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（一）會議分工明確
會議應視情況明確設定秘書組、會務組、后勤醫療組、保衛組等工作組，重要會議可設專職服務員，并請后勤、保衛等人員做好治安、救護、餐衛等項工作。
1、秘書組
其主要任務是負責會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協助會務組做好相應工作。
2、會務組
其主要任務是負責會議會務工作，包括：（1）下達會議通知；（2）負責報道登記，發放入場證件、紀念品和會議相關材料等；（3）迎送、接待主講人，負責食宿安排；（4）支付各類費用；（5）財務結算。
3、保衛組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協助會務組做好相應工作。
4、后勤醫療組：做好會議期間人員的應急醫療工作。
在整體運作過程中秘書組、會務組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議順利進行。
（二）會議通知
1、通知應簡明準確，主要包括會議內容、參會人員范圍、時間、會期、開會和報到地點、是否需要報名單、聯系人及電話等。
2、通知發出后，應即落實有關負責人是否收到，并統計好參會人數。若需報名單，則要注意統計姓名、性別、職務等項。
3、大型會議應當印制會議指南。內容包括參會人員及會務人員的姓名、單位、職務、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內容。（會議秩序冊應在參會人員報到時發放）
4、需分組座談的，應指定座談地點、召集人等。
（三）會議材料準備
1、會議材料準備包括領導講話、主持詞、典型發言、會議議程等。應注意材料的數量、篇幅與會議時間安排一致。會議材料均應經相關領導閱知，會前送交講話者本人。
2、會務人員應對材料的印刷、裝訂把好關，應注意是否齊全。如有可能，會務人員應與相關處室逐頁核對。主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應盡量滿足其要求。
（四）會場布置
會場布置應包括以下各項：落實會場場地、會標懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設備、飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調設備及安全出入等。（要做好后備電源、擴音設備及值班電工等應急安排）
1、會場布置形式
會場布置形式可根據會議的內容、發言人及參會人員數量而定。會議內容主要為傳達文件，而發言人數量較少、參會人數又較多時，宜采取分排式就座。座談或聽取匯報的會議，宜采取圓桌式就座。
2、座次排列
座位的順序一般以座位的面向為準，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴格要求。一般規律應是：
（1）職能部門對排名有詳細規定的，以其排列的順序為準。
（2）同等職位的，按任實職時間為先；不在職的同志，根據場合酌情排列。
（3）上級來人參加會議時，應根據來人的身份及在整個會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。
3、席簽
席簽是與會人員身份的標志。既充分體現對該座人員的尊重，同時有清點人數的作用。座簽一般應當用淺紅色紙、黑字書寫。應寫清該座位人員的姓名（核實無誤）或單位名稱。
4、會場環境。
根據不同類型的會議酌情布置會標、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴、肅穆、熱烈等不同風格的會場氣氛。還應留意會場是否具有安全出入之通道。
5、燈光音響
燈光的亮度要適宜，臺上光線一般要比臺下亮一些。晚上開會要做好停電的應急準備工作。
音響是保證會議開好的重要手段。話筒的數量應根據會場座位的擺放及發言人的多少而定。音響及話筒應逐一調試，必要時要請音響人員專司此責。
6、空調、通風設備
適宜的溫度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素，會務人員應在開會之前調節好氣溫。夏季室內氣溫高時，應考慮準備折扇等物品。
7、桌上擺放物品
主席臺擺放的會議材料，必須由會務人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質量等逐一檢查。（必要時準備了記錄用筆及筆記本等）
準備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水機。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會議規格高，參會人員較少，應由工作人員負責倒水。
（五）新聞報道
由宣教部門準備好錄音、攝像、攝影設備，及時進行會議精神傳達。（如有必要應事先聯系新聞單位，并安排好記者的接送工作）
（六）車輛及食宿安排
如需參觀，應指定車輛負責人，準備好車輛，并請參觀人員按編號乘車。
若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在休會前告知參會人員。
（七）其他事項
1、會務人員要做好會議紀律宣讀及其他事項的咨詢、提醒等工作。
2、還應做好參會人員報到或簽到工作，并分發會議材料。
3、會務人員應根據簽到情況掌握到會人數，并及時聯系未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關情況報告相關領
4、會務人員應引導主席臺人員或重要領導同志就座，并注意了解參會領導是否帶齊講話稿等物品。
5、應注意參會人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。
6、視情況統一會務工作人員著裝。
二、會間組織與服務階段
1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。
2.搞好會議簽到、材料分發。
3.落實主席臺領導、發言人是否到齊。
會務人員應做好主持人或發言人不能到會的準備。主持人不能到會，可由合適的同志代為主持；發言人不能到會，可視情況尋找替代人或取消其發言。
4、按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。
5、維持好會場秩序。會議前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；會間關閉手機或調到振動，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。
6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務工作。
7、會務人員須隨時觀察并領會主席臺領導的示意，做好臨時安排的各項工作。
8、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。
9、如有必要，為與會人員預定車票、機票等。
三、會后
1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等物品。
2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。
3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。會議若需形成會議紀要印發的，組織單位要擬好文稿，送公司辦按公文處理辦法印發。
4、為嚴肅會議紀會風，對會議遲到、無故不參加會議的單位與會人員進行通報。
5、做好會議報道工作。
大型會議接待方案（一）
一、會前準備工作
1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。
2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。
4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
6、會場布置、會場布置要充分體現會議氣氛。
（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。
（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。
（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，并使與會者明確。
（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。
（5）擺放適宜花卉。
7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。
8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。
9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。
二、會務組織與服務工作
1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。
2、搞好會議簽到、材料分發。
3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。
4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。
5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。
6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。
7、組織照相。
8、為與會人員預訂車、船、機票等。
三、會議善后工作
1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。
2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。
3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。
4、做好會議報道工作。
大型會議接待方案（二）
根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。
首先是會議的籌備工作。
根據會議規模，確定接待規格。
發放會議通知和會議日程。
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。
選擇會場。
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場?，F代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞葦[放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。
坐席的配置要是和會議的'風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。
③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
準備會議資料。
會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發言準備。
會議前的接待禮儀。
會前檢查。
這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
提前進入接待崗位。
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。
②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
會議中的服務禮儀
會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。
倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。
做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。
會后服務
會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。
送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
清理會議文件①根據保密原則，回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結
大型會議接待方案（三）
一、會前
1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。
2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。
3、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
4、確定方案，簽訂合同，預付定金。
二、會中
1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三、會后
1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。
2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。
1、確立會議的主題
每一個會議都需要提前定好整個的主題，比如，西瓜樹元引擎峰會這種，主題就很明確，這也是為了定位好聽眾和參與人員，確定參會的人員是哪些，這些信息都能幫助你做好這場會議的目標準備。
2、選擇場地
根據你的規模選擇好你的場地，并且多準備幾家，都去體驗之后，再做決定
3、市場營銷
大多數情況下，活動組織者都會有一大筆預算用于活動的推廣，比如在各個渠道商來宣傳活動，那么廣告這塊需要格外注意，這也是最有挑戰的部分
4、與贊助商合作
邀請一些贊助商參與活動可以幫助會議更好的啟動并且削減你的成本，贊助商同樣也會幫助你做一些市場推廣。
5、聯絡嘉賓
邀請一些有名望且有實力的演講者是非常重要的
6、會議日準備，簽到，接待，反饋
在會議開始前一天，你需要檢查一切環節以確保會議能正常進行
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