本文目錄

1. 網(wǎng)絡視頻會議注意事項
2. 如何高效的組織一場會議
3. 企業(yè)開網(wǎng)絡視頻會議都有哪些流程

網(wǎng)絡視頻會議注意事項

01

會前要準備充分

1.提前通知。組織者要科學組織，統(tǒng)籌部署，合理安排，提前準備好網(wǎng)絡會議資料，下發(fā)相關通知。會議資料至少提前1天發(fā)放至參會人員，供其會前閱讀。

2.提前溝通。組織者要做好會議預約工作，提前溝通會議時間，避免會議沖突。參會人員收到會議通知后要及時反饋，如不能參加要嚴格履行請假手續(xù)并說明理由，提交給組織者。

3.提前調試。組織者要提前告知參會人員需調試好參會電子設備，熟悉網(wǎng)絡會議操作流程，保證網(wǎng)絡相對穩(wěn)定，選擇室內安靜環(huán)境，避免在嘈雜吵鬧場合。

4.提前進入。組織者需提前5-10分鐘發(fā)起會議，參會人員提前進入會議，做好相關準備工作，將設備調至勿擾模式，避免發(fā)生意外情況，中斷會議。

5.提前應對。組織者要做好備選方案，當會議遇到不可抗拒力量終止時，應及時通過其他方式進行。

會中要有序組織

6.精心組織。會議主持人要做好會議秩序的掌控，將會議的順序、內容、注意事項強調清楚，有序安排好人員發(fā)言。

7.保持安靜。會中參會人員不發(fā)言的時候盡量選擇靜音，保持聆聽即可，并盡量佩戴耳機，有效避免周圍噪音。

8.嚴肅會紀。會議不允許遲到早退，組織者及紀檢部門將做好會風會紀監(jiān)督工作，如遇掉線、丟失音頻、圖像等特殊情況，及時解決，再次進入會議，如短時間內無法解決，及時聯(lián)系組織者。

9.得體著裝。視頻會議時，參會人員要著裝得體，禁止著睡衣、家居服參會。

10.適宜環(huán)境。參會人員要盡量選擇白色墻面或者光線均勻的環(huán)境作為會議背景，防止畫面昏暗不清。要與鏡頭要保持合適的距離，避免過遠或者過近。

會后要整理歸檔

11.做好記錄。組織者要做好會議記錄，專人記錄會議的主題、內容、決議等情況，形成決議的會議應下發(fā)紀要至所有參會者，并督促其執(zhí)行。

12.及時歸檔。組織者要做好會議的圖片、與會人員發(fā)言截圖等資料的收集、整理和留存工作，并及時進行歸檔，做到有據(jù)可查。

當今社會越來越追求高效，每個人都恨不得自己每天48個小時。然而我們卻觀察到絕大多數(shù)職場人在花時間在一些曠日持久、卻毫無成效的會議上，如何組織一個高效會議應該成為每一個有追求的職場人必備的技能。

一、什么是高效會議

組織會議的目的是解決具體問題，達成共識，輸出結果以推進后續(xù)工作。高效會議流程有三大獨特階段，形成簡單的框架，即：1.明確范圍以獲得成功，2.主持舉行會議，3.富有成效地實施。

明確范圍以獲得成功：這里的范圍不局限于明確會議的目標、會議討論內容，還包含召集合理范圍的相關方參與，以及制定明確的議程。明確會議目標，使討論的內容更有針對性；召集合適的人員參加，發(fā)表的意見和建議有相關性，能作出決定；準備恰當?shù)男畔ⅲ屝畔Ⅱ炞C決定的對錯；制定明確的議程，令會議高度系統(tǒng)化和緊湊。

主持舉行會議：在會議的實際進展中，作為會議的組織方，我們要明確與會人員的角色，讓與會人員高度參與；主持討論，讓討論或會議按照理想方向推進；真正解決問題，形成方案與共識；歸納約定和結論，達成一致并按約定進行明確表述。

富有成效地實施：任何沒有結果輸出的會議都是在浪費時間。這要求我們列出行動綱要，恰當定義需要采取的行動，以確保取得理想效果；明確后續(xù)執(zhí)行責任，分配恰當?shù)娜藛T采取行動并推動結果；定義執(zhí)行行動的預期時間，推動行動節(jié)奏以交付成果。

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二、組織高效會議小貼士

基于過往大量參與會議的經歷及總結，我們給出了一些組織高效會議的最佳做法：

永遠準時開始。準點開始是對準時參會人的尊重，同時邀請遲到人員在會后了解他們錯過的內容。

把開始時間安排在整點后的15分鐘。這樣讓參會人有時間從他們的上一個會議轉換到你的會議。

介紹每位參會人并解釋參會原因。這讓大家了解自己在此次會議中國被期望扮演的角色，并鼓勵大家踴躍參與。

介紹會議目標并展示議程。在開始前詢問變更的建議或澄清。

按照議程一項一項地過議題。每次只過一項議題，在進入下一個議題之前要確保所有參會人員都認為上一個議題已經討論完成。把突出事項和問題放到一個跟蹤問題清單中以便后續(xù)的跟蹤。

關注時間并確保小組注意力集中地討論。

準時結束會議。即時議程中的議題沒有討論完，必要的話，在小組成員都在的情況下組織加時會議或后續(xù)跟蹤會議。如果你比預期用時短，參會人員會有自己賺到的心理。

把突出事項分配給合適的小組成員，并制定預期完成的時間。

感謝參會人的參與并強調會議工作的價值。使參會人對自己自己在會議上所付出的時間感到滿意。

十二小時內將會議紀要發(fā)送給相關方。這里的相關方不僅僅指與會人員。

全時云會議開會只需要三個步驟：安排會議、加入會議和網(wǎng)絡共享。

第一步安排會議：

Outlook安排會議，一鍵安排會議

輸入?yún)肃]件地址，會議主題、時間，點擊“發(fā)送”，會議即安排成功，會議主持人及參會人都將收到會議日歷提醒。

如不使用outlook，也可使用其它郵件系統(tǒng)安排會議。

第二步加入會議：

1、通過會議通知郵件一鍵登錄，可以實現(xiàn)最快登陸。

2、通過客戶端登陸。

1）輸入用戶名和主持人密碼一鍵登錄

2）登陸成功后，開啟語音

開啟語音有兩種方法：使用電話和使用電腦語音。

使用電話：輸入您的手機或固話，點擊呼叫。

使用電腦語音，請事先準備好麥克風、耳機等硬件設備。連接電腦語音，電腦語音開啟成功，您就加入會議了。

如不能上網(wǎng)，也可使用電話純語音加入會議，撥打接入號碼，輸入密碼即可加入。

第三步網(wǎng)絡共享：桌面共享、白板共享、文檔共享

1、推薦主講人使用桌面共享，參會人可以直觀的看到主持人桌面上的任何操作。

2、如果想分享多媒體影音，可使用文檔共享。

3、如果需要頭腦風暴，與會者和主持人可以通過白板共享功能進行溝通。

4、如果想指定會中其他參會人來網(wǎng)絡共享，右鍵點擊參會人用戶名就可以通過指定共享人來轉換共享人的權限。

5、會議中，主持人也可以外呼參會人，或通過郵件邀請他人入會。

6、主持人也可通過全體靜音來提升會議質量，保證會場安靜。

【溫馨提示】本次分享的網(wǎng)絡會議流程和網(wǎng)絡會議流程怎么寫的問題是否解決了您的問題，部分內容來自網(wǎng)絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。