電話:15753252007
本文目錄
學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程包括哪些環(huán)節(jié)?
學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作是一個(gè)復(fù)雜而繁瑣的過(guò)程，需要細(xì)心、耐心和高度的責(zé)任心。在具體工作中，還需要根據(jù)不同的學(xué)術(shù)會(huì)議和組織有所不同，靈活應(yīng)對(duì)各種變化和突發(fā)情況。學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)務(wù)流程通常包括以下幾個(gè)主要環(huán)節(jié)：
1、策劃階段：
在此階段，組織者確定會(huì)議的主題、目標(biāo)和規(guī)模。他們選擇合適的日期、地點(diǎn)，并開始制定會(huì)議議程和日程安排。
2、召集參會(huì)人員：
組織者需要邀請(qǐng)主講人、演講者和其他參會(huì)人員。他們可以通過(guò)郵件、電話或在線平臺(tái)發(fā)送邀請(qǐng)函，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知并確認(rèn)出席。
3、注冊(cè)和支付：
參會(huì)者在決定出席會(huì)議后，需要完成注冊(cè)程序。這通常包括填寫個(gè)人信息、選擇參與的會(huì)議活動(dòng)，并支付相應(yīng)的注冊(cè)費(fèi)用。
4、論文提交和評(píng)審：
如果會(huì)議接受論文投稿，組織者將設(shè)立投稿截止日期，并安排匿名評(píng)審過(guò)程。評(píng)審專家對(duì)投稿進(jìn)行評(píng)估，并提供反饋意見和審稿結(jié)果。
5、確定日程安排：
根據(jù)接受的論文和邀請(qǐng)的主講人，組織者將制定詳細(xì)的日程安排。這樣參會(huì)人員就可以事先了解每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間和地點(diǎn)。
6、會(huì)議準(zhǔn)備：
組織者需要準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)地、音頻設(shè)備、投影儀、展示材料等必要設(shè)備。他們還需要與場(chǎng)地管理方協(xié)商餐飲安排、住宿預(yù)訂和交通接送等細(xì)節(jié)。
7、會(huì)議進(jìn)行：
在會(huì)議當(dāng)天，組織者負(fù)責(zé)簽到過(guò)程、分發(fā)參會(huì)證件并提供會(huì)議資料。他們還需要確保各項(xiàng)活動(dòng)按時(shí)開始并且順利進(jìn)行，包括演講、討論、研討會(huì)、展覽等。
8、會(huì)后事務(wù)：
會(huì)議結(jié)束后，組織者可能需要整理參會(huì)者的反饋意見和評(píng)估結(jié)果。他們還可以考慮將會(huì)議論文集或摘要集出版，并為參會(huì)者頒發(fā)證書或獎(jiǎng)項(xiàng)。
會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。
會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。
第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。
第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問(wèn)題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬(wàn)人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。
會(huì)前準(zhǔn)備：
會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷方案和預(yù)算制定。
會(huì)議策劃：
（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來(lái)以備后期參考。
（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請(qǐng)誰(shuí)？實(shí)際有多少人出席？
有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會(huì)議在哪里舉行。
會(huì)議的明確的目標(biāo)。
會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。
2.會(huì)議選址：
（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。
會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂(lè)區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會(huì)。
（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇
會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會(huì)議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營(yíng)銷方案等
市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
請(qǐng)點(diǎn)擊輸入圖片描述
（4）預(yù)算制定
控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無(wú)論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會(huì)議實(shí)施
實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。
會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評(píng)估
會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
籌備大型會(huì)議掌握3個(gè)環(huán)節(jié)20個(gè)細(xì)節(jié)。
流程:會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后。
會(huì)前準(zhǔn)備。
1、會(huì)議大項(xiàng):類別、時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議議程:幾個(gè)議題、匯報(bào)人級(jí)別、時(shí)長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)是否發(fā)言，是否涉mi。參會(huì)范圍:開到哪一層，是否需要設(shè)置分會(huì)場(chǎng)、是否需要開設(shè)電視電話會(huì)議、是否需要報(bào)備外來(lái)車輛。
2、會(huì)議通知:要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡(jiǎn)單表述，簡(jiǎn)單問(wèn)題慎重對(duì)待的原則，擬定好交給領(lǐng)導(dǎo)審閱。下發(fā)通知可先發(fā)預(yù)通知，比如綠色軟件工作群告知，正式通知通過(guò)內(nèi)網(wǎng)、郵件下發(fā)。
3、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備:與綜合部門對(duì)接好，會(huì)議室地點(diǎn)、桌牌、會(huì)議資料、通信設(shè)備調(diào)試等。流程:會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后
【會(huì)中服務(wù)】。
1、簽到、未到會(huì)人員電話提醒。
2、茶水服務(wù)。
3、發(fā)放資料、切換會(huì)議大屏內(nèi)容。
4、會(huì)議照片影像資料留存。
【會(huì)后總結(jié)】。
1、會(huì)議文件是否需要收回。
2、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。
3、是否需要新聞報(bào)道。
4、事項(xiàng)督辦。
5、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
值得提醒!!辦會(huì)在體制內(nèi)不能算優(yōu)點(diǎn)，可以當(dāng)"跳板"。不要讓自己滯于辦公"工具人"的角色，但也要至少確保周全、不出錯(cuò)。
辦會(huì)要點(diǎn)大全。
1、確認(rèn)會(huì)議類別、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)范圍、議程。
2、按照具體任務(wù)，劃分職責(zé)，落實(shí)到小組個(gè)人。
3、申請(qǐng)會(huì)議室，對(duì)接桌牌、話筒、茶水等事宜。
4、擬定并發(fā)送預(yù)備會(huì)議通知。
5、制定簽到表。
6、報(bào)備外來(lái)車輛，協(xié)調(diào)停車場(chǎng)。
7、準(zhǔn)備會(huì)議方案。
8、確定會(huì)議是否有保密內(nèi)容，做保密工作。
9、聯(lián)系宣傳報(bào)道部門。
10、撰寫各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、主持詞。
11、打印會(huì)議資料、座位示意圖。
12、跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議準(zhǔn)備情況。
13、會(huì)議前檢查座次、桌牌、話筒、大屏等。
14、張貼座位示意圖。
15、會(huì)場(chǎng)簽到、引導(dǎo)秩序。
16、及時(shí)聯(lián)系未到人員、確認(rèn)宣傳人員是否到位。
17、人員到齊后通知入會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。
18、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議記錄、回收會(huì)議資料。
19、宣傳稿、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)簽字。
20、事項(xiàng)督導(dǎo)檢查、分析復(fù)盤。
【溫馨提示】本次分享的會(huì)議通知流程是哪些環(huán)節(jié)和一個(gè)完整的會(huì)議流程應(yīng)包括哪些步驟的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。