá)時(shí)，接待人員主動引導(dǎo)我方高層領(lǐng)導(dǎo)與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進(jìn)行講解參觀。
2.涉及黨政重要機(jī)關(guān)來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯(lián)絡(luò)人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認(rèn)會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時(shí)增加人員，利用此時(shí)間加席卡。
3.根據(jù)參觀時(shí)間做預(yù)判，提前5分鐘確認(rèn)是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據(jù)會議接待性質(zhì)安排會務(wù)服務(wù)人員，會務(wù)秘書需要做好會議記錄，錄音等事項(xiàng)。涉及機(jī)密內(nèi)容，會務(wù)服務(wù)人員由內(nèi)部安排。
5.會議結(jié)束前10分鐘，安排引導(dǎo)人員就位。如需合影則根據(jù)需要提前安排好站架或椅子。接待結(jié)束階段工作流程
七、會后工作：
1.及時(shí)整理相關(guān)材料，包括會議紀(jì)要、接待總結(jié)、合影及宣傳物料，發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
2.做好會議督辦工作，跟蹤落實(shí)事項(xiàng)。
3.對接宣傳人員做好會后報(bào)道。
4.如有回函和費(fèi)用結(jié)算等事項(xiàng)也需要盡快完成。
1、統(tǒng)籌管理的原則：機(jī)關(guān)的接待工作統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)管理，并具體承辦接待工作。
2、對口接待的原則：聯(lián)系工作需要接待的，原則上對等、對口接待。
3、事前審批的原則：所有接待事項(xiàng)，必須事先按規(guī)定的審批程序報(bào)批，未經(jīng)批準(zhǔn)的接待費(fèi)用不得報(bào)銷。
4、勤儉節(jié)約的原則：接待工作既要熱情周到，禮貌待客，又要厲行節(jié)約，嚴(yán)格控制經(jīng)費(fèi)開支，杜絕奢侈浪費(fèi)。
5、定點(diǎn)接待的原則：區(qū)別不同接待對象，確定在市簽約的不同賓館（飯店）接待。需安排在其他飯店就餐的，須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意。
擴(kuò)展資料：
《黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》
第十三條縣級以上地方黨委、政府應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平、市場價(jià)格等實(shí)際情況，按照當(dāng)?shù)貢h用餐標(biāo)準(zhǔn)制定本級國內(nèi)公務(wù)接待工作餐開支標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行調(diào)整。
接待住宿應(yīng)當(dāng)按照差旅費(fèi)管理有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行接待對象在當(dāng)?shù)氐牟盥米∷拶M(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。接待開支標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)報(bào)上一級黨政機(jī)關(guān)公務(wù)接待管理部門、財(cái)政部門備案。
第十四條接待費(fèi)報(bào)銷憑證應(yīng)當(dāng)包括財(cái)務(wù)票據(jù)、派出單位公函和接待清單。
接待費(fèi)資金支付應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國庫集中支付制度和公務(wù)卡管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。具備條件的地方應(yīng)當(dāng)采用銀行轉(zhuǎn)賬或者公務(wù)卡方式結(jié)算，不得以現(xiàn)金方式支付。
第十七條縣級以上黨政機(jī)關(guān)公務(wù)接待管理部門應(yīng)當(dāng)會同有關(guān)部門加強(qiáng)對本級黨政機(jī)關(guān)各部門和下級黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待工作的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容包括：
（一）國內(nèi)公務(wù)接待規(guī)章制度制定情況；
（二）國內(nèi)公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況；
（三）國內(nèi)公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)管理使用情況；
（四）國內(nèi)公務(wù)接待信息公開情況；
（五）機(jī)關(guān)內(nèi)部接待場所管理使用情況。
黨政機(jī)關(guān)各部門應(yīng)當(dāng)定期匯總本部門國內(nèi)公務(wù)接待情況，報(bào)同級黨政機(jī)關(guān)公務(wù)接待管理部門、財(cái)政部門、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)備案。
第十八條財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)對黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)開支和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審計(jì)，并加強(qiáng)對機(jī)關(guān)內(nèi)部接待場所的審計(jì)監(jiān)督。
第十九條縣級以上黨政機(jī)關(guān)公務(wù)接待管理部門應(yīng)當(dāng)會同財(cái)政部門按年度組織公開本級國內(nèi)公務(wù)接待制度規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)支出、接待場所、接待項(xiàng)目等有關(guān)情況，接受社會監(jiān)督。
第二十條各級黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將國內(nèi)公務(wù)接待工作納入問責(zé)范圍。紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對國內(nèi)公務(wù)接待違規(guī)違紀(jì)行為的查處，嚴(yán)肅追究接待單位相關(guān)負(fù)責(zé)人、直接責(zé)任人的黨紀(jì)責(zé)任、行政責(zé)任并進(jìn)行通報(bào)，涉嫌犯罪的移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
第二十一條積極推進(jìn)國內(nèi)公務(wù)接待服務(wù)社會化改革，有效利用社會資源為國內(nèi)公務(wù)接待提供住宿、用餐、用車等服務(wù)。推行接待用車定點(diǎn)服務(wù)制度。
參考資料來源：百度百科-公務(wù)接待
1)會場工作人員必須服從上級領(lǐng)導(dǎo)的安排，按照企業(yè)規(guī)定行事，如實(shí)匯報(bào)工作，維護(hù)上級的威信。遇到問題應(yīng)及時(shí)請示，主動履行職責(zé)，細(xì)心觀察，善于分析，努力提升服務(wù)水平，勇于承擔(dān)責(zé)任。
2)尊重同事，與同事友好相處，通過友好的態(tài)度和舉止建立信任和友誼。
3)協(xié)調(diào)友鄰部門，會議接待服務(wù)需要各部門的協(xié)作。要有全局觀念，從整體出發(fā)，不能只考慮個(gè)人利益，將整體利益放在首位，以協(xié)調(diào)各方資源，共同完成工作。
4)代表到前臺簽到時(shí)，工作人員要起立，熱情接待。與客人交談時(shí)，態(tài)度要自然大方，避免生硬粗魯，展現(xiàn)出友好和專業(yè)的形象。
5)酒店門口迎接服務(wù)的順序原則上按照先主賓，后隨員，先女賓、后男賓的順序。幫助客人將行李送到簽到臺或前臺，協(xié)助辦理簽到手續(xù)。
6)保持日常工作的環(huán)境安靜，搬動家具或辦公用品時(shí)避免發(fā)出過大聲響。禁止大聲喧嘩、開玩笑、聊天、哼唱歌曲。對客人的呼喚不應(yīng)聲音過高，距離較遠(yuǎn)時(shí)可通過點(diǎn)頭示意。對擾亂室內(nèi)安靜的行為要婉言勸止。
7)當(dāng)客人尋求幫助時(shí)，如客人是站立狀態(tài)，工作人員應(yīng)起立，用溫和耐心語氣回應(yīng)。處理問題時(shí)，語氣要委婉，如無法立即解決問題，不要輕易允諾，可表示將向相關(guān)人員請示后回復(fù)，并記下客人的聯(lián)系方式，以便及時(shí)答復(fù)。
8)舉止要莊重、文明，無論站立或坐著，姿勢要端正。交談時(shí)不要用物品指著對方，也不要抓頭、搔癢、剔牙。不要邊嚼口香糖邊和客人交談。
9)陪客人乘電梯時(shí)，要伸手示意請進(jìn)電梯，對老弱病殘者，要主動攙扶。
10)如有事需要進(jìn)入客人房間，需先輕輕敲兩下門或按兩下門鈴。如無回應(yīng)，可重復(fù)一次，敲門和按鈴不宜過急，待對方開門允許后方可進(jìn)入，不可冒然闖入。
11)會場工作人員應(yīng)遵守服飾禮儀。
【溫馨提示】關(guān)于會議接待服務(wù)原則，會議接待服務(wù)原則是什么的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。