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商務(wù)接待重要客戶的禮儀流程
接待客人時(shí)，管理部們要擬定重要客戶的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障，并做好后續(xù)重要信息的傳遞及存檔工作。下面我給大家分享了接待重要客戶的禮儀流程，希望能幫到大家!
一、計(jì)劃與準(zhǔn)備
1、綜合管理部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門接待聯(lián)系單時(shí)，應(yīng)充分與申請(qǐng)部門溝通，詳細(xì)了解客戶的基本情況：客戶職務(wù)、來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù)、逗留日期、目的和接待要求等。在此基礎(chǔ)上擬定相關(guān)接待計(jì)劃，編制日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。
2、綜合管理部根據(jù)擬定計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。
3、綜合管理部根據(jù)客戶情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請(qǐng)客戶的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn);需住宿的應(yīng)提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好客戶下榻酒店。
4、綜合管理部根據(jù)情況計(jì)劃安排客戶用餐酒店、游覽路線、購(gòu)物商場(chǎng)、娛樂(lè)項(xiàng)目。
5、因會(huì)議需要綜合管理部需準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并安排現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像等。
6、綜合管理部根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，接送人員負(fù)責(zé)協(xié)作綜合管理部接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。
7、如有需要綜合管理部應(yīng)根據(jù)情況提前為客戶購(gòu)買車票及機(jī)票。
二、接待標(biāo)準(zhǔn)
一級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)：
陪同人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部部長(zhǎng)
1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部部長(zhǎng)在機(jī)場(chǎng)、車站、公司門口迎接，注意把握迎候時(shí)間，提前等候于迎接地點(diǎn)，接待人員引見(jiàn)介紹主賓時(shí)，要注意順序(遵守介紹時(shí)的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹主人，后介紹客人;先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者;先介紹男士、后介紹女士;先介紹晚輩、后介紹長(zhǎng)輩;先介紹個(gè)人，后介紹集體。在接待外國(guó)來(lái)訪者時(shí)，若賓主雙方皆不止一個(gè)，則為其雙方進(jìn)行介紹時(shí)，要先介紹主人一方，后介紹客戶一方。不過(guò)在介紹各方人士時(shí)，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來(lái)訪時(shí)主人先伸手表示歡迎。告辭時(shí)，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對(duì)方的手為限度，初次見(jiàn)面時(shí)，時(shí)間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時(shí)就把身份、地位低的一方介紹給相對(duì)而言身份、地位較為尊貴的一方。)
2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部部長(zhǎng)陪同，由綜合管理部部長(zhǎng)沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。
3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡(jiǎn)介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。可根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。
4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：
5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：
6、綜合管理部根據(jù)情況、客戶意愿和興趣提前計(jì)劃參觀游覽路線。
7、綜合管理部根據(jù)情況購(gòu)買禮節(jié)性禮品。
二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：
陪同人員：副總經(jīng)理、綜合管理部部長(zhǎng)、相關(guān)部門經(jīng)理
1、迎接：由綜合管理部人員到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)客戶。
2、參觀：副總經(jīng)理、綜合管理部部長(zhǎng)、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由綜合管理部部長(zhǎng)沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。
3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡(jiǎn)介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。
4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：
5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：
6、綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買禮節(jié)性禮品。
三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：
陪同人員：相關(guān)對(duì)口的部門經(jīng)理及人員
1、參觀：相關(guān)對(duì)口的`部門經(jīng)理及人員陪同，由相關(guān)人員沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。
2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡(jiǎn)介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。
3、用餐標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：
三、接待禮儀：
1、儀表：面容清潔，衣著得體。
2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。
3、言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和、禮貌文雅。
4、態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。
5、迎接客戶時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場(chǎng)，接待人員引見(jiàn)介紹主賓時(shí)，要注意順序。
6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。
7、過(guò)走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)”。
8、進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。
9、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。
10、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開(kāi)。
四、保密事項(xiàng)
接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。
五、重要信息反饋
接待人員應(yīng)及時(shí)記錄重要來(lái)訪客戶信息，并將與來(lái)訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信息傳遞有關(guān)部門負(fù)責(zé)人并由綜合管理部存檔。
六、商務(wù)接待中的座次安排(圖)
(一)關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排
1、主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。
2、主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置;領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)
依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。
3、幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對(duì)一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對(duì)一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對(duì)邀請(qǐng)的上級(jí)單位或兄弟單位的客戶，也不一定非得按職務(wù)高低來(lái)排，通常掌握的原則是：上級(jí)單位或同級(jí)單位的客戶，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺(tái)適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對(duì)客人的尊重，又使主客都感到較為得體。
4、對(duì)上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開(kāi)會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)。
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接待禮儀流程一：接待前充分準(zhǔn)備
1、了解客戶基本情況
商務(wù)接待第一步首先是了解客戶的基本情況，包括客戶的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、職務(wù)、級(jí)別及所到訪的具體人數(shù)；還有一些細(xì)節(jié)問(wèn)題比如：到訪的具體日期、時(shí)間、地點(diǎn)等。
2、確定迎送規(guī)格
根據(jù)客戶的具體情況確定具體的接待規(guī)格。
3、布置接待環(huán)節(jié)
在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的范圍內(nèi)，安排接待工作用車、客戶用車、客戶餐飲住宿等。
4、商務(wù)接待人員選擇
挑選好接待人員，根據(jù)接待人員工作的能力具體安排到接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)中。
商務(wù)接待禮儀流程二：接待中服務(wù)工作
商務(wù)接待服務(wù)工作是商務(wù)接待過(guò)程的中心環(huán)節(jié)，是直接面對(duì)面的服務(wù)接待過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，要按照接待方案的要求組織實(shí)施，認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍，完成每一個(gè)接待服務(wù)事項(xiàng)。同時(shí)，要根據(jù)隨時(shí)變化的情況，適時(shí)的修正原方案，組織實(shí)施。
商務(wù)接待服務(wù)要求接待人員特別是負(fù)責(zé)人，要掌握全局，善于協(xié)調(diào)和溝通；要求真務(wù)實(shí)，善于隨機(jī)應(yīng)變；要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任務(wù)。
1、客戶迎接和食宿安排
提前到達(dá)指定的地點(diǎn)迎接客戶，如果領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門去機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭迎接客戶，要確定并事前通報(bào)集合時(shí)間、地點(diǎn)、乘車安排和出發(fā)時(shí)間。幫助客戶與機(jī)場(chǎng)或車站聯(lián)系簽票、領(lǐng)取行李。按照接待方針和接待方案，到達(dá)下榻或就餐的賓館招待所，實(shí)施迎賓接待禮儀。客戶到住地后，安排人員分送行李，并將《接待手冊(cè)》（內(nèi)容包括住房安排，活動(dòng)日程及乘車安排，就餐時(shí)間、地點(diǎn)以及有關(guān)注意事項(xiàng)等）發(fā)給客戶。
2、宴請(qǐng)
陪餐領(lǐng)導(dǎo)先到達(dá)宴會(huì)地點(diǎn)；掌握宴請(qǐng)的人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、標(biāo)準(zhǔn)，并提前通知賓館；精心編制宴會(huì)菜單，做好宴會(huì)設(shè)計(jì)；擺放席位卡，并核對(duì)確認(rèn)。接待人員提前一小時(shí)到宴會(huì)廳，督促檢查有關(guān)服務(wù)；嚴(yán)格按擬定宴會(huì)菜單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領(lǐng)導(dǎo)意圖辦理，準(zhǔn)確把握上菜節(jié)奏，不宜過(guò)快或過(guò)慢；接待人員人員主動(dòng)引導(dǎo)客戶入席、離席。
3、商務(wù)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談安排
明確商務(wù)工作會(huì)見(jiàn)的基本情況，會(huì)見(jiàn)（談）人的`姓名、職務(wù)、人數(shù)、會(huì)見(jiàn)（談）目的、會(huì)見(jiàn)（談）什么人，以及會(huì)見(jiàn)（談）的性質(zhì)。
有關(guān)人員和部門應(yīng)做好以下準(zhǔn)備：
提前通知我方有關(guān)部門和人員做好會(huì)見(jiàn)（談）準(zhǔn)備；確定會(huì)見(jiàn)（談）時(shí)間，安排好會(huì)見(jiàn)（談）場(chǎng)地、座位；確定記錄員，如需翻譯、攝影、新聞報(bào)道，要事先確定翻譯員、攝影師并通知采訪記者；商務(wù)接待人員先在門口迎接客戶，客戶進(jìn)入會(huì)議室后，我方人員應(yīng)立即起身表示歡迎；如果需要會(huì)談雙方合影，安排在賓主握手后，合影再入座。
4、商務(wù)參觀考察安排
參觀考察的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作必須提前做好，包括出行的物資、車輛；提前筒子安排領(lǐng)導(dǎo)和隨行陪同人員；賓客在外的相關(guān)服務(wù)工作和聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)；協(xié)助接待地做好接待過(guò)程中的有關(guān)突發(fā)情況的現(xiàn)場(chǎng)處理；旅行途中適時(shí)向客戶介紹沿途的一些基本情況。
5、商務(wù)休閑娛樂(lè)
征求客戶意見(jiàn)根據(jù)客戶的喜愛(ài)和習(xí)慣安排活動(dòng)項(xiàng)目。安排活動(dòng)場(chǎng)地、確定活動(dòng)時(shí)間。安排電影、健身、體育等娛樂(lè)活動(dòng)，舉辦文藝晚會(huì)，接待之前應(yīng)做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。根據(jù)客戶興趣靈活掌握活動(dòng)時(shí)間長(zhǎng)度。
商務(wù)接待禮儀流程三：接待后期工作
商務(wù)接待后期工作主要指接待工作結(jié)束后的歡送工作和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。
1、歡送來(lái)訪客戶
歡送是整個(gè)接待過(guò)程最后服務(wù)，要認(rèn)真對(duì)待，給客戶留下難忘的美好印象。
核實(shí)客戶離去所乘航班或車次抵達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)有無(wú)變化，以及飛機(jī)（火車）停靠的情況。按照接待方針和接待方案，設(shè)計(jì)和實(shí)施歡送禮儀。為了表示隆重，參加接待服務(wù)的人員在客戶住地列隊(duì)歡送。送人員目送客戶所乘飛機(jī)、火車啟動(dòng)后再返回。
2、掃尾工作
主要包括清理房間、接待費(fèi)用結(jié)算和資料匯總歸檔等。
3、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)
每次接待任務(wù)完成后，要及時(shí)、認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)?？隙ǔ煽?jī)，找出差距，對(duì)有突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰。通過(guò)進(jìn)行總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，深化對(duì)接待工作規(guī)律的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)接待工作水平不斷提高。
辦公室接待方案及流程
辦公室接待方案及流程。在職場(chǎng)上，接待一名重要客戶的時(shí)候就需要做一份辦公室接待方案及流程，這樣才能讓客戶心情愉悅，下面的談話就會(huì)比較順暢。接下來(lái)就由我?guī)Т蠹伊私廪k公室接待方案及流程的相關(guān)內(nèi)容。
辦公室接待方案及流程1客戶接待是我們從事商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動(dòng)既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力，更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開(kāi)，同時(shí)，還能促使新合作項(xiàng)目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務(wù)周到的客戶接待活動(dòng)對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)的銷售工作推進(jìn)起著舉足輕重的作用。
一、客戶來(lái)訪的一般目的:
在我們業(yè)務(wù)人員和客戶進(jìn)行郵件溝通的過(guò)程中，客戶很可能提到要來(lái)公司訪問(wèn)，同時(shí)，我司業(yè)務(wù)人員也會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候邀請(qǐng)客戶來(lái)我司考察訪問(wèn)，以加深雙方的溝通和了解，促進(jìn)雙方合作的進(jìn)行。那么，我們首先要了解清楚客戶來(lái)訪的目的，通常不外乎以下幾種：
1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況，同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過(guò)網(wǎng)站、展會(huì)、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向，但對(duì)于我司企業(yè)實(shí)體了解不深，因此，實(shí)地考察訪問(wèn)無(wú)疑是一種最為直接有效的了解方式。
2、進(jìn)行項(xiàng)目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有過(guò)幾次溝通，而且在相關(guān)展會(huì)上已經(jīng)看到過(guò)我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來(lái)訪者往往是帶著訂單、帶著項(xiàng)目，是有備而來(lái)的。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作，包括相關(guān)技術(shù)問(wèn)題、價(jià)格問(wèn)題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時(shí)不僅要有專業(yè)技術(shù)人員陪同，公司領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)適時(shí)參加接待和談判。
3、驗(yàn)貨為主，順便了解公司發(fā)展情況。這樣的客戶通常已經(jīng)和我們公司開(kāi)始有了訂單的合作基礎(chǔ)。來(lái)訪的主要目的是對(duì)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。同時(shí)，手中有一定的新項(xiàng)目，如果談的愉快，新項(xiàng)目生成的可能性極大。這類客戶往往會(huì)被我們的業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視，因?yàn)榭蛻舸饲耙呀?jīng)來(lái)訪過(guò)，而且大家合作正常進(jìn)行，但我們往往會(huì)忽略客戶新項(xiàng)目的生成。
4、投訴為主，順便對(duì)我們公司進(jìn)行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴;怕，是因?yàn)槲覀兇饲坝袑?duì)不住客戶的地方，擔(dān)心談不好會(huì)傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。
5、雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶來(lái)訪往往是順道而過(guò)，來(lái)之前或許也沒(méi)有預(yù)約。這樣的客戶和咱的關(guān)系已經(jīng)很鐵了。來(lái)一下只是加強(qiáng)溝通，順帶看看正在合作的訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況。
二、客戶來(lái)訪之前的準(zhǔn)備工作
一旦確認(rèn)客戶來(lái)訪，我們的業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對(duì)客戶來(lái)訪目的，我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度，針對(duì)性地做好安排：
1、了解客戶
對(duì)于老客戶來(lái)訪，我們不需要對(duì)客戶進(jìn)行深層次的了解。但對(duì)于新客戶來(lái)訪，我們必須慎重，必須詳細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來(lái)訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實(shí)體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè)，我們必須謹(jǐn)慎對(duì)待客戶來(lái)訪。因此，客戶調(diào)查是非常重要的，業(yè)務(wù)人員必須通過(guò)網(wǎng)站查詢、客戶溝通等方式認(rèn)真填寫。
2、邀請(qǐng)函及相關(guān)來(lái)訪入境手續(xù)
在客戶確定來(lái)訪后，業(yè)務(wù)人員必須和客戶詳細(xì)溝通，了解客戶是否需要我司制作來(lái)訪邀請(qǐng)函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國(guó)家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如：我國(guó)政府部門需要審核對(duì)方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶確定來(lái)訪前協(xié)助辦理，以便客戶順利入境。
3、客戶的行程安排
在確認(rèn)客戶來(lái)訪后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶此次來(lái)訪的行程安排，客戶通常情況下不會(huì)只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國(guó)。一般是同時(shí)考察幾個(gè)供應(yīng)商，或者是展會(huì)結(jié)束來(lái)訪，因此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該事先和客戶溝通確認(rèn)好。如果客戶在考察過(guò)我們后還要到其他中國(guó)供應(yīng)商考察，應(yīng)該幫助客戶做好相關(guān)聯(lián)系和對(duì)接工作。
4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認(rèn)
客戶確認(rèn)來(lái)訪并已經(jīng)辦好VISA卡后，通常會(huì)告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息，這時(shí)，我們的.業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系客戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過(guò)香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京，這樣一來(lái)可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間，二來(lái)可以為我司節(jié)省一定的用車費(fèi)用。
航班信息確認(rèn)完畢后，要同時(shí)詢問(wèn)客戶是否需要我司代為預(yù)定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費(fèi)用通常由客人自行支付，但我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)并協(xié)助客戶預(yù)定酒店。
客戶來(lái)訪之前，業(yè)務(wù)人員必須根據(jù)來(lái)訪客戶數(shù)量提前兩天填寫用車申請(qǐng)單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。
5、參與接待人員對(duì)接
根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶此次來(lái)訪需要洽談的主要內(nèi)容，為此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。同時(shí)，應(yīng)提前將客戶來(lái)訪信息匯報(bào)給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準(zhǔn)確把握客戶意圖，保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對(duì)相關(guān)可能出現(xiàn)的問(wèn)題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來(lái)訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與談判的人員。如需要董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)參加，必須提前2天書面告知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)是否可以參加。
6、資料準(zhǔn)備
客戶來(lái)訪前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶溝通過(guò)的相關(guān)資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開(kāi)設(shè)情況等等。以及與該客戶往來(lái)的重要傳真、EMAIL、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說(shuō)明等應(yīng)事先與研究院或技術(shù)部門相關(guān)人員聯(lián)系以確保無(wú)誤。并就這些信息和部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總進(jìn)行事先溝通，以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。更重要的是，在談判前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)擬洽談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解，以便談判現(xiàn)場(chǎng)能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶的有關(guān)提問(wèn)。
7、會(huì)談必備用品準(zhǔn)備
客戶來(lái)訪的前一天，業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來(lái)訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時(shí)間，多媒體教室使用時(shí)間，會(huì)議室使用時(shí)間，是否需要國(guó)旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。行政部必須在客戶進(jìn)入會(huì)議室前10分鐘必須把會(huì)議室空調(diào)打開(kāi)，并將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。
8、備用金準(zhǔn)備
為保證客戶來(lái)訪期間的資金使用充足，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)來(lái)訪客戶數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財(cái)務(wù)部預(yù)借部分備用金，以便招待客戶途中簡(jiǎn)餐或其它特殊用款。
9、就餐準(zhǔn)備
客戶來(lái)訪之前應(yīng)根據(jù)客戶在我司考察的時(shí)間情況合理安排就餐，如果客戶當(dāng)日返回，中午應(yīng)該宴請(qǐng)客戶，并有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶次日或隔日離開(kāi)，午餐應(yīng)從簡(jiǎn)，由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應(yīng)有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請(qǐng)客戶，宴請(qǐng)酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。
三、會(huì)談流程
客戶來(lái)訪的整個(gè)會(huì)談進(jìn)程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項(xiàng)目合作討論等部分，這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行，但需要注意以下幾點(diǎn)：
1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務(wù)員(該客戶對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，同時(shí)也是會(huì)議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹，然后按照職級(jí)依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。
2、人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說(shuō)明整個(gè)會(huì)談的主題。在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助，以便我司相關(guān)人員能夠理解。
3、對(duì)于公司介紹，如果沒(méi)有錄像資料介紹，由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT資料向客戶演示并講解;講解過(guò)程中要認(rèn)真聽(tīng)取客戶隨時(shí)提出的疑問(wèn)并給予正確解答。沒(méi)有把握的應(yīng)請(qǐng)相關(guān)在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。
4、新來(lái)訪客戶通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會(huì)介紹該公司的相關(guān)情況，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好對(duì)應(yīng)翻譯工作。
5、項(xiàng)目洽談，可以在會(huì)議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目洽談過(guò)程中，應(yīng)建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避，以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項(xiàng)目洽談在展廳有過(guò)討論，最終的項(xiàng)目確認(rèn)仍必須在會(huì)議室進(jìn)行。
6、會(huì)談全部進(jìn)程之中，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會(huì)議洽談全部?jī)?nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作，會(huì)談結(jié)束后，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會(huì)談紀(jì)要，并請(qǐng)客戶和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn)，雙方簽字各保留一份正本。會(huì)談紀(jì)要的英文模板如下：
7、客戶接待的全過(guò)程中間，次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作，同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)圖片的拍攝及錄像工作。
四、會(huì)談后續(xù)工作
1、會(huì)談結(jié)束后，次接待人員應(yīng)清理好會(huì)議室并將相關(guān)資料設(shè)備交還給相關(guān)部門。
2、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)陪同客戶共進(jìn)午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應(yīng)以簡(jiǎn)單的工作餐招待。和客戶共進(jìn)晚餐的情況下，應(yīng)有相應(yīng)部門經(jīng)理或副總參與，重要客戶應(yīng)事先邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)帶參與。并在晚餐前贈(zèng)送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開(kāi)，午餐應(yīng)視為正餐，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)招待。
3、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導(dǎo)致客戶久等或不能正常用車。并及時(shí)安排將客戶送至相應(yīng)的火車站或機(jī)場(chǎng)。
五、訪問(wèn)后期工作
1、客戶訪問(wèn)結(jié)束的第二天，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將雙方確認(rèn)的會(huì)談紀(jì)要翻譯成中文，并于當(dāng)日和相關(guān)生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)部門就相關(guān)技術(shù)問(wèn)題、交貨期等信息進(jìn)行確認(rèn)，需要下達(dá)生產(chǎn)、改進(jìn)、開(kāi)模、研發(fā)等任務(wù)通知的應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)完畢。
2、客戶訪問(wèn)結(jié)束后的第二天，應(yīng)立即整理出1份內(nèi)容詳細(xì)并包含會(huì)談紀(jì)要附件的答謝信給客戶，并抄送客戶方所有來(lái)訪人員及我司參與接待的外貿(mào)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將我司技術(shù)人員提供的有關(guān)改進(jìn)、開(kāi)模、研發(fā)等的信息告知客戶，以便客戶及時(shí)掌握和了解我司的反饋信息，同時(shí)明確洽談中未決事宜的完成時(shí)間表及重要事項(xiàng)。郵件中可以將客戶來(lái)訪時(shí)的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶。注意：為防止郵件過(guò)大堵塞客戶郵箱，所有照片應(yīng)復(fù)制到WORD并壓縮后以文檔形式發(fā)出，應(yīng)確保整個(gè)郵件容量不超過(guò)1MB。
六、注意事項(xiàng)
1、客戶接待從最初的聯(lián)系準(zhǔn)備到接待結(jié)束到后續(xù)工作推進(jìn)整個(gè)過(guò)程中，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)完成各相關(guān)表格的填寫，并于后續(xù)工作正式推進(jìn)的第二天提交給外貿(mào)部副總備案留存。
2、有關(guān)客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業(yè)務(wù)談判禮儀要求等知識(shí)各位在學(xué)校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細(xì)講解。不清楚的可以上網(wǎng)查詢。如有必要，我們將在以后的培訓(xùn)中專門講解。
辦公室接待方案及流程2辦公室接待工作程序
一、目的
為保證公司的各項(xiàng)接待工作能夠保質(zhì)保量的有序進(jìn)行，體現(xiàn)公司企業(yè)文化的水平，特對(duì)公司的有關(guān)接待工作做以下規(guī)定：
二、流程
1)任務(wù)確認(rèn)：在接到相關(guān)接待任務(wù)的通知后，應(yīng)仔細(xì)了解接待的規(guī)模、規(guī)格、時(shí)間、具體要求等細(xì)節(jié)問(wèn)題，并對(duì)一些基本要素進(jìn)行確認(rèn)。
2)方案制定：在最短時(shí)間內(nèi)根據(jù)接待的具體內(nèi)容做出相應(yīng)的接待方案，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)做相應(yīng)修改，對(duì)于一些可能存在變數(shù)的地方需要做部分預(yù)案以備用。
3)提前準(zhǔn)備：接待方案經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如航班查詢、制作接機(jī)牌、酒店房間預(yù)定、餐廳預(yù)定、車輛安排、會(huì)場(chǎng)安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購(gòu)買、接待日程、任務(wù)與人員安排等等。
4)接待執(zhí)行：嚴(yán)格按照方案內(nèi)容執(zhí)行，遇有臨時(shí)性改變或發(fā)生意外情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。工作人員應(yīng)做到儀表端正、和藹大方、語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、親切、服務(wù)細(xì)致、周到、盡善盡美。
5)小結(jié)：每次接待任務(wù)完成后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做出小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)不足，為今后更好的完成接待任務(wù)積累經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)人員。
三、質(zhì)量控制
領(lǐng)導(dǎo)和具體接待負(fù)責(zé)同志應(yīng)加強(qiáng)對(duì)整個(gè)接待工作質(zhì)量的監(jiān)控，及時(shí)指出不足的地方，保證接待任務(wù)的順利完成。
四、其它
所有參加接待工作的人員應(yīng)根據(jù)各自的分工做好相應(yīng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括車輛保修養(yǎng)、原有安排等等，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自改變各自所承擔(dān)的任務(wù)。
前期準(zhǔn)備
一、接機(jī)
1、查詢、落實(shí)來(lái)賓所乘飛機(jī)航班、火車班次到達(dá)時(shí)間; 2、對(duì)陌生來(lái)賓制作接機(jī)、接站牌; 3、提前一個(gè)小時(shí)通知接機(jī)、接站領(lǐng)導(dǎo)和接機(jī)、接站車輛司機(jī); 4、提前 10-20分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)或火車站。
二、入住賓館
1、確定來(lái)賓到達(dá)時(shí)間、人員情況后，第一時(shí)間預(yù)訂賓館房間。原則上副廳級(jí)以上和學(xué)院重要貴賓預(yù)訂套間，其余均預(yù)定標(biāo)間; 2、重要來(lái)賓入住前一個(gè)小時(shí)，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮花; 3、每天早餐安排院領(lǐng)導(dǎo)陪同; 4、離酒店當(dāng)日，辦公室負(fù)責(zé)接待工作人員及時(shí)辦好結(jié)帳手續(xù)。
三、就餐
1、確定就餐時(shí)間、人員、規(guī)格后，第一時(shí)間預(yù)訂餐廳包廂; 2、就餐前四個(gè)小時(shí)，通知到來(lái)賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)和工作人員; 3、重要就餐一個(gè)小時(shí)前制作好就餐人員席卡，就餐前一個(gè)小時(shí)點(diǎn)菜，堅(jiān)持節(jié)約原則。內(nèi)地來(lái)賓不上海鮮，安排地產(chǎn)魚。 4、就餐前半個(gè)小時(shí)，煙、酒水到位。 5、落實(shí)車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位(重要就餐安排照相人員); 6、辦公室負(fù)責(zé)接待人員就餐結(jié)束前十分鐘結(jié)帳，并通知司機(jī)送客; 7、辦公室負(fù)責(zé)接待人員打包。
四、旅游
1、提前兩天制定方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn);并送來(lái)賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)接待工作人員和司機(jī); 2、長(zhǎng)途旅游，提前兩個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好所需費(fèi)用，車上飲用水、酒水、水果、雨傘、相機(jī)等; 3、提前 2-4個(gè)小時(shí)安排旅游點(diǎn)入住酒店和就餐飯店。
五、送機(jī)，送站
1、離阿一天前為來(lái)賓購(gòu)買好機(jī)票，并交來(lái)賓審驗(yàn); 2、提前兩個(gè)小時(shí)購(gòu)買好禮品; 3、送機(jī)、送站兩個(gè)小時(shí)前，通知送機(jī)、送站領(lǐng)導(dǎo)和工作人員、司機(jī); 4、提前半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)場(chǎng)或火車站; 5、工作人員辦理相關(guān)打包、托運(yùn)手續(xù)，并收回來(lái)賓電子客票(若機(jī)票由學(xué)院承擔(dān))。
六、收尾工作
1、及時(shí)核報(bào)差旅費(fèi); 2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應(yīng)及時(shí)收回，并交辦公室統(tǒng)一保管; 3、完成來(lái)賓臨行前交辦的其它事宜。
【溫馨提示】關(guān)于商務(wù)會(huì)議接待流程，商務(wù)會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。