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大型會議簽到流程,大型會議簽到流程及內容

來源:青島會議公司作者:青島會議公司 時間:2024-12-25

本文目錄

  1. 會議的簽到方法有哪些
  2. 會議簽到方式有哪些
  3. 會議簽到的注意事項有哪些

會議的簽到方法有以下幾種:

1.紙質簽到

紙質簽到是最常見的簽到方式之一。會議組織者會提前準備簽到表,參會者到達會場后,在簽到表上填寫個人信息并簽名,或者由工作人員代為簽到。紙質簽到方式簡單便捷,易于操作,適合各種規模的會議。同時,簽到表還可以作為會議記錄的一部分,方便后續查詢和統計。

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2.電子簽到

電子簽到是一種現代化的簽到方式,通常使用移動設備或會議專用設備進行。參會者通過掃描二維碼或輸入個人信息進行簽到。電子簽到的優勢在于操作便捷、快速、環保,同時還能實時顯示簽到數據,方便會議組織者進行管理和統計。

3.名單比對簽到

名單比對簽到通常適用于一些大型會議或活動。會議組織者會提前準備參會人員名單,并在現場設置簽到核對點。參會者到達會場后,工作人員會將其姓名與名單進行比對,確認身份后進行簽到。這種方式雖然較為繁瑣,但適用于人數較多、需要嚴格管理的會議。

4.證卡簽到

證卡簽到是一種較為正式的簽到方式。參會者在參加會議時,需要攜帶證件(如身份證、工作證等)進行登記,然后領取會議出席證或其他形式的證卡。這種方式適用于一些規模較大、需要嚴格核實參會人員身份的會議。證卡簽到可以確保簽到的準確性和安全性。

大型會議簽到流程,大型會議簽到流程及內容

以上即為會議的幾種常見簽到方法,各有特點,可以根據會議的規模、性質和要求選擇適合的簽到方式。

1、人臉識別簽到

對于高端中大型活動,人臉識別簽到是一種隨性中又不失格調的智能會議簽到方式,這類智能簽到方式可以避免參會者排長隊等待,減少疲勞感,同時可以充分調動參會嘉賓的簽到積極性。

鯨會務提供人臉簽到技術和服務,快速入場,一對一身份核,兼顧高效與安全。鯨會務隸屬于騰訊無線大連研發中心,技術成熟、穩定性高,會議全流程物料支持。

主辦方需要在報名環節收集參會者的照片存入數據庫中,現場通過比對參會者的臉部區域和庫中的照片數據,最終確定參會者身份信息。

優勢:速度快、不易被盜用身份、科技感強

場景:適用于各類型會議,尤其是高端中大型活動

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2、二維碼/定位自助簽到

自助簽到在節省主辦方費用的同時,讓參會嘉賓自助簽到,使參會嘉賓擁有更大的自由度與參與感。主辦方可以在現場展示簽到二維碼,參會者入場后自主掃碼簽到或者定位授權簽到即可。

鯨會務提供二維碼/定位自助簽到方式,防止代簽到、外人蹭會。鯨會務后臺實時監控統計簽到數據,實時掌握重要用戶是否已簽到、自動記錄參會人員簽到和簽退時間,了解與會人員的離場情況,從中可以篩選出潛在客戶。參會者簽到成功后,頭像及簽到語將展示在大屏幕中。

(1)二維碼簽到——參會人員自主掃碼完成簽到,適用于開放性活動,解放大量人力資源。

(2)二維碼基于地理位置簽到——參會者掃描二維碼后再根據獲取到的地理位置信息進行簽到,避免代簽情況發生。適合企業或組織跨區域會議或活動簽到。能有效防止代簽到、外人蹭會。

(3)定位簽到——參會者到達現場后,通過移動端進行定位簽到,基于地理位置進行簽到;不在簽到位置范圍內,將會簽到失敗;開啟手機自身的定位功能,并且允許應用獲得手機位置信息同時開啟小程序的位置授權后,才能成功進行定位簽到。可以防止代簽到的現象,可確保參會人員全部到場。

優勢:不需要硬件,節省人力成本,嘉賓自動簽到;支持多次簽到,分段會議便于統計。

場景:適用范圍比較廣,適合應用于各種類型的大中小型會議、活動、論壇等等

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3、RFID閘機簽到

RFID閘機簽到既包含無障礙閘機簽到也包含有障礙閘機簽到。有障礙閘機簽到就像是您平時乘坐地鐵,進出站刷卡的情景是相似的。

無障礙閘機簽到,需要佩戴RFID卡,經過閘機時玻璃門燈光閃爍,屏幕上顯示簽到成功提醒。

有障礙閘機相對于無障礙閘機來說,安全性更高,更適合于高規格、嚴要求的論壇、峰會、展覽會。

優勢:簽到速度快,身份驗證準確

缺點:需要配置閘機,成本相對比較高

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場景:適用于大中型會議、論壇、政府會、展覽會

4、手環簽到

簽到之前,主辦方需提供參會嘉賓數據,或者是使用注冊報名系統收集參會嘉賓信息,然后將帶有參會嘉賓信息的芯片存儲在手環中。

現場,參會嘉賓只需將手環靠近感應設備,即可一秒識別信息進入會場。相比于別的簽到形式,手環簽到更注重于嘉賓的參會體驗感,因此讓嘉賓與感應器有一個互動的過程,在提升簽到速度之余,感受科技的革新。

優勢:簽到速度快,參會人員體驗好

缺點:需要配置感應設備,成本相對比較高

場景:適用大型高級會議、節慶、賽事

1、負責簽到的接待人員應訓練有素,照顧周到。

2、負責簽到的接待人員需提前到崗,讓到會較早的人員不會產生無人過問的尷尬感覺。

3、負責簽到的接待人員熱情主動的迎接與會者,并按禮儀規范將客人引導入場,一般來講,無論陪伴還是引領都應站在領導或來賓的左側。

4、簽到時間、簽到地點、簽到流程和需攜帶物件(如身份證、參會證、二維碼等)需提前通過短信、Email等形式通知參會嘉賓。

5、現場需在會場總入口處沿途做好引導牌,方便來賓準確無誤到達簽到臺。

6、關于空降人員(如嘉賓朋友,臨時想參加活動的)如何處理需事先約定預案。

7、涉及電子簽到的需提前準備好電源、插線板、wifi、筆記本和熟悉軟件操作使用。

8、對于臨時請假嘉賓主辦方需提前預留方案。

9、現場簽到涉及提供個性禮品的需進行身份核驗和精準發放,防止發錯對象和重復發放。

擴展資料:

會議簽到表作用:

1、會議簽到表會方便日后檢查或者審核時可以作為文件出示。也是證明你開過該類型的會議,是一種見證性材料;

2、會議簽到表是會議記錄的一種形式,方便檔案管理。

3、會議簽到表是部分信息的載體,是會議紀要的一個附件

會議簽到表樣本:

1、表頭。

2、會議的名稱、時間、以及地點。這三項可以清楚反映會議的情況,方便以后查詢。

3、參會人員姓名、職務。這是會議簽到表的最重要的內容。

4、其他項。

5、建議更具情況作出調整,比如參會人員姓名之前可以添加序號,這樣比較清楚出席人數。如果需要,還可以添加單位、聯系方式、備注等項,這需要根據自己的需要而自己調整。

參考資料來源:百度百科——會議簽到

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