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會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。
會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。
第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。
第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問(wèn)題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě)與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬(wàn)人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。
會(huì)前準(zhǔn)備：
會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷方案和預(yù)算制定。
會(huì)議策劃：
（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書(shū)面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來(lái)以備后期參考。
（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請(qǐng)誰(shuí)？實(shí)際有多少人出席？
有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會(huì)議在哪里舉行。
會(huì)議的明確的目標(biāo)。
會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開(kāi)幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。
2.會(huì)議選址：
（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。
會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門(mén)設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂(lè)區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門(mén)的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開(kāi)放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開(kāi)會(huì)。
（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇
會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會(huì)議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營(yíng)銷方案等
市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無(wú)論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會(huì)議實(shí)施
實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。
會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評(píng)估
會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開(kāi)表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
會(huì)議接待員的職責(zé)包括：
1.根據(jù)客戶的要求布置會(huì)場(chǎng)，并提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的物品。
2.檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)施和設(shè)備，確保其處于良好且有效的狀態(tài)。
3.提供會(huì)中服務(wù)，保障會(huì)議順利進(jìn)行。
4.負(fù)責(zé)會(huì)后場(chǎng)地的清潔衛(wèi)生，以及設(shè)備和物品的收集與整理。
5.完成上級(jí)分配的其他工作任務(wù)。
工作流程分為主要流程和細(xì)分流程：
主要流程：
-簽到并參加班前會(huì)，了解會(huì)議的具體要求。
-布置會(huì)場(chǎng)，調(diào)整燈光和室溫等。
-提供會(huì)中服務(wù)，包括會(huì)場(chǎng)清理。
細(xì)分流程：
-簽到、參加班前會(huì)、了解會(huì)議要求。
-布置會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備設(shè)備和物品，包括擺放茶杯、香巾籃、煙缸等。
-調(diào)試音響和話筒，確定臺(tái)型并擺放臺(tái)面物品。
-擺放椅子、信箋和筆、指示牌、席位卡、講臺(tái)并掛會(huì)標(biāo)。
-擺放花盆、插旗幟。
-準(zhǔn)備首長(zhǎng)休息室，調(diào)控會(huì)前的開(kāi)水和室溫、燈光。
-會(huì)中服務(wù)，包括站位引領(lǐng)、入位上香巾、斟茶等。
-處理會(huì)中特殊情況，提供會(huì)中休息服務(wù)。
-清理會(huì)場(chǎng)，檢查衛(wèi)生和設(shè)備安全。
操作細(xì)則：
-領(lǐng)取會(huì)議通知單，確保了解會(huì)議的具體要求。
-從預(yù)訂處領(lǐng)取會(huì)議通知單，以便準(zhǔn)確了解會(huì)議安排。
行政接待的工作內(nèi)容
行政接待主要負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的接待工作，包括來(lái)訪者的接待、會(huì)議組織、活動(dòng)協(xié)調(diào)等。以下是詳細(xì)解釋：
1.來(lái)訪者接待
行政接待的主要職責(zé)之一是接待來(lái)訪者，無(wú)論是公司內(nèi)部員工還是外部客戶或合作伙伴。這包括接待登記、引導(dǎo)參觀公司設(shè)施、安排會(huì)議室等。接待人員要確保來(lái)訪者得到及時(shí)、周到的服務(wù)，并為其傳達(dá)相關(guān)信息或指引到相應(yīng)的部門(mén)或人員。
2.會(huì)議組織
行政接待還需要負(fù)責(zé)組織公司的各類會(huì)議，包括公司內(nèi)部的部門(mén)會(huì)議、外部的合作會(huì)議等。這涉及到會(huì)場(chǎng)的預(yù)定、會(huì)議通知的發(fā)布、會(huì)議物資的籌備、參會(huì)人員的接待與協(xié)調(diào)等，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。
3.活動(dòng)協(xié)調(diào)
除了日常的接待和會(huì)議組織，行政接待還可能涉及到公司各類活動(dòng)的協(xié)調(diào)。比如公司年會(huì)、慶典活動(dòng)、團(tuán)建活動(dòng)等，行政接待人員需要協(xié)助活動(dòng)籌備，確保活動(dòng)順利進(jìn)行，為參與人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和體驗(yàn)。
4.傳達(dá)信息與管理事務(wù)
行政接待的工作還包括傳達(dá)公司內(nèi)部信息和管理相關(guān)事務(wù)。例如，接收并處理外部來(lái)信、來(lái)電，將重要信息及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)或人員；管理公司固定資產(chǎn)和日常辦公用品的采購(gòu)與分發(fā)等。
總的來(lái)說(shuō)，行政接待是公司行政事務(wù)中不可或缺的一環(huán)，旨在為公司內(nèi)部員工和外部訪客提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和體驗(yàn)，確保公司的日常運(yùn)營(yíng)和活動(dòng)的順利進(jìn)行。
【溫馨提示】本次分享的會(huì)議接待是做什么的和會(huì)議接待是干啥的的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。