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本文目錄
一、不定項(xiàng)選擇（15分）
1．橫向溝通在組織中表現(xiàn)形式有（）。
A．會(huì)議
B．通知
C．備忘錄
D．面談
2．編制會(huì)議議程表，首先應(yīng)注意（）和（）。
A．議題所涉及事物的習(xí)慣順序
B．議題所涉及事物的規(guī)律
C．本公司章程對(duì)會(huì)議議程的明確規(guī)定
D．本公司領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)
3．橫向溝通一般體現(xiàn)為（）的溝通。
A．上下級(jí)之間
B．同事之間
C．部門(mén)間員工
D．朋友之間
4．信息的安全及保密從載體上分通常包括（）。
A．口頭信息
B．文件信息
C．紙面信息
D．電子信息
5．了解來(lái)賓的基本情況，包括其所在的單位、姓名、（）、級(jí)別及一行人數(shù)，經(jīng)及到達(dá)的日期和地點(diǎn)。
A．學(xué)歷
B．職務(wù)
C．薪酬
D．籍貫
6．一般組織中都規(guī)定如下（）特殊類型的信息需要保密。
A．人事信息
B．財(cái)務(wù)信息
C．產(chǎn)品信息
D．客房信息
7．秘書(shū)值班工作的主要內(nèi)容包括（）。
A．記好值班電話記錄
B．記好值班接待記錄
C．記好值班日記
D．做好信息傳遞
8．一般大型企業(yè)完善的值班管理制度通常包括（）。
A．信息處理制度
B．崗位責(zé)任制度
C．保密制度
D．交接班制度
9、簡(jiǎn)報(bào)作為常用事務(wù)文書(shū)，常常由（）來(lái)編發(fā)。
A．國(guó)家機(jī)關(guān)
B．企事業(yè)單位
C．社會(huì)團(tuán)體
D．領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人
10、按照簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容分，可以把簡(jiǎn)報(bào)分成（）
A．工作簡(jiǎn)報(bào)
B．專題簡(jiǎn)報(bào)
C．會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)
D．動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)
11、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議的重大議題一般要于（）通知與會(huì)人員。
A．當(dāng)天
B．兩天前
C．十天前
D．一個(gè)月前
12．在進(jìn)行會(huì)議協(xié)調(diào)時(shí)，要善于將（）結(jié)合起來(lái)。
A．廣泛性和典型性
B．原則性和靈活性
C．群眾性和代表性
D．保密性和適用性
13．歸檔文件裝訂的方式有（）。
A．線裝式
B．黏結(jié)式
C．變型材料
D．固體材料
14．確定會(huì)議地點(diǎn)除了要地點(diǎn)適中，環(huán)境適宜，大小合適，還要（）。
A．設(shè)施齊全
B．領(lǐng)導(dǎo)方便
C．食宿方便
D．費(fèi)用較低
15．辦公室工作的重要地位取決它的（）。
A．職能
B．角色
C．作用
D．特點(diǎn)
二、判斷題（15分）
1、公報(bào)和公告的使用范圍相同，黨委機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)都可以使用。（）
2、一般的正式會(huì)議都有會(huì)議記錄，但是只有當(dāng)會(huì)議結(jié)果需要正式行文外發(fā)時(shí)，才需要會(huì)議紀(jì)要。（）
3、函是平行文。（）
4、會(huì)議記錄是編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和撰寫(xiě)會(huì)議記錄的重要資料。（）
5、決議的標(biāo)題采用會(huì)議名稱作為發(fā)文機(jī)關(guān)，成文日期采用題下標(biāo)注的形式。（）
6、有些普發(fā)性、周知性的通知，也可不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。（）
7、關(guān)于征地、更換正件、修路等事務(wù)都可以采用公告形式。（）
8、XX縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)省人民政府關(guān)于切實(shí)做好下崗職工再就業(yè)工作的通知。（）
9、請(qǐng)示、報(bào)告的正本眉首都要注明簽發(fā)人姓名。（）
10、XX省人民政府批轉(zhuǎn)省計(jì)生委關(guān)于抓緊做好元旦春節(jié)期間農(nóng)村計(jì)劃生育工作的通知。（）
11、簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、主體和結(jié)尾三部分組成。（）
12、通知內(nèi)容涉及兩個(gè)以上機(jī)關(guān)，要共同辦理的，應(yīng)聯(lián)合行文，聯(lián)合行文的單位，一般是平級(jí)單位。（）
13、通知的主送機(jī)關(guān)一般是自己的平級(jí)單位，不相隸屬的單位可抄送，上級(jí)則要抄報(bào)。（）
14、議案的落款可以是政府機(jī)關(guān)，也可以是各級(jí)人民政府的行政首長(zhǎng)。（）
15、如果國(guó)務(wù)院向全國(guó)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)議案，議案的落款應(yīng)該是國(guó)務(wù)院總理。（）
三、改錯(cuò)題（10分）
1、閱讀下面這篇函，試分析它在內(nèi)容、寫(xiě)法和格式上是否符合函的寫(xiě)作要求。
XX市人民政府
X辦函〔2003〕18號(hào)
XX市關(guān)于在上海建立駐滬聯(lián)絡(luò)處的函
上海市人民政府協(xié)作辦公室：
廣東省XX市系1993年X月X日經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)建立的新市，轄3縣2區(qū)。境內(nèi)資源豐富，可供開(kāi)采礦為29種，海陸交通便利。為了加強(qiáng)同發(fā)達(dá)地區(qū)的聯(lián)系、開(kāi)發(fā)地區(qū)資源、搞好經(jīng)貿(mào)合作、協(xié)作經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目、廣泛交流信息，經(jīng)地委、行署研究，擬在貴市內(nèi)建立駐上海聯(lián)絡(luò)處。請(qǐng)予支持。
（印章）
二OO三年三月十二日
2、閱讀下文，請(qǐng)一一指出本文毛病，并把它正確地改寫(xiě)于后。
XX縣地稅局重建稅務(wù)所辦公樓的請(qǐng)示報(bào)告
XX地區(qū)地稅局、城建局、國(guó)土局：
我局所屬XX鎮(zhèn)、XX鎮(zhèn)、XX鎮(zhèn)三個(gè)稅務(wù)所，因受災(zāi)被洪水沖毀。現(xiàn)決定重建三個(gè)稅務(wù)所辦公樓3幢，建筑面積1200平方米，用作辦公室和職工宿舍。共需資金150萬(wàn)元，擴(kuò)征土地3畝。
特此報(bào)告。
2002年8月29日
四、擬寫(xiě)題（10分）
X市氣象局2002年4月21日局長(zhǎng)辦公會(huì)商定，擬于5月17日召開(kāi)全局職工大會(huì)。會(huì)議由王局長(zhǎng)主持，由劉副局長(zhǎng)傳達(dá)市政府機(jī)構(gòu)改革工作會(huì)議精神，由張副局長(zhǎng)布置本局國(guó)家公務(wù)員過(guò)渡培訓(xùn)考核工作。請(qǐng)以該局辦公室的名義，寫(xiě)一篇供內(nèi)部張貼的周知性會(huì)議通知。
五、情景題（50分）
1，某市政建設(shè)公司提前完成了某項(xiàng)高速公路建設(shè)任務(wù)，定于10月20日舉行慶功祝捷活動(dòng)，設(shè)想公司秘書(shū)部門(mén)將為此安排哪些內(nèi)容?并應(yīng)注意哪些問(wèn)題?
2，某廠將訂開(kāi)建廠五十周年慶祝，表彰大會(huì)暨廠史陳列館揭牌儀式，被邀請(qǐng)的來(lái)賓有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同行各方面的代表、本廠職工代表等。請(qǐng)擬寫(xiě)出此次會(huì)議的議程。
3，某總公司將舉行一次上千人的總結(jié)表彰大會(huì)，會(huì)期半天，請(qǐng)問(wèn)該總公司的秘書(shū)應(yīng)如何選擇合適的會(huì)址？
4，總廠長(zhǎng)辦公室秘書(shū)小馬在周一的上午收到四封信函。第一封是反映退休職工生活困難的長(zhǎng)信，條理不太清楚；第二封是寫(xiě)著廠長(zhǎng)親啟的信函；第三封是反映下面某分廠向河中排泄污水的舉報(bào)信；第四封是某職工對(duì)住房問(wèn)題的申訴信，此事有關(guān)單位己做過(guò)恰當(dāng)處理并做出明確答復(fù)。請(qǐng)問(wèn)這四封信，秘書(shū)應(yīng)如何處理?
5，某公司將召開(kāi)產(chǎn)品展示訂貨會(huì)，王秘書(shū)協(xié)助安排與會(huì)人員的食宿。請(qǐng)你設(shè)想他會(huì)如何完成此項(xiàng)工作?
對(duì)于寫(xiě)字、記錄較慢的文職工作者來(lái)說(shuō)，會(huì)議記錄無(wú)疑是個(gè)頭痛的問(wèn)題，那么如何快速做好會(huì)議記錄呢，歡迎閱讀我為大家整理的相關(guān)資料。
如何快速做好會(huì)議記錄(一)(一)工作會(huì)議記錄前的準(zhǔn)備工作
要明確這次會(huì)議的主旨是什么，也就是主要討論的是什么問(wèn)題;
熟悉會(huì)議情況和文件
熟悉與會(huì)人員
熟悉會(huì)議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備，如記錄工具等。
(二)在會(huì)議記錄工作中，有3種常見(jiàn)的記錄方法：
詳細(xì)記錄：即要求有言必錄。
摘要記錄：一般性的會(huì)議可以使用
簡(jiǎn)易記錄：即除了記錄會(huì)議概況外，只要求記錄會(huì)議的議題議程和會(huì)議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過(guò)。簡(jiǎn)易記錄僅限于事務(wù)性會(huì)議。
會(huì)議主要都是根據(jù)大的方向闡述開(kāi)來(lái)的一些具體問(wèn)題，便要將這些小的具體問(wèn)題整理出來(lái)。
會(huì)議記錄的技巧。一般說(shuō)來(lái)，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書(shū)寫(xiě)運(yùn)筆要快，記得快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫(xiě)。
二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō)，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過(guò)程可以不記。就記一句話來(lái)說(shuō)，要記這句話的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱。省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長(zhǎng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫(huà)一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復(fù)雜的寫(xiě)法。一可用姓代替全名，二可用筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字;三可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字;四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字;五可用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：(1)會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);(2)會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;(3)權(quán)威人士或代表人物的言論;(4)會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;(5)會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng);(6)對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。
會(huì)議記錄的整理
會(huì)議記錄的整理原則：
1.忠實(shí)于講話人、發(fā)言人的原意。
2.保持講話人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3.要整理得完整、全面，不僅會(huì)議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會(huì)場(chǎng)動(dòng)態(tài)如表決等都要整理上去。
4.整理時(shí)要做到層次分明，段落清楚，語(yǔ)句通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、字跡清晰，避免錯(cuò)別字。
5.會(huì)議記錄整理出來(lái)后，如果是一個(gè)人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會(huì)議主持人或召集人審閱。
另附：會(huì)議記錄并不是要求記錄者準(zhǔn)確的記錄每一個(gè)事項(xiàng)和每一句話，因?yàn)檫@是不可能在短時(shí)間內(nèi)速記下來(lái)的。那么如何制作一份比較讓人滿意的會(huì)議記錄呢?首先，記錄所有有參會(huì)人員的名字。然后就是記錄本次會(huì)議的主題，接著就是記錄本次會(huì)議的大致內(nèi)容。內(nèi)容就是指在會(huì)上那些發(fā)言人說(shuō)的話，可每個(gè)人語(yǔ)速也好，口齒也罷都不見(jiàn)得會(huì)讓所有人聽(tīng)明白或聽(tīng)清楚，那怎么辦呢?很簡(jiǎn)單，抓住他這個(gè)說(shuō)話的真正主題意義!!相信各位讀語(yǔ)文的時(shí)候都知道如何去抓住文章的主題思想吧，這個(gè)會(huì)議記錄其實(shí)就是和這個(gè)很類似，你不需要準(zhǔn)確記錄他們說(shuō)的每句話，你只要聽(tīng)明白這個(gè)人說(shuō)這么一段話想表達(dá)的意思就行，最后就是你要在會(huì)議紀(jì)要里添加這次會(huì)議最終達(dá)成的議題：有多少人表示了相同的看法，本次會(huì)議有沒(méi)打到如期目的;如果會(huì)議打算過(guò)幾天再開(kāi)，那么就要在記錄里添加下次開(kāi)會(huì)暫定的時(shí)間。只要按照上述的內(nèi)容填寫(xiě)，那么這就是一篇讓領(lǐng)導(dǎo)贊賞的一篇記錄。
如何快速做好會(huì)議記錄(二)一般說(shuō)來(lái)，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書(shū)寫(xiě)運(yùn)筆要快，記得快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫(xiě)。
二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō)，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過(guò)程可以不記。就記一句話來(lái)說(shuō)，要記這句話的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱。省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分，比如\"但是\"只記\"但\"，省略較長(zhǎng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫(huà)一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復(fù)雜的寫(xiě)法。一可用姓代替全名，二可用筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字;三可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字;四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字;五可用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。鑒于有些人對(duì)計(jì)算機(jī)打字不太熟練，可以采取下面措施來(lái)改善：
1.準(zhǔn)確是不可動(dòng)搖的前提、打字是一種技能,并不是所有的人都可以達(dá)到飛速擊鍵的狀態(tài),一個(gè)打字高手也不可能在歷次比賽中都發(fā)揮得同樣出色。對(duì)于大部分人來(lái)說(shuō)，達(dá)到每分鐘200擊的速度不是高不可攀,但是將錯(cuò)率控制在3‰就會(huì)淘汰大部分人。所以要強(qiáng)調(diào)提高速度應(yīng)建立在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，急于求成欲速則不達(dá)。
2.提高擊鍵頻率
擊鍵方法，要彈擊不要按鍵,物理課講過(guò)“彈性碰撞”，去的快回來(lái)也快，我們提倡瞬間發(fā)力就是這個(gè)道理。手指對(duì)鍵的沖擊力勁要合適，速度也要快，而按鍵只是手指在機(jī)械地使勁，既沒(méi)足夠的后勁又沒(méi)有彈性。正確的擊鍵動(dòng)作從分指法階段就應(yīng)養(yǎng)成。在練習(xí)過(guò)程中我們常選擇長(zhǎng)度相同的單字，并做適當(dāng)?shù)呐錁?lè)練習(xí)，目的是感覺(jué)打字中的內(nèi)在節(jié)奏，以擊鍵動(dòng)作仿效彈琴并創(chuàng)造一種氛圍。提高速度比較好的辦法是將一篇打字稿反復(fù)打，比如100個(gè)常用單詞，第一遍5分鐘打完，再練幾遍可能3分鐘就打完，幾天以后再練習(xí)時(shí)發(fā)現(xiàn)不到2分鐘就打完了，這就是技能訓(xùn)練的特點(diǎn)。提高擊鍵頻率要訓(xùn)練眼、腦、手之間信號(hào)傳遞的速度，它們之間的時(shí)間差越小越好，眼睛看到了一個(gè)字母馬上傳給大腦然后到手，這時(shí)眼睛仍要不停頓地向后面的字母飛快掃描。
3.加強(qiáng)緊迫感
中學(xué)開(kāi)展英文打字課已有十二個(gè)年頭了,它是做為一種技能訓(xùn)練走上課堂教學(xué)的,當(dāng)初并沒(méi)有想到指法會(huì)與中文打字有什么關(guān)系,中國(guó)人在電腦上工作最離不開(kāi)的還是中文,而任何一種鍵盤(pán)輸入法都與指法息息相關(guān)。指法訓(xùn)練有一定的速度要求，對(duì)素質(zhì)教育也是一大推動(dòng)。打字需要艱苦訓(xùn)練克服惰性，速度與質(zhì)量的要求對(duì)每個(gè)人是一種挑戰(zhàn)，在打字過(guò)程中要專心，也要有緊迫感，既要穩(wěn)重，也要有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。
4.利用教學(xué)軟件
有些英文打字軟件可以自動(dòng)跟蹤訓(xùn)練過(guò)程,檢查錯(cuò)誤的同時(shí)報(bào)告錯(cuò)率,計(jì)算速度的同時(shí)匯報(bào)成績(jī),甚至列出最新排行榜。圖中示意出在練習(xí)一篇隨機(jī)文章時(shí)的成績(jī)匯報(bào)。在CAI中選擇“綜合練習(xí)”項(xiàng)目時(shí)會(huì)隨機(jī)出現(xiàn)4百字左右的文章,空格鍵開(kāi)始后就自動(dòng)計(jì)時(shí),在錄入過(guò)程中不允許改錯(cuò)。在沖擊速度時(shí)，有些游戲可以刺激興趣避免枯燥，這些游戲在設(shè)計(jì)時(shí)已經(jīng)將錯(cuò)率控制在一定比例范圍內(nèi)，一般是3‰左右，錯(cuò)情多打得再快也過(guò)不了關(guān)。
如何快速做好會(huì)議記錄(三)—、概說(shuō)
在會(huì)議過(guò)程中，由專門(mén)記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)地記錄下來(lái)，就形成了會(huì)議記錄。
會(huì)議記錄有“記”與“錄”之分。“記”又有詳記與略記之別。略記是記會(huì)議大要，會(huì)議上的重要或主要***。詳記則要求記錄的項(xiàng)目必須完備，記錄的***必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會(huì)議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對(duì)會(huì)議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證。
二、格式
會(huì)議記錄的格式分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個(gè)部分。
記錄頭的內(nèi)容有：
1.會(huì)議名稱;
2.會(huì)議時(shí)間;
3.會(huì)議地點(diǎn);
4.會(huì)議主席(主持人)
5.會(huì)議出席、列席和缺席情況;
6.會(huì)議記錄人員簽名。
三、要求
會(huì)議記錄的要求歸納起來(lái)主要有兩個(gè)方面，一個(gè)是速度要求，一個(gè)是真實(shí)性要求。
(一)速度要求。
快速是對(duì)記錄的基本要求。
(二)真實(shí)性要求。
紀(jì)實(shí)性是會(huì)議記錄的重要特征，因此確保真實(shí)就成了對(duì)記錄稿的必然要求。
真實(shí)性要求的具體含義是：
1.準(zhǔn)確。不添加，不遺漏，依實(shí)而記。
2.清楚。首先是書(shū)寫(xiě)要清楚，其次，記錄要有條理。
3.突出重點(diǎn)。
會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：
(1)會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);
(2)會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;
(3)權(quán)威人士或代表人物的***;
(4)會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性***和結(jié)束前的總結(jié)性***;
(5)會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng);
(6)對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他***或活動(dòng)。
飛熊公司項(xiàng)目會(huì)議
時(shí)間：1998年9月1日
地點(diǎn)：公司會(huì)議室
出席人：公司各部門(mén)主任
主持人：馬燕(公司副總經(jīng)理)
記錄：祁迎峰(辦公室主任)
一、主持人講話：今天主要討論一下《中國(guó)辦公室》軟件是否投入開(kāi)發(fā)以及如何開(kāi)展前期工作的問(wèn)題。
二、發(fā)言：
技術(shù)部朱總：類似的辦公軟件已經(jīng)有不少，如微軟公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及眾多的財(cái)務(wù)、稅務(wù)、管理方面的軟件。我認(rèn)為首要的問(wèn)題是確定選題方向，如果沒(méi)有特點(diǎn)，千萬(wàn)不能動(dòng)手。
資料部祁主任：應(yīng)該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業(yè)角度而言，大都不很規(guī)范。我指的是我方面的問(wèn)題。如WORD中對(duì)于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書(shū)信這一部份也大多是英文習(xí)慣，中國(guó)人使用起來(lái)很不方便。WPS是中國(guó)人開(kāi)發(fā)的軟件，在技術(shù)上很有特點(diǎn)，但中國(guó)運(yùn)用文方面的我十分簡(jiǎn)陋，離專業(yè)水準(zhǔn)很遠(yuǎn)。我認(rèn)為我們定位在這一方面是很有市場(chǎng)的。
市場(chǎng)部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認(rèn)為有成功的希望，關(guān)鍵的問(wèn)題就是必須小巧，并且速度極快。因?yàn)槲覀兘ㄔ斓牟皇呛娇漳概灒@就必須考慮到兼容問(wèn)題。
各部門(mén)都同意立項(xiàng)，初步的技術(shù)方案將在十天內(nèi)完成，資料部預(yù)計(jì)需要三個(gè)月完成資料我工作，系統(tǒng)集成約需要二十天，該軟件預(yù)定于元旦投放市場(chǎng)。
散會(huì)。
主持人：(簽名)記錄人：(簽名)
秘書(shū)做好會(huì)議記錄的技巧和注意事項(xiàng)
任何一次成功的會(huì)議，都缺少不了秘書(shū)的創(chuàng)造性和服務(wù)性勞動(dòng)。僅圍繞會(huì)議議題，秘書(shū)人員做好會(huì)議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對(duì)秘書(shū)人員做好會(huì)議記錄中的技巧和注意事項(xiàng)作一探討，從一個(gè)側(cè)面來(lái)認(rèn)識(shí)秘書(shū)在會(huì)議中的職責(zé)。
一、會(huì)前記錄準(zhǔn)備
選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具備秘書(shū)工作知識(shí)，掌握基本技能，如果能學(xué)會(huì)速記就更好。同時(shí)也需要實(shí)際訓(xùn)練，提高記錄速度。會(huì)議一般要有相對(duì)固定的記錄人員。專人負(fù)責(zé)，可以熟悉出席人員，了解會(huì)議有關(guān)內(nèi)容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時(shí)指派的人員，會(huì)務(wù)工作負(fù)責(zé)人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時(shí)會(huì)前做些適當(dāng)?shù)妮o導(dǎo)。
記錄人員要準(zhǔn)備好記錄工具。一要準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會(huì)議記錄的紙張。會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍(lán)黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國(guó)家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標(biāo)有“DA”(檔案的拼音字頭)標(biāo)記。二要準(zhǔn)備錄音機(jī)等現(xiàn)代記錄工具作為手工記錄的補(bǔ)充。使用錄音機(jī)時(shí)要備有足夠的磁帶，重要的會(huì)議要有錄音，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)“有據(jù)可依”，定期召開(kāi)的會(huì)議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機(jī)，不能凡會(huì)錄音，而當(dāng)場(chǎng)不手工記錄，指望會(huì)議結(jié)束后根據(jù)錄音來(lái)整理。其實(shí)會(huì)后根據(jù)錄音整理，往往要花費(fèi)會(huì)上好幾倍的時(shí)間，記錄速度慢，不易把握重點(diǎn)。要提倡會(huì)后將書(shū)面會(huì)議記錄對(duì)照錄音校對(duì)，保證記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來(lái)記錄會(huì)議信息。
記錄人員在開(kāi)會(huì)前要提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，并落實(shí)好用作會(huì)議記錄的位置。安排記錄席位時(shí)要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴(kuò)音設(shè)備旁，便于準(zhǔn)確清晰地聆聽(tīng)他們講話內(nèi)容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會(huì)人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會(huì)間記錄服務(wù)
會(huì)議記錄是會(huì)議內(nèi)容和過(guò)程的真實(shí)憑證。一份完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚的會(huì)議記錄可以作為今后回顧已討論過(guò)的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程、會(huì)議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見(jiàn)，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡(jiǎn)潔地記載會(huì)議進(jìn)程，不要與詳細(xì)報(bào)告或載錄混淆起來(lái)。記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確真實(shí)，不要含糊，更不能有任何內(nèi)容錯(cuò)誤。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。
會(huì)議記錄一般使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的記錄本，應(yīng)該記錄的內(nèi)容大體有：會(huì)議名稱，包括會(huì)議的全稱及屆次;時(shí)間，會(huì)議起止的具體時(shí)間;會(huì)議地點(diǎn);到會(huì)人，包括出席人、列席人、主持人;缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因;記錄人;會(huì)議議題;討論經(jīng)過(guò);議決事項(xiàng)等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會(huì)后整理的方式。從記錄的詳細(xì)程度來(lái)看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會(huì)議需要詳細(xì)記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會(huì)議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會(huì)議主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種方法要舍棄一些內(nèi)容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時(shí)需要結(jié)合起來(lái)運(yùn)用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項(xiàng)也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時(shí)不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書(shū)寫(xiě)運(yùn)筆要快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō)，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題，結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄。就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，可以不記論證過(guò)程。就記一句話來(lái)說(shuō)，要記這句話的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱，省略詞語(yǔ)和句中的附加成分。四“代”，較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復(fù)雜的寫(xiě)法。如用姓代替全名，筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字，數(shù)字和國(guó)際通用符號(hào)代替文字，漢語(yǔ)拼音代替生詞難字，外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯等。
三、會(huì)后整理完善
會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的來(lái)源是會(huì)議記錄。因此，會(huì)后及時(shí)整理好會(huì)議記錄很重要。由于現(xiàn)場(chǎng)記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個(gè)人都有一套適合自己的現(xiàn)場(chǎng)記錄法，有些常用術(shù)語(yǔ)，當(dāng)場(chǎng)記錄時(shí)往往簡(jiǎn)化了，不及時(shí)整理，隔時(shí)一久，有些問(wèn)題就搞不清楚了。整理時(shí)，一方面要把簡(jiǎn)化的語(yǔ)句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個(gè)”、“那個(gè)”等口頭禪去掉，盡可能做到語(yǔ)言文字規(guī)范化，當(dāng)然不能變動(dòng)原意。對(duì)于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要及時(shí)請(qǐng)教發(fā)言人進(jìn)行完善，或者對(duì)照錄音進(jìn)行補(bǔ)充完整。
整理好的`會(huì)議記錄，一般都應(yīng)存檔。有些會(huì)議記錄對(duì)會(huì)后的工作至關(guān)重要，對(duì)于這類會(huì)議應(yīng)該迅速建立專門(mén)的檔案，除會(huì)議記錄外，與會(huì)者的名單、聯(lián)系地址、會(huì)議的組織情況、下一步編印的會(huì)議紀(jì)要和其它有關(guān)資料也應(yīng)視情況一并存檔。將會(huì)議資料歸檔，不僅便于查找，而且對(duì)組織下一次類似會(huì)議也有參考價(jià)值。
四、傾聽(tīng)的注意事項(xiàng)
傾聽(tīng)是記錄人員從會(huì)議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會(huì)議主要任務(wù)。當(dāng)會(huì)議的忠實(shí)聽(tīng)眾，應(yīng)該是記錄人員扮好會(huì)議角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”，無(wú)論遇到自己感不感興趣的話題，或者發(fā)言者對(duì)不對(duì)自己的口味，記錄人員都必須調(diào)整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽(tīng)。傾聽(tīng)?wèi)?yīng)該是用心聽(tīng)講，專心聽(tīng)取每位與會(huì)者的講話發(fā)言，領(lǐng)會(huì)講話內(nèi)容，思考發(fā)言的內(nèi)涵，要聽(tīng)出弦外之音。
2.聚精會(huì)神。記錄人員傾聽(tīng)時(shí)要神情專注。專心聽(tīng)取會(huì)議發(fā)言，是對(duì)發(fā)言者的尊重，也是會(huì)議的基本紀(jì)律。會(huì)場(chǎng)上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無(wú)人，只能是自掉身價(jià)，損壞了秘書(shū)人員良好的形象。
3.苦練坐功。學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，要學(xué)會(huì)端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會(huì)議過(guò)程中盡可能自始自終正襟危坐。同時(shí)還要坐得住，不能輕易離席，進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，這樣會(huì)中斷記錄內(nèi)容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4.排除干擾。記錄人員的手機(jī)一般不要關(guān)閉，可將通訊設(shè)備設(shè)在靜音振動(dòng)狀態(tài)，以備撥打接聽(tīng)與會(huì)議有關(guān)電話，無(wú)關(guān)電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設(shè)法婉拒，告知自己在專司記錄，無(wú)暇交流。
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【溫馨提示】關(guān)于會(huì)議議題技能訓(xùn)練，會(huì)議議題技能訓(xùn)練心得體會(huì)的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。