本文目錄

1. 如何做好會務保障工作
2. 年終會議活動策劃方案
3. 會議接待方案范本

做好會務工作的幾點體會

細節決定成敗，規范體現水平。近年來，我們在會務服務工作中，著力探索會務服務量化、細化辦法，規范會務工作流程，力求使會務工作規范化、標準化，進而不斷提高會務組織服務水平。

一，制定詳細方案。科學詳細的工作方案是做好會務工作的基礎。每次接到會務任務，我們都要根據會議主題及日程安排，對會務工作進行認真研究，制定會務工作方案。并根據會議規格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作小組，明確各組分工職責。大型會議活動還成立會務工作領導小組，設立會務工作綜合協調組，負責整個會務工作的綜合協調及督查落實，保證各組之間及時溝通對接。在室外舉辦的大型會議及有參觀考察活動的會議，還針對可能出現的情況制定應急預案。對于黨代會、人代會等有集體合影的會議和活動，事先擬定室外合影方案和室內合影方案，保證出現天氣變化時活動順利進行。

二，繪制工作流程。會務服務水平通過細節體現。為確保會務組織服務工作規范明晰，便于操作，我們將會務工作任務進行詳細分解，具體量化、細化。繪制整個會務工作流程和工作細則。明確工作任務及各項任務目標要求、完成時限、承辦人員。工作細則和工作流程分發到各個工作組及工作人員手中。各個工作小組和會務人員根據整個工作流程，制定各自的工作流程圖。比如，在服務第六屆張仲景醫藥文化節開幕式中，我們將會務工作5項主要任務細化為會場布置、座次安排、會議通知、入場導引、跟車服務等53個細節，分解到組，量化到人。三，及時對接督查。督促檢查是保證會務工作順利開展的重要環節。在會議前期組織籌備中，我們根據工作情況，適時召開各工作小組碰頭會和對接會。對照工作任務及工作流程，落實各組工作進展情況。協調解決工作中遇到的困難和問題。會期較長的大型會議活動，我們在會議召開期間，堅持每天召開各工作小組碰頭會，及時溝通工作情況，對第二天各項工作進行對接核查，查漏補遺，確保工作不出現任何疏漏。

四，加強會前查驗。會前查驗是確保會議組織服務不出差錯的重要環節。會前查驗主要包括對會議現場的查驗和有關工作對接情況查驗。對于會議現場查驗，我們印制會務組織服務工作查驗明細表。將查驗內容細化為出席領導核實、座次安排核查、材料備份、新聞報道安排等22個項目，每一個項目查驗無誤后由負責人簽字，保證會務組織服務工作不出差錯。對于工作對接情況查驗，主要是對主題會議結束之后有關活動和服務的安排落實情況進行核實。如會后有參觀活動的會議，核實車輛調度、跟車服務人員到位情況；會后有合影任務的會議，落實場地搭建、座次安排表印制、拍照人員安排等工作到位情況。

五，搞好跟蹤服務。在會務工作中，我們把會后跟蹤服務作為整個會務工作的主要內容之一進行安排，編入工作流程，明確職責分工。在會務工作過程中，我們在落實參會領導和嘉賓名單時，力求弄清每位領導及來賓在會議期間活動安排，提前征詢參會人員是否需要預訂車票、機票，提供車輛、續訂房間等有關服務。需要后續服務的安排專人跟蹤服務，確保會議服務不出現虎頭蛇尾的現象。

年終會議活動策劃方案（通用6篇）

為保障活動順利開展，就常常需要事先準備活動方案，活動方案是整場活動的戰略，可以為活動指明方向。那么大家知道活動方案怎么寫才規范嗎？以下是我收集整理的年終會議活動策劃方案（通用6篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、活動環節：

第一小節：風采展示(全員分時段參與)

第二小節：沖擊夢想(各組織部門出代表)

第三小節：溫馨一刻(全員參與)

二、聚餐活動細則：

(1)風采展示環節

1、組織安排：以院綜合管理部、設計部4個專業組(設計部辦公室及喀辦人員可自由選擇入伙)市場部結合發展、研究部共計6個團隊為基本單位，各自出一個節目。

2、內容要求：不限定節目類型和參與人數，單個節目時長不超過10分鐘，出場順序以當日抽簽為準。

3、活動主旨：充分展現我們各個部門及專業組在日常工作及生活中的風采風貌，讓大家進一步互相加深了解。

4、評選原則：從這6個基本單位各抽一人作為評委，以評委自主評分、10分滿分制、評分做加和的方式評選出當晚的風采獎的獎項;

5、計分方式：下發打分表并結合公開統計的方式進行。

6、獎項設置：設置1等級1名，2等獎2名，3等獎3名。

7、獎品安排：獲獎團隊參與人員均有獎，1等獎200元左右的獎品;2等獎150元左右的獎品;3等獎100元左右的獎品。

8、活動時長：總體時常約需1個小時。

9、注意事項：該活動環節涉及到服裝道具、背景音樂等需由參賽團體自行提前安排準備。

(2)沖擊夢想環節：

1、組織安排：依然沿用上面的6個團隊為基本單位，各自出一位選手，6名選手自由結合組成2隊，并通過自己的方式邀請加入自己一方，各自組成一個四人小團隊，分別命名為紅、藍兩軍，同時臺下人員也可根據各自組織代表所在的集團，最終劃分為兩大集團。

2、內容要求：活動分智力大比拼、活力大比拼、協作大比拼、團結大比拼三個階段：智力大比拼階段項目命名為“田忌賽馬”，分別由兩隊的院長擔任田忌，其余隊員扮演千里馬1號~3號，游戲開始前由兩隊田忌先生分別為對方組千里馬選題，題目分三大類：專業知識類、文體類、生活娛樂類，然后田忌先生還需根據自己對己方千里馬的了解認識來安排其負責的答題類型，每類答題兩道，最終以答對總數較多的一方勝出。

活力大比拼階段項目命名為“橫行霸道”，每隊配發一個籃球，每組分兩隊，每隊兩人之間背靠背，中間須夾一個籃球，以最快的速度橫向跑向終點，終端處兩人在使用同樣的方式跑回起點，用時最少的隊伍獲勝，比賽過程中，移動與行進間必須保持籃球在各組隊員背部之間(如掉在地上，可撿起)。協作大比拼階段項目命名為“盧溝橋上”，以20米路程為橋，用紙板作過橋的“板”，4位隊員分前后站好，各墊一張紙板在腳下，第四名隊員手持第五張紙板。比賽開始之后，由第四名隊員將第5張卡紙依次傳遞給前面的隊員，直到第一名隊員接到紙板，并將紙板放在自己前方，并踩到上面，之后后面的隊員依次都踩到自己前面的紙板上，最后一名隊員撿起身后的紙板，以同樣的方式交給前面的隊員，不斷前進，直到最后一名隊員手持紙板穿過終點，視為比賽結束。

比賽過程中，要求紙板不能漏傳，必須依次傳到前面隊員手中，且紙板和紙板間要保持適當距離，以保證隊員前進過程中，腳不能著地，(如果出現腳著地現象，則在裁判員指導下重新進行)直到最后一名隊員手持紙板穿過終點，視為比賽結束。團結大比拼階段項目命名為“同舟共濟”，每隊配發一雙4人合穿的由厚紙板制作的鞋子共同前行，首先通過終點的一方視為勝出。比賽過程中，如果出現鞋子人為損壞也視為失敗。

3、活動主旨：通過活動，提高團隊凝聚力，并讓大家可以在輕松愉悅中沖擊大獎。

4、評選原則：每階段評選方式已在細則中確定，本環節所有活動都作為沖擊夢想的階梯，每勝出一局就為所在集團積累50元夢想基金，最終按積累的夢想基金數向各自所在集團人員發放等價值禮物。

5、獎項設置：設置50元、100元、150元及200元4個階段的夢想基金。

6、獎品安排：根據所在集團的夢想基金積累情況，兌換對應的禮品。

7、活動時長：總體時常約需1個小時左右。

8、注意事項：該活動環節涉及到的各類道具需由組委會提前籌備。

(3)溫馨一刻環節：

1、組織安排：向每位參會人員發紙條一張，各自以匿名方式將對新的一年的祝福話語寫在紙條上交主持人，然后叫大家輪流抽取，并大聲地念出祝福內容。

2、內容要求：不限定祝福內容、祝福對象。

3、活動主旨：讓大家集體感受在新的一年里各種不同的祝福帶來的溫馨感覺。

4、注意事項：該活動環節涉及到的各類道具需由組委會提前籌備。

三、活動流程所有活動均安排在晚上聚餐活動開始之后，活動具體流程如下：

1、主持人開場，宣布活動議題;

2、領導發言：田院長講話，并宣布開席及活動開始;

3、進行第一環節節目，各專業組根據抽簽順序登臺表演;表演結束，收集打分表，公開統計得分情況;

4、進行第二環節節目，主持人統計各階段勝出情況;

5、根據統計的各階段勝出情況判定兩個集團的夢想基金分配情況;

6、進行第三環節活動，張院長做結束性發言。

四、人員安排

1、總指揮人員：

2、活動經費：綜合管理部

3、主持人：待定

4、音樂播放負責人：待定后勤，獎品管理、發放負責

5、綜合管理部

五、經費預算

1、風采展示階段獎品費用估算：10200+20xx0+30100=8000元

2、沖擊夢想階段獎品費用估算：60100=6000元其余道具制作購置之類可忽略

3、總計活動類經費約：14000元。

六、其他方面

通過與同事廣泛溝通交流，建議本次活動不提前購置禮品，可將本次活動獎品及禮品按價值縱向分類，例如50元、100元、150元、200元分檔，然后每類在按產品橫行分類，例如數碼產品，居家用品等，比如50元數碼用品是U盤，50元居家用品是拖把，200元數碼用品是MP3，200元的居家用品是豆漿機，這樣等到大家活動結束可以憑自己所獲獎項或所得禮品的價值來選擇自己想要的東西，然后做個統計再定向采購，效果會更好一些。

一、年會主題：

20xx年度總結表彰暨20xx年迎新年會

二、年會時間：（時間待定）

（1）年會策劃及準備期（xx年xx月xx日至xx月xx日）：

本階段主要完成年會策劃、通知發布。

（2）年會協調及進展期（xx年xx月xx日至xx月xx日）：

本階段主要完成安排表、音響確定、物品購買。

（3）年會倒計時期（xx年xx月xx日）：

本階段主要完成禮儀小姐、主持人、節目單等全過程確定。

（4）年會正式演出時間：xx年xx月xx日

三、年會地點：

（待定）

四、年會目的：

（1）對20xx年公司發展成績總結，以及制定20xx年公司總體規劃，包括新年度計劃、方向、目標等。

（2）加強員工之間的交流，增強團隊協助的意識，提升公司的綜合競爭能力。

（3）表彰優秀，通過獎勵方式，調動員工積極性，鼓勵大家在新的一年，工作都有出色的表現。

（4）豐富員工生活，答謝全體員工一年以來付出的辛勤努力。

（5）讓員工充分的展現自我，在年會的過程中認知自我及對企業大家庭的認同感。

（6）加強領導與員工之間的互動，讓我們在同一舞臺共同交流、聯歡。

五、參會人員：（待定）

公司全體人員，約xx人左右。參會人員：

一、活動主題：

回首過去，歡聚此時.

二、活動目的：

回顧年前的工作，總結成敗得失歡聚一堂，進行搖號抽獎活動、了解彼此的機會，增進大家之間的友情，促進公司凝聚力的形成。

三、活動對象：

公司所有成員(不包括臨時工)

四、活動獎項：

特等獎1名(800元)

一等獎2名(500元)

二等獎3名(300元)

三等獎4名(100元)

幸運獎：保溫杯一個

五、活動時間： 1月26日(星期六)晚

六、活動地點：待定

七、活動程序：

1、18::30所有領導員工入席。

2、A：19:00主持人致開幕詞。

B、公司領致春節抽獎祝賀詞。

C、抽獎正式開始。

D、20:00抽獎結束。

八、搖號抽獎說明：

1、抽獎分為正劵和副劵，其同樣有員工的號碼及名字，且蓋有公司行政部有效公章，正劵投入抽獎箱內，副劵持有者保存一做兌獎用。

2.在兌獎時，必須持在20秒內及時趕到主持臺兌獎否則做無效處理，同時必須持

有副劵前來兌獎、凡無效獎券、獎券損壞無法識別者、獎券丟失者均不予以兌獎。

九、搖號抽獎工作安排：

1、主持：

2、抽獎前獎箱管理、獎票投放、抽獎協助：蔣增武

3、開獎號碼登記：譚平平

4、獎金派發：侯智偉

5、現場拍照：唐宏利

十、有關開獎條件說明：

1、抽獎從最低獎項抽起。

2、中獎獎票抽中后不能再次投入獎箱中。

3、此次抽獎活動施行現場抽獎、兌獎、領獎制。

4、所有中獎人員必須持個人副劵到主持臺前登記領取、一律不得代領。

十一、本次抽獎活動總負責人：

肖總

抽獎活動預算費用為：

5000元

一、活動目的

美容院年終答謝會以老客戶的形式加強顧客忠誠度，帶動銷售，提高美容院業績。

通過終端會的交流，引導、教育顧客消費及健康美容的觀念。以各種促銷活動留住老顧客，開發新客源。

二、活動主題

美容院20xx年感恩答謝會

三、活動時間

20xx年1月xx日至xx日

四、宣傳方式：

1、橫幅懸掛于店外做宣傳，目的吸引顧客。

2、宣傳單張及邀請函制作。

五、活動流程及內容

(一)前期準備工作

1、主持詞

2、美容院老板致詞)(可加來賓領導講話)

3、請柬、禮物(100余份)、請柬詞活動流程卡。

4、美容院宣傳片制作

5、各類人員的明確。(表演人員、頒獎人員、服務人員、組織人員、分組負責人、總負責人)

6、場地相關事宜。(時間、地點、費用、用餐事宜、住宿事宜、游玩路線、會場布置、舞臺音效設置、物質和人員到位)

7、時間銜接。(簽到時間、會議時間、晚會時間、住宿時間、游玩時間、返回時間、后期維護)

8、節目準備。(美容院內部可出節目)

9、安全排查和安全評估

(二)簽到時段和事宜

簽到席位確定完成，簽到服務人員就位，背景音樂(高雅上進)開始、攝影就位，來賓依次進場簽名;

服務人員引領來賓依次就坐，茶童見時機斟茶，美容院老板全面接待。(音樂根據來賓進場情況高低切換)

(三)晚會階段——美容院整體形象的宣傳

來賓入場完畢，音樂逐漸降低，燈光切入，先進行3—5分鐘的氣氛烘托;

以引入來賓期待心情，主持人進場，掌聲停止，音樂停止，追燈切入，主持人進詞。

(四)美容院老板發言階段——美容院管理者答謝會致辭

美容院老板上場、音樂切入、追燈切入、現場安靜、實時掌聲，領導發言完畢、主持人切入。

會議部分結束，致會議結束詞，音樂切入，引入文藝表演階段開始，燈光切入，氣氛烘托。

(五)文藝表演階段——。員工風采展示

文藝表演開始，音樂切入，燈光切入、主持人進場，致文藝主持詞。

然后美容院員工上臺表演節目，讓顧客認識到多才多藝的美容師們，加深顧客對美容師的印象。

(六)開始抽獎環節

這個抽獎活動是為了加強與顧客的互動，讓顧客能積極參與到活動中，真情回饋顧客，讓顧客感受到美容院的用心，也是個促銷的好時機。

(七)聚餐階段

晚餐服務人員就位，來賓及領導入場，致祝酒詞，用餐可根據情況而定。

六、年終答謝會顧客邀請函

尊敬的顧客們：

您好!由美容院和公司攜手打造的20xx周年感恩答謝會誠邀您的光臨!

20xx年即將過去，為了感謝您一路以來的陪伴，本店將于12月xx日，舉行一年一度的答謝會，屆時將有豐富的禮品贈送;

還有機會獲得大獎!您無須任何的付出，只要您能參加，就有禮品，大獎等您來拿哦!美容院恭迎您的光臨!

一、活動目的：

1、加強管理者和員工之間的.溝通、理解、信任，提高企業內部員工的向心力、凝聚力；提升員工對企業的認同感和歸屬感。

2、總結20xx年的工作，明確20xx年的工作方向和目標。

二、會議主題：

三十年的汗水，造就完美品質

三、參會人員：

公司全體員工

四、會議地點：

酒店（有LED顯示屏、有音響設備、能夠容納15桌的大廳），地點在太平橋和二商店附近員工自行到場，超出范圍需要有大巴接送。

五、會議時間：

待定

六、年會費用預算：

吃飯每桌1000元，15桌，共計15000元，抽獎活動，特等獎1人，獎勵1000元；一等獎3人，每人800元；二等獎5人，每人500元；三等獎10人，每人200元，共計8400元，參與獎和紀念獎150桶豆油，每桶60元，共計9000元，會場準備的水果、瓜子、花生、香煙，2000元，活動流動資金5600元（租車費用、臨時事宜），費用總計：40000元。

七、活動具體實施：

1、20xx年工作總結匯報（負責制作PPT）：

⑴老板致辭（10—20分鐘）；

⑵經理做致辭及工作總結（10—20分鐘）；

⑶各部門做工作匯報（80分鐘），生產部、銷售部、財務部、供應部、技術部；

⑷全體休息20分鐘。

2、節目準備工作：

⑴節目的收集，大力督促同事們積極參與活動，參與者就有參與獎，同時也是表現自己的機會；

⑵各部門節目數量：辦公室人員（銷售、財務、供應、后勤）2個、生產班組丙班2個、丁班2個、貨場1個、端板組與鍋爐1個、機電人員1個、技術部1個，各部門準備的節目盡量多樣化，不能少于以上規定，可多不可少；

⑶節目過程中穿插抽獎活動，獎勵：特等獎1人，獎勵1000元，一等獎3人，每人800元，二等獎5人，每人500元，三等獎10人，每人200元；

⑷參會人員，每人一張號碼牌，用于抽獎時兌獎，入場時需要簽到；

⑸參加表演節目者，需要道具由個人準備，公司提供舞臺、音響、屏幕。

⑹活動過程中播放音樂和圖片由負責，PPT制作由負責，活動現場由負責。

八、活動要求

1、各部門管理人員需積極配合，將每個表演節目落實到位；

2、各部門一定要保證節目的數量；

3、主持人需在晚會開始前，務必將整個晚會的流程都整理清楚；

4、參與表演的人員，需在自己的節目開始前10分鐘做好準備工作；

5、大家需保持會場和諧的環境，行為禮貌，活動結合公司形象充滿積極向上，活而不亂，格調高雅，各部門的負責人必須管理好自己本部門人員；

6、晚會期間注意調動現場氣氛。

九、活動主持人：

待定

十、物品準備

1、制作號碼牌，號碼從（001—170），由銷售部聯系制作；

2、抽獎活動獎勵的現金由財務準備，現金8400元、紅包19個、領獎記錄表；

3、豆油由供應部購買，可以直接送到參會酒店，由倉庫人員負責保管；

4、水果、瓜子、花生、香煙（3條每桌2盒），由供應部購買；

5、每桌的號碼牌、抽獎箱由技術部準備；

6、簽到記錄表和紀念獎領獎表，由生產部準備。

一、活動目的：

1、增強公司員工的內部凝聚力，加深員工對企業的感情，增進員工之間的溝通，交流和團隊協作意識，提升公司的綜合競爭優勢。

2、對20xx年公司的發展成績進行總結，并制定20xx年公司的總體規劃，明確20xx年度工作方向和目標。

3、表彰業績優秀的員工，通過激勵作用，將全體員工的主觀能動性充分調動起來，爭取新年度所有員工在工作中都能有出色表現。

二、晚會主題：

團結奮進、共創新成績

三、晚會時間：

20xx年1月中下旬

四、晚會地點：待定（要求場地寬敞明亮）

五、參加人員：

公司全體員工、領導、加盟商、重要客戶。

六、晚會組織：

由公司行政部統一組織、執行。各人員統一按行政部要求負責各事項。

七、晚會總體流程（活動時長預計1.5小時）

1、進場擺放宣傳短片（19點之前）

2、主持人開場白，介紹到會領導、嘉賓及晚會流程。（19點開始）

3、總經理致辭，20xx年公司總結結和20xx年公司發展目標。

4、分公司經理講話，宣布晚會正式開始

5、優秀員工表彰

6、節目表演、互動抽獎

7、晚會結束（20點30分）。

8、宴席開始

八、各項工作安排

1、晚會節目籌備及選拔（4-5個演出節目，若干互動抽獎）：負責人王洪；

2、現場場地布置（含宣傳橫幅）及風格設計準備：負責人：肖俊雄；

3、前期場地聯絡及確定（含晚宴場地）：負責人：總經辦；

4、晚會所需物品、獎品、道具等采購、現場禮品發放準備、參演者服裝準備：負責人：黃建波；

5、晚會前期宣傳（時間、地點、晚會內容及要求等）、現場人員清點工作：負責人：王洪、蔣文、劉利翠；

6、晚會現場秩序維護：負責人：蔣文、戴翰湘；

7、晚會音響聯系及安裝調試：負責人：戴翰湘；

8、車輛調度、人員接送：負責人：張平；

9、財務支出、清算、紅包發放等：負責人：王新華；

10、優秀員工評選及名單：總經辦、行政部；

11、領導講話稿撰寫：總經辦、行政部、品牌中心等；

12、晚會主持人選拔確定：行政部；

13、晚會主持稿撰寫：主持人；

xx、晚會現場攝影：外請人員；

15、晚會嘉賓邀請：總經辦；

16、年度工作回顧短片制作：肖俊雄；

說明：

1、以上各項事項內容必須在20xx年1月10日前準備好，并報行政部（如方案、名單、安排進度計劃表等）；特殊事項可延期；各項經費預算必須在20xx年12月31日前統一上交至行政部。

2、各負責人根據工作內容，相互調配其它管理人員協助進行，請各部門，各管理人員相互協助，服從工作安排；

3、各負責人充分發揮主觀能動性，不拘一格，展現自我個性和風格；

4、對各負責人的工作內容如不能按時按質完成，視情節嚴重程度對負責人進行40%內的績效處罰；

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會議接待有一個方案的話會很不錯的，有規劃的進行會議，這樣才會做的更加好。下面是由我為大家整理的“會議接待方案范本”，僅供參考，歡迎大家閱讀。

一、會前準備工作

1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分體現會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。

（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，并使與會者明確。

（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。

（5）擺放適宜花卉。

7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。

8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會務組織與服務工作

1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發。

3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。

4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

7、組織照相。

8、為與會人員預訂車、船、機票等。

三、會議善后工作

1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報道工作。

一、接待時間

20xx年x月x日—x月x日

二、接待地點

接送機地點：xx

下榻酒店：xxx

會議地點：xx大酒店會議廳

三、接待對象

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負責人員

總負責：接待辦

跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組

五、接待前期準備工作

1.制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間 2.食宿安排，提前預定 3.迎接車輛安排

4.迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作） 5.相關接待人員，負責相關接待工作

六、機場接待

1.機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

3.由服務科按照按正常要客接待程序接待。

4.對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條„„

七、酒店入住

1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

2.餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

九、會議前的籌備工作

1.選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

2.會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一

3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

十、會議接待

1.歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

2.會場整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

3.聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員 4.領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

十一、座談

1.企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT） 2.技術交流（技術人員PPT講解，互動）

3.會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4.拍照（依重要程度，進行拍照留檔） 5.攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

十二、會后服務準備

做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

十三、會后服務

會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店

一、會前

1.與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

3.派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

4.確定方案，簽訂合同，預付定金。

二、會中

1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

三、會后

1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。

2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。

為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：

一、會議主題

待定

二、會議時間

20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、會議地點

Xxx-xxx-x酒店。

四、環境布置

（一）會場外區域布置

酒店外圍環境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

（二）會場內主要區域布置

1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

五、會議內容

第一板塊會議

（一）會議時間：20xx年x月x日、x日、x日

（二）會議地點：待定（200人會議廳）

（三）會議內容：待定

（四）會議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

3）會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架

（五）會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

地點：xx酒店外的階梯上（階梯取代椅子）

可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。

第二板塊晚宴

（一）晚宴時間：20xx年x月x日晚（具體時間待定）

（二）晚宴地點：餐廳待定

（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

（四）晚宴布置：室外：空飄（8個）（空飄內容：）、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內）。

室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

餐桌布置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內容介紹）

第三板塊會議接待

（一）工作內容

1、會議流程策劃；

2、編撰、印刷會議接待手冊；

3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；

4、會議前期報名的接待、物品分發等；

6、協助酒店住宿、餐食服務等工作；

7、提供會議期間車輛的調配、服務工作；

8、提供機（車）票的訂購服務工作；

9、提供專業接待人員服務工作；

10、根據需要，提供其他公務活動服務工作； 11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作；（二）、組織機構及職責 1、綜合協調組工作職責：

（1）負責總體接待方案的制定等文件編制工作；（2）負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作；（3）負責與組委會內部的全面對接工作；

（4）負責落實省市、組委會領導的接機（車）安排；

（5）負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作；

（6）負責接待服務手冊的編制工作； 2、接待服務組

工作職責：

（1）負責嘉賓的接機工作，配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

（2）負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向；

（3）負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務；

（4）根據嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的調配、機（車）票的訂購；接待服務人

員的組織領導；

（5）負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等）

（6）負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作； 3、服務保障組

工作職責：

（1）負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料（PPT）是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排

（2）負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

第四板塊會后考察

一、會后考察：

1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。

2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。（費用自理）

二、當地游覽服務（20人或以上/車）（淡季報價）

xx

以上報價包含門票、車費、導游服務費及三星級酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。

二、其他服務：

如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。

1、專業禮儀接待：按照規格提供專業禮儀或者大唐禮賓衛隊員。

2、可提供代訂餐飲

3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。

備注：會根據客戶航班到達時間進行統籌接機安排。

附：會議要求調查表。

【溫馨提示】關于會議保障方案，會議保障方案及應急預案的介紹，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。