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本文目錄
收集大型活動(dòng)的檔案
1檔案部門要提早介入
檔案部門的檔案意識(shí)要到位，不能待在檔案室里等待上門。而是要及時(shí)了解并掌握企業(yè)開展重大活動(dòng)的信息，主動(dòng)參與其中，才能較好地做好專項(xiàng)檔案工作。
2明確責(zé)任人，建立檔案收集的網(wǎng)絡(luò)
為確保檔案材料能順利收集，檔案部門應(yīng)在專項(xiàng)工作啟動(dòng)的前期明確由哪個(gè)檔案人員負(fù)責(zé)跟蹤收集活動(dòng)形成的材料，同時(shí)也要建立各職能部門負(fù)責(zé)收集本檔案材料的兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)，明確收集專項(xiàng)材料的范圍、內(nèi)容、載體、時(shí)間要求等，形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)網(wǎng)絡(luò)。
3重大活動(dòng)檔案材料的收集歸檔
檔案材料的收集是做好檔案整理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。要做好專項(xiàng)檔案的收集工作，必須明確專項(xiàng)工作檔案的收集范圍和內(nèi)容，學(xué)習(xí)掌握當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的相關(guān)規(guī)定，明確收集范圍、載體、類別、整理要求，才能做到不漏、不錯(cuò)。
重大活動(dòng)形成的檔案材料從載體上來(lái)看，有文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文檔、實(shí)物等。從內(nèi)容上看，有活動(dòng)方案、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、宣傳報(bào)道、會(huì)議記錄、賀詞、題詞手跡、證書、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌等。檔案人員要緊跟活動(dòng)的進(jìn)展，做好每一階段檔案材料的收集工作。作為全社會(huì)性的重大活動(dòng)，一般都是分幾個(gè)階段進(jìn)行，檔案人員要關(guān)注活動(dòng)每一階段的情況，勤跑動(dòng)，與參與活動(dòng)的各個(gè)部門溝通，不但要收集文件、文字材料，還要特別關(guān)注活動(dòng)中形成的圖表、照片、錄像等，這些照片、錄像散存在攝影人員手中，可能還會(huì)存在不止一人的手中，檔案人員要積極跑、勤溝通，及時(shí)收集整理。現(xiàn)在的照片均為數(shù)碼照片和數(shù)碼錄像，要及時(shí)刻錄成光盤保存，優(yōu)質(zhì)的照片要曬出來(lái)整理。
秘書收集資料的意義、路徑與要求
口米廣弘
資料是秘書寫作的寶貴財(cái)富和堅(jiān)硬基石，是所有精神產(chǎn)品必不可少的原材料。資料對(duì)于秘書工作者而言意義非凡，秘書的思想從資料中提煉，道理從資料中闡發(fā)，經(jīng)驗(yàn)從資料中總結(jié)。在當(dāng)今信息化時(shí)代，收集和累積資料顯得尤為重要，每一位秘書都應(yīng)將這項(xiàng)工作做細(xì)做好，保證資料收集有條不紊，從而撰寫出有精義張力、材料翔實(shí)、內(nèi)容豐富的好文稿。
一、資料收集的含義
資料是過(guò)去和當(dāng)前在實(shí)踐過(guò)程中形成的具有各類保存價(jià)值的文字、圖像、聲音等各種介質(zhì)不同形式的歷史紀(jì)錄。資料記載了真實(shí)的歷程、研究的成果，是廣大文字工作者智慧的結(jié)晶，具有珍貴的史料價(jià)值，它能為秘書寫作提供科學(xué)的依據(jù)和借鑒。收集是獲取資料的前提和條件，從無(wú)到有、聚沙成塔日漸累積起來(lái)；保存是資料形成的基礎(chǔ)，保存的目的是為了更好地查閱資料。資料豐富，秘書寫文章時(shí)就能信手拈來(lái)；相反如果資料匱乏，則捉襟見肘、閉門造車。因此資料的收集和積累對(duì)于秘書寫作具有舉足輕重的作用。
二、秘書收集資料的重要意義
資料是重要的信息資源，是秘書寫作用之不竭的源泉，領(lǐng)導(dǎo)決策有力的佐證，因此秘書收集資料有著重要意義。
首先，秘書收集資料可為文件寫作提供有力依據(jù)。秘書研究資料是提高寫作質(zhì)量的有力舉措，是提高文件科學(xué)化水平的迫切需要，是文字發(fā)展規(guī)律的體現(xiàn)和秘書事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著秘書工作的改革和深入，資料的研究已經(jīng)成為秘書寫作能力的一部分，為領(lǐng)導(dǎo)寫講話、出思想、提建議離不開對(duì)資料的研究，從資料中發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn)，為文件的寫作提供有力保障。
其次，收集資料是調(diào)研不可或缺的環(huán)節(jié)。調(diào)查研究是機(jī)關(guān)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、了解反映社情民意、了解黨和國(guó)家方針政策貫徹落實(shí)情況的重要途徑。調(diào)研工作使命重大，調(diào)研在多角度論證中完善，在反復(fù)推敲中思索，在精心撰寫中提純，其成果的撰寫需要上乘和完備的一手資料，即所謂“七分研究資料，三分潛心寫作”。秘書只有通過(guò)實(shí)地調(diào)研，發(fā)揮智力優(yōu)勢(shì)，才能提高寫作質(zhì)量，把調(diào)研成果轉(zhuǎn)化為行為實(shí)效，為黨政科學(xué)決策提供參考。
再次，收集的資料是制定工作計(jì)劃的參考。秘書制定工作計(jì)劃，需要研究工作要點(diǎn)，選準(zhǔn)角度，確立范圍，科學(xué)制定。在制定計(jì)劃過(guò)程中，秘書能深刻地了解自身工作的優(yōu)勢(shì)與不足，引領(lǐng)工作開展的方向，對(duì)秘書工作進(jìn)行宏觀調(diào)控。通過(guò)收集相關(guān)資料，整合梳理，對(duì)材料綜合分析，有利于秘書工作計(jì)劃的順利進(jìn)行，形成內(nèi)外結(jié)合、上下聯(lián)動(dòng)、協(xié)同攻關(guān)的強(qiáng)大合力。
最后，收集資料可為辦會(huì)提供豐富的借鑒經(jīng)驗(yàn)。辦文、辦事、辦會(huì)是秘書必備的三種技能。各種會(huì)議文件都是各機(jī)關(guān)團(tuán)體秘書處和研究室集體字字推敲的精華稿件，領(lǐng)導(dǎo)的講話和致辭也都是為會(huì)議量身打造的，有許多獨(dú)到的觀點(diǎn)和值得領(lǐng)會(huì)的精神，把這些有實(shí)用價(jià)值的材料保存起來(lái)，不僅能為今后舉辦大型會(huì)議提供豐富的信息服務(wù)，也可極大地豐富會(huì)議的內(nèi)涵。
三、秘書收集資料的路徑
資料的收集是一項(xiàng)既繁冗又細(xì)致的工作，眼下各類信息泥沙俱下，要想收集到全面、有價(jià)值的素材，秘書必須靈活運(yùn)用多種方法，多渠道、多角度、多形式吸收梳理，建立自己的“素材庫(kù)”。只有這樣，才能提高文字駕馭能力，使參謀輔政、政務(wù)服務(wù)職能得以發(fā)揮，進(jìn)而確保機(jī)關(guān)政令暢通。筆者認(rèn)為收集資料的路徑有以下幾種：
（一）博覽群書，細(xì)微收集。閱讀大量有益的書籍能夠夯實(shí)文字基礎(chǔ)，加強(qiáng)內(nèi)在底蘊(yùn)。“常看胸中有本，常寫筆下生花”，寫作能力的提高并非一日之功，也無(wú)捷徑可走，關(guān)鍵在于勤學(xué)多練，收集素材，不斷地積累寫作經(jīng)驗(yàn)，探索寫作技巧，只有這樣才能集腋成裘、厚積薄發(fā)。荀子在《勸學(xué)》中說(shuō)：不積跬步，無(wú)以至千里，不積小流，無(wú)以成江海。平時(shí)閱讀大量的書籍名著，在起草文稿時(shí)就可以引經(jīng)據(jù)典、妙筆生花。
（二）剪貼報(bào)刊，細(xì)化內(nèi)容。報(bào)刊上的文章時(shí)效性強(qiáng)，政策水平較高，觀點(diǎn)理論前沿，能夠及時(shí)地反映新成就和新動(dòng)向。為此，秘書應(yīng)培養(yǎng)細(xì)心閱讀的習(xí)慣，制作剪貼本，從專題角度對(duì)從報(bào)刊上收集的文章分類存放，匯編成集，細(xì)化內(nèi)容，注明出處，便于查閱研究。雖然收集資料是件苦差事，但是真正做學(xué)問(wèn)的人，都離不開從報(bào)刊中摘抄，這是經(jīng)驗(yàn)之談。秘書應(yīng)善于從報(bào)刊中汲取精華，見微知著，日久天長(zhǎng)在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)中就能“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處。
（三）吃透文件，細(xì)致歸納。掌握黨和國(guó)家的路線、方針、政策，密切留意中央有關(guān)重要文件和中央領(lǐng)導(dǎo)同志的有關(guān)重要講話精神，同時(shí)關(guān)注下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，了解平級(jí)機(jī)關(guān)的往來(lái)文書以及各種內(nèi)參、簡(jiǎn)報(bào)、專報(bào)等，將其中有用的部分歸納理解并消化吸收，記于心中以備參考，從而總結(jié)提煉出對(duì)全局工作有指導(dǎo)意義的觀點(diǎn)和看法。
（四）隨時(shí)筆記，細(xì)心整理。在平時(shí)的.工作實(shí)踐中，秘書人員要時(shí)時(shí)觀察，處處留意，把自己所看所想所感所悟隨時(shí)記錄下來(lái)。明代著名旅行家徐霞客，遍訪名山大川，浪跡天涯海角，為了獲得準(zhǔn)確的第一手資料，大都徒步旅行，披星戴月，風(fēng)餐露宿，無(wú)論環(huán)境多么惡劣，身體多么疲憊，條件多么差勁，每次考察都堅(jiān)持記日記，置入囊中，久而久之，心得頗多，細(xì)心整理，便成游記，給后人留下了寶貴財(cái)富。寫筆記是觀察現(xiàn)實(shí)和積累創(chuàng)作素材的重要手段，不僅鍛煉筆頭功夫還能加深對(duì)資料的記憶。秘書必須具備角色意識(shí)和對(duì)事物的敏感性，耳聰目明，手快腿勤，利用各種機(jī)會(huì)、各種場(chǎng)合，隨時(shí)隨地地做筆記。
除上述路徑外，還有其他收集的渠道：檔案是歷史的記錄，大量史料可供實(shí)際工作參考；大事記是最原始、最準(zhǔn)確的一手資料，對(duì)于所轄所屬地方事件的始末都有詳細(xì)記載；將互聯(lián)網(wǎng)上有價(jià)值的信息下載保存到資料夾可備不時(shí)之需；另外報(bào)刊的索引，新出版的某一方面論文集錦，年終的圖文目錄等資料也極具參考價(jià)值，值得收集。
四、秘書收集資料的要求
收集資料是一項(xiàng)艱苦卓絕的文字工程，要具備一定的素養(yǎng)，采取有效的措施，進(jìn)而保證資料的完整性和系統(tǒng)性。一般而言，收集時(shí)應(yīng)遵循以下要求：
（一）忠于事實(shí)，客觀準(zhǔn)確。秘書在收集資料時(shí)，要慎之又慎，注重實(shí)際情況，確保資料真實(shí)可靠、完整全面。“寧坐十年冷板凳，不寫文章一句空”，對(duì)浩如煙海的資料要作去偽存真、去粗取精的取舍。只有資料出處權(quán)威，才能深刻挖掘歷史和如實(shí)闡釋背景，因此對(duì)資料的每一個(gè)細(xì)節(jié)、每一個(gè)數(shù)字、人名和時(shí)間都要核準(zhǔn)，不摻雜個(gè)人看法，忠于事實(shí)，客觀準(zhǔn)確。
（二）明確目標(biāo)，勇于創(chuàng)新，，秘書人員收集資料要做到“眼勤、耳勤、手勤”：眼勤表現(xiàn)為閱讀涉獵廣泛，海量閱讀，累積資料；耳勤指注重留心平日新聞報(bào)道、各種形式的講話，捕捉有用的信息和資料；手勤即為勤抄勤記，摘錄精華及時(shí)筆記。秘書要在話語(yǔ)體系上有所創(chuàng)新，寫作內(nèi)容上有所更新，創(chuàng)作方法上有所革新，充分體現(xiàn)新成果，優(yōu)化資料資源配置，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值再造。
（三）溫故知新，加強(qiáng)鞏固。常言說(shuō)：“記而不看一陣風(fēng)，記而不用一場(chǎng)空。”眼下各類知識(shí)更新極快，秘書要緊跟時(shí)代，把握風(fēng)向，快人一拍，堅(jiān)持不懈，贏得主動(dòng)，對(duì)資料常收常看，常翻常閱，加強(qiáng)鞏固，切忌束之高閣，最終徒勞無(wú)益。毛澤東的秘書田家英雖然學(xué)歷不高，但長(zhǎng)期善于收集，勤于寫作，溫故知新，一以貫之，終成大家。
（四）分門別類，明晰直白。秘書在廣泛占有資料的基礎(chǔ)上還應(yīng)做到：一是條分縷析，了然于胸。將相同的內(nèi)容和關(guān)聯(lián)程度深的資料編排到一起，使之系統(tǒng)化和條理化，以便駕輕就熟地調(diào)用資料。二是標(biāo)注明朗，查找便捷。按照時(shí)間順序建立索引條目，便于日后查詢和判斷。三是提煉標(biāo)題，裝訂精巧。對(duì)每一版塊文字材料概括提煉出標(biāo)題，使之意思完整、眉目清楚、井然有序，增強(qiáng)實(shí)際操作性；此外還要注意裝訂精巧，方便攜帶，確保持久耐用。
（作者單位：中央統(tǒng)戰(zhàn)部研究室）
如何做好年鑒資料的收集和整理工作
資料是編撰年鑒的基礎(chǔ)，是一切精神產(chǎn)品不可缺少的原材料。占有大量、全面翔實(shí)的資料是編撰年鑒的先決條件。因此編撰年鑒必須舍得花費(fèi)大氣力和足夠的時(shí)間進(jìn)行此項(xiàng)工作。特別是年鑒條目基本擬定以后，資料工作就成為一段時(shí)期里的中心任務(wù)。
馬克思曾經(jīng)指出：研究必須搜集豐富的材料。馬克思為了寫作《資本論》，閱讀了一千五百多種書籍，摘錄、筆記達(dá)一百多本。這對(duì)于我們編鑒人員來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是十分重要的指示和效法的典范。古人說(shuō)：無(wú)征而不信。如果不首先做好資料的收集、鑒別和整理工作，編撰年鑒僅是一句空話。如果沒有大量新資料，就不可能寫出一部合格的新年鑒；如果沒有大量、全面、準(zhǔn)確、典型的新資料，就很難寫成一部高水準(zhǔn)的年鑒。
正因?yàn)槟觇b保存資料多，通過(guò)資料，我們才能窺見一個(gè)地方發(fā)展史跡。所以，資料是維系著年鑒的生命，成也在資料，敗也在資料。在一些年鑒中，因資料收集殘缺不全，或者是誤用了一些失實(shí)資料，不僅影響了年鑒的質(zhì)量，而且造成負(fù)面影響。所以，做好資料工作，對(duì)于編撰年鑒意義是重大的，我們一定要高度重視。
一、如何收集資料
年鑒既是以一定體例，反映一定行政單位，一定時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、自然現(xiàn)象和自然資源的綜合著述，相當(dāng)于地方百科全書是精煉資料大匯集。資料收集工作是很關(guān)鍵又是一種基礎(chǔ)性的工作。必須扎扎實(shí)實(shí)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行，任何投機(jī)取巧，企圖省力省事的做法都是不可取的。
（一）明確收集資料的時(shí)間，范圍和分類
1、收集資料時(shí)間。按來(lái)辦（2003）209號(hào)文件規(guī)定，編撰這部年鑒上限和下限是從1996年~2003年，時(shí)間跨度8年。因此，收集資料的時(shí)間也是從1996年開始到2003年止。也就是講要全面地、系統(tǒng)地、完整地收集8年以來(lái)各單位、各部門完成工作情況和有關(guān)數(shù)據(jù)。但要指出一點(diǎn)的是，從1996年~2003年8年時(shí)間有關(guān)情況和數(shù)字還要包括原柳州地區(qū)九縣一市，來(lái)賓市是從2002年12月28日掛牌成立，到現(xiàn)在也僅有一年多時(shí)間，如果不處理清楚，數(shù)據(jù)和情況很容易混淆，年鑒的質(zhì)量也不高。對(duì)有關(guān)情況和數(shù)字的處理，還是要分開進(jìn)行收集。原柳州地區(qū)的情況和數(shù)字就從1996年~2002年12月止，綜合收集這7年資料，綜合撰稿；2003年的資料就單獨(dú)收集、單獨(dú)撰稿。這樣做資料收集線索清楚，脈絡(luò)分明，寫起來(lái)也容易，這也是對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)。
2、收集資料范圍。編寫年鑒所要收集的資料，在范圍上便有地區(qū)性，時(shí)間性和全面性的特點(diǎn)。地區(qū)性，系指以收集本地區(qū)即所要編寫的年鑒的地區(qū)范圍為限。前人修鑒極重視此點(diǎn)，認(rèn)為弄清年鑒所要包括的地區(qū)疆域乃是編鑒的前提，不要不分內(nèi)外而漫無(wú)邊際地進(jìn)行收集。即使收集外地區(qū)的材料，也不過(guò)為了供作參考或?yàn)樘峁?duì)此材料而已。時(shí)期性，系指以收集年鑒體例所規(guī)定時(shí)限以內(nèi)的材料為主，并本著詳近略遠(yuǎn)原則進(jìn)行取舍，但有關(guān)探本溯源、記述興革演變方面的資料，則可以向上延伸至地區(qū)建臵開始的時(shí)候，就此也只須扼要地述及即可，不必占過(guò)多的份量。全面性，或叫廣泛性，則指所要收集的資料必須包括本地區(qū)自然社會(huì)、人文各個(gè)方面，上至天文，下至地理，人文、風(fēng)尚無(wú)所不包，舉凡政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、教育、科學(xué)、文化、民族、宗教、人物、方言、名勝、古跡……。只要對(duì)自然和社會(huì)發(fā)展有所考察價(jià)值的資料，均在征集范圍之內(nèi)。可見年鑒所需資料范圍之廣泛，內(nèi)容之豐富。至于具體的收集范圍則往往可以擬定征集綱目或收集提綱的方式加以提示。《來(lái)賓市年鑒》包括：基本情況（總述），政治、人大、政府、政協(xié)、人民團(tuán)體、民族、宗教事務(wù)、人事、機(jī)構(gòu)編制、民政、外事、華僑事務(wù)、信訪、行政審批、機(jī)關(guān)事務(wù)、法制、軍事、城建、國(guó)土資源、環(huán)保、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通運(yùn)輸、信息產(chǎn)業(yè)、國(guó)內(nèi)貿(mào)易、對(duì)外貿(mào)易、市場(chǎng)、旅游、財(cái)政稅務(wù)、金融保險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)管
理與監(jiān)督、中介管理、文化、教育、科技、衛(wèi)生、體育、社會(huì)生活、各縣（市、區(qū)）概況、人物、地方法規(guī)、規(guī)章選編、附錄等43個(gè)條目。并且每一條目都有具體的分目，也是收集資料收集提綱，在提綱的統(tǒng)馭下明確收集目標(biāo)、分工、進(jìn)度、方法、以及輕重緩急次序，爭(zhēng)取做到事半功倍之效，力求避免重復(fù)、混亂和無(wú)效勞動(dòng)。
3、資料類型。年鑒體例是條目體，一事一條。有綜合性條目、單一性條目之分。以條目來(lái)確定收集資料的范圍和內(nèi)容，這是編寫年鑒重大突破。按照資料來(lái)源可分為三個(gè)方面：一是文字記載資料，二是口述資料，三是實(shí)物資料；第二種分類包括入書資料和背景資料、考證資料、參考資料等四種類型。入書資料是主要資料，背景資料、考證資料、參考資料都是輔助資料。入書資料是指全部寫進(jìn)年鑒的著述資料，是經(jīng)過(guò)精心篩選加工而成。這種資料也叫做主體資料和要素資料，這種資料要求是全面的、系統(tǒng)的、完整的，必須包括有五個(gè)要素。即：時(shí)間（指事情或事件發(fā)生在何年何月何日何時(shí)）、地點(diǎn)（準(zhǔn)確無(wú)誤的地點(diǎn)，有時(shí)還注明原名或今名），事主（事情發(fā)生的經(jīng)過(guò)，有始有末）、人物（當(dāng)事人的姓名、性別、身份和職務(wù)，不能籠統(tǒng)稱同志、先生和女士）、原因和結(jié)果；背景資料是指對(duì)事態(tài)發(fā)生、發(fā)展、變化起著重要作用的歷史條件和現(xiàn)實(shí)環(huán)境的的資料，這種資料用不多，但起到重要作用；考證資料主要用于對(duì)某些有爭(zhēng)議的重大事件或人物進(jìn)行考證，一般不入書。比如麒麟山人的來(lái)歷，就要到實(shí)地考察，翻閱有關(guān)檔案材料，不然，就不懂得麒麟山人到現(xiàn)在已有2~3萬(wàn)年，處在舊石器時(shí)代。還有傳說(shuō)楊貴妃是容縣人，就要有大量的考證資料作證明。不通過(guò)考證，就不能得出準(zhǔn)確的結(jié)論；參考資料就是指作參考的材料。入書資料和輔助資料都是相輔相成的。
（二）收集資料前要處理好四個(gè)辯證關(guān)系
1、可靠性與可信性關(guān)系。可靠不等可信，而可信也必須可靠。可靠性與可信性是兩個(gè)不同概念，可靠性是指資料來(lái)源有根有據(jù)，記載摘錄無(wú)誤；可信性是對(duì)資料分析、考證、求真的結(jié)果，是資料準(zhǔn)確性的更高層次。因此，可靠的資料不一定可信，而可信的的資料必須有事實(shí)和科學(xué)依據(jù)，不能主觀推測(cè)，妄加臆斷。如：1957年，有一個(gè)縣一個(gè)公社一農(nóng)戶有1.12畝水稻收干谷3087斤，折畝產(chǎn)2756.3斤，資料來(lái)自自治區(qū)檔案館，并附有當(dāng)時(shí)縣委和地委聯(lián)合調(diào)查組的調(diào)查報(bào)告，應(yīng)該說(shuō)是可靠的，然而從當(dāng)時(shí)廣西水稻生產(chǎn)水平及品種特性等方面來(lái)分析，這一事實(shí)缺乏科學(xué)性，資料是不可信的。所以在收集資料時(shí)，要認(rèn)真細(xì)致，科學(xué)地分析資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，推敲質(zhì)疑，考證鑒別，使資料既可靠又可信，準(zhǔn)確無(wú)誤。
2、全面性與典型性關(guān)系。資料既要全面完整，又應(yīng)力求精練、典型，具有代表性。全面性概括而言，即"縱不斷線、橫不缺項(xiàng)"。但并非將包羅萬(wàn)象的資料兼收并蓄，才能算全面完整。因?yàn)槟觇b篇幅有限，一個(gè)條目連標(biāo)題加釋文是500-1000個(gè)字，必須惜墨如金，將時(shí)間和空間進(jìn)行高度濃縮和精練，遴選典型的，也能說(shuō)明問(wèn)題的，具有代表性的事物，來(lái)顯示一方的概貌和歷史發(fā)展的軌跡，達(dá)到"滴水見太陽(yáng)"的結(jié)果。如寫農(nóng)作物栽培技術(shù)，往往從整地播種到收獲加工，逐項(xiàng)評(píng)述，以示全面完整，結(jié)果形同教科書和科普叢書。又如有的篇章將歷次會(huì)議及發(fā)布的文件，按年序列入，以求資料齊全，也無(wú)必要。應(yīng)擇其對(duì)事物發(fā)展起伏有密切關(guān)聯(lián)的資料入書。如植物保護(hù)與各種農(nóng)作物單元均涉及到病蟲害。這些病蟲害是我們這個(gè)地方發(fā)生多而重的典型，很有代表性的。至于一些小作物的病蟲害覆蓋面積較小，則在各自單元中略書一筆。全面性與典型性資料，難免不出現(xiàn)交叉重復(fù)資料，所以，我們要分辨主次，進(jìn)行刪補(bǔ)，要從不同角度，進(jìn)行科學(xué)處理，使資料歸屬得當(dāng)，符合各條目的完整和典型性。
3、宏觀與微觀的關(guān)系。既要從宏觀上反映資料整體特征，又應(yīng)在微觀上有具體資料的著述。年鑒要從宏觀方面抓住地方的總體特征，把握事物興衰起伏的主線，顯示事物變化的因果關(guān)系和歷史發(fā)展脈絡(luò)，但同時(shí)也需要有微觀的具體資料和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，才能言之有物。反之，在浩瀚的資料面前，如果忽視宏觀的整體性，只重微觀事物的記述，便會(huì)出現(xiàn)類似史料匯編和統(tǒng)計(jì)表冊(cè)，使讀者只見樹木不見森林。在編撰時(shí)，要把握為整體格局，突出地方特色。比如，水果，有人曾把水果歸屬于經(jīng)濟(jì)作物篇（因水果確屬一種經(jīng)濟(jì)作物），后來(lái)考慮水果是我們這個(gè)地方一大優(yōu)勢(shì)，種類很多，內(nèi)容豐富，在經(jīng)濟(jì)作物篇中只作為一章，則許多重要果樹必降格為節(jié)為目，這樣就不能突出地方優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，又將造成章節(jié)內(nèi)容不平衡。所以要把水果升格為一個(gè)篇，與經(jīng)濟(jì)作物篇平起平座，既在宏觀上突出了地方特點(diǎn)，又在微觀上提供了眾多重要果樹記述適當(dāng)篇幅。微觀記述也要掌握分寸，防止繁瑣細(xì)微，減少不必要的圖表，用簡(jiǎn)練文字概括記述，既壓縮了篇幅，也增強(qiáng)了可讀性。
4、觀點(diǎn)與事實(shí)關(guān)系。寓觀點(diǎn)于事實(shí)之中，編鑒修志必然要有一定的立場(chǎng)和觀點(diǎn)，但要實(shí)事求是，述而不作。因此，不能以觀點(diǎn)去代替和渲染事實(shí)，而要用事實(shí)去彰明觀點(diǎn)，用事實(shí)為資料來(lái)說(shuō)話，要寓觀點(diǎn)于記事當(dāng)中。那么記述事物時(shí)便應(yīng)考慮該事物是否反映了正確的、科學(xué)的觀點(diǎn)。有一個(gè)例子：茶葉，條目：文化大革命期間，在農(nóng)業(yè)學(xué)大寨的號(hào)召下，掀起到荒山野嶺開辟茶園的運(yùn)動(dòng)，群眾干勁足，熱情高，全區(qū)茶園面積一躍而達(dá)3萬(wàn)公頃，是有史以來(lái)茶葉面積最多的時(shí)期。這段記載確是事實(shí)，給人們印象是?文革?對(duì)生產(chǎn)力起了促進(jìn)作用。但是，歷史的真實(shí)面貌是：搞運(yùn)動(dòng)式的一哄而起，不講科學(xué)、盲目蠻干的行為，并不能真正的推動(dòng)生產(chǎn)力的發(fā)展。后經(jīng)證實(shí)，當(dāng)時(shí)種下120株便算一畝，余下的畝產(chǎn)也只有20-30斤，3萬(wàn)公頃的茶園沒有取得應(yīng)有效益，形式上的面積數(shù)量不足以代表生產(chǎn)力實(shí)質(zhì)性發(fā)展。所以這段記述刪除了。有時(shí)為了闡明因果關(guān)系，以已有定論的正確觀點(diǎn)?畫龍點(diǎn)睛?一筆，也是可以的。如在?蔬菜?條目中，?文革期間，農(nóng)村政策受‘左’的思想影響，批判社員把自留地搞商品化，把自留地種植的作物當(dāng)作資本主義‘尾巴’割掉，并在片面理解‘以糧為綱’的思想指導(dǎo)下，各社隊(duì)的蔬菜基地，大多改種糧食，全區(qū)蔬菜面積比以前銳減，1971年公有33.17萬(wàn)畝……?這段文字雖夾雜一些觀點(diǎn)，但以當(dāng)時(shí)的實(shí)際背景為事實(shí)，素描一筆，明確揭示蔬菜面積銳減的主要原因，還是順理成章的。
（三）收集資料前還要做好以下三個(gè)方面工作
1、要認(rèn)真研究設(shè)計(jì)年鑒條目，以條目來(lái)全面統(tǒng)攬收集資料的計(jì)劃和提綱。來(lái)辦（2003）209號(hào)文件，1996年~2003年《來(lái)賓市年鑒》條目框架、基本選題和撰稿分工，都規(guī)定各單位、各部門設(shè)臵多少條目，這里強(qiáng)調(diào)一下，我們不懂得你
們單位工作職能和完成任務(wù)情況。因此，規(guī)定的條目和分目，各單位可根據(jù)實(shí)際情況增加或減少，問(wèn)題都不大。比如宣傳部門，大條目是?宣傳?，分目中我們?cè)O(shè)有?概況、專項(xiàng)宣傳活動(dòng)，十六大精神學(xué)習(xí)與宣傳，理論教育，新聞?shì)浾摚枷胝谓逃麄餍畔⒄{(diào)研，對(duì)外宣傳，干部隊(duì)伍建設(shè)，主要活動(dòng)，重大舉措施，重大成果?等。這些分目中，有些是已做的工作，有些是沒有做這個(gè)工作。所以，要結(jié)合實(shí)際增加或減少分目。有的部門我們只設(shè)：?概況、主要工作、重大活動(dòng)、重大舉措、重大成果?等分目，我們確實(shí)不了解部門完成哪些職能工作，只能設(shè)臵這些分目來(lái)給部門參考，形成書面材料或者入書時(shí)就不能這樣寫做。要根據(jù)工作職能、任務(wù)情況設(shè)臵條目。在收集資料前，要求編寫人員要知道自己所編的書是什么樣子，用什么體裁，設(shè)臵多少條目，需要什么資料。要根據(jù)條目來(lái)設(shè)計(jì)制定收集資料提綱。條目和資料是相輔相成的，有了條目才能明確收集資料目的和范圍；通過(guò)收集資料和研究資料，才會(huì)發(fā)現(xiàn)初步設(shè)計(jì)的條目不夠完善，才能據(jù)實(shí)加以修改，并根據(jù)修改條目，再去補(bǔ)充收集資料。
2、要統(tǒng)纜全局，周密計(jì)劃，明確編寫年鑒對(duì)各種資料的具體要求。編年鑒不僅需要大量入書資料，還要有各種背景資料、考證資料、參考資料等輔助資料（前面已經(jīng)介紹），收集資料要做到心中有數(shù)，列入收集計(jì)劃，以免漏收。
3、要進(jìn)行調(diào)查研究，弄清資料所在的地點(diǎn)和范圍。也就是資料源，定好條目，做好計(jì)劃，有的放矢地收集各種資料。資料源是很多的，有本單位檔案，其他單位檔案、圖書館、檔案館、電視、廣播、報(bào)刊、民情社情機(jī)構(gòu)公布數(shù)字和情況，發(fā)函征集等等，這些都是資料來(lái)源之地，所以要做好調(diào)查研究，有計(jì)劃有步驟進(jìn)行。
（四）收集資料的方法
前面已經(jīng)講到了資料分類、收集資料要處理好4個(gè)關(guān)系，收集資料前要做好三個(gè)方面工作等等，都是為了收集資料打下基礎(chǔ)工作。怎樣收集資料？收集資料工作講起來(lái)簡(jiǎn)單，做起來(lái)就不容易了。收集資料方法，以我個(gè)人體會(huì)，應(yīng)該在條目設(shè)定以后，在條目框架指導(dǎo)下，一步一個(gè)腳印地進(jìn)行收集資料工作。收集資料前，首先要明確：1、以條目為線索收集資料（前面已介紹過(guò)）；2、成立收集資料小組，分工負(fù)責(zé)，密切協(xié)作。小組成員當(dāng)然都是單位的行家里手。人員不夠可以聘請(qǐng)退休老干部參加收集編寫。像市物價(jià)局，它就聘請(qǐng)興賓區(qū)區(qū)志辦提前退休老秘書負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。市審計(jì)局聘請(qǐng)了幾位已退休的老領(lǐng)導(dǎo)來(lái)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。這些老同志有一定文字功底，經(jīng)驗(yàn)豐富，也很樂意干，那不是一舉兩得了；3、
召開各種座談會(huì)，把收集的有關(guān)材料公布，廣泛聽取知情者意見，當(dāng)事人的意見。1996年~2003年時(shí)間跨度8年，不開座談會(huì)，不訪當(dāng)事人、知情者，收集的資料是不全的，很容易出現(xiàn)錯(cuò)漏遺忘現(xiàn)象。就會(huì)影響入書資料的質(zhì)量；4、由近及遠(yuǎn)，先易后難，選準(zhǔn)切入點(diǎn)，擴(kuò)大收集資料的突破口。先收集容易資料，先查本單位的檔案材料，進(jìn)行摘錄；四是向有關(guān)單位發(fā)函征集，請(qǐng)他們幫助收集或提供線索。滄桑八年，人事已非。有些人已調(diào)離原單位，有些當(dāng)事人已離休退休回原籍，有些材料需要考證，你都得發(fā)函給別人幫助提供。要廣開收集資料門路，除查閱本單位外，還要查閱有關(guān)單位檔案。到圖書館、檔案館、科研單位調(diào)查收集。還注意利用近年來(lái)報(bào)刊、廣播、電視提供的各種信息，新聞報(bào)道、專題評(píng)述，熱點(diǎn)和焦點(diǎn)問(wèn)題追蹤調(diào)查和專題特寫都要注意搜集；5、做好資料反饋工作。對(duì)人物、事件、重要數(shù)據(jù)等，形成書面材料以后，都要反饋給當(dāng)事人看，征求意見，補(bǔ)充修正，使收集的資料更加全面、完整、準(zhǔn)確，就可以入書。
要規(guī)范地講，收集資料的辦法：一是查閱檔案，組織力量進(jìn)行抄錄查閱，寫成資料卡片，以備編寫；二是調(diào)查訪問(wèn)，作好記錄、錄音和錄相；三是發(fā)函索取；四是行文征集，把散失在社會(huì)上的文物、圖書、手稿、報(bào)刊收集起來(lái)；五是創(chuàng)辦刊物，或通訊或資料叢刊，發(fā)動(dòng)群眾撰稿，多方面提供線索。
征集資料要做到?三個(gè)結(jié)合?：即?廣征?與?特約?結(jié)合；查檔與走訪結(jié)合；條條編史與塊塊編鑒結(jié)合，層層發(fā)動(dòng)，眾手取材。同時(shí)，還可以采取下面幾方面：1、事先各有關(guān)單位溝通渠道，互相提供資料目錄索引，彼此合作，提高工效；
2、收集資料時(shí)注意先遠(yuǎn)后近，先內(nèi)后外和先?活?（資料）后?死?（資料）這三條關(guān)于輕重緩急的規(guī)定；3、收集資料后及時(shí)組織科學(xué)管理和利用，做到統(tǒng)一規(guī)劃，互通有無(wú)。所謂先遠(yuǎn)后近，即先找少見的早期資料；先內(nèi)后外，即先清理本部門、本地區(qū)的文書檔案；先活后死，即先搶救活材料。
具備什么條件，才算資料征集基本完成呢？1、該查閱的資料，盡可能查閱了；2、該抄錄的檔案，盡可能抄錄了；3、該訪問(wèn)的口碑，盡可能訪問(wèn)了；4、該實(shí)地勘查的地方盡可能勘查了。從內(nèi)容上看，1、縱不斷線；2、橫不缺項(xiàng)；3、考證翔實(shí)；4、具備特點(diǎn)。
二、如何整理資料
收集大堆資料上來(lái)以后，要把這些資料加工整理編成一部書，就涉及到資料整理問(wèn)題。資料整理工作是很關(guān)鍵一著。在收集好資料上來(lái)以后，還要做好三個(gè)工作。
（一）整理資料四個(gè)原則
要善于識(shí)別資料和選擇資料，不能眉毛和胡子一把抓。不善于識(shí)別資料，什么都想抓，結(jié)果收到資料一大籮，有用的卻不多。更嚴(yán)重的是誤用了一些失實(shí)的資料，造成年鑒質(zhì)量低下。所以，在選擇資料中，應(yīng)該把握以下四個(gè)原則：一是在同一類資料中，要選擇最真實(shí)可信、最具有權(quán)威性的。比如收集各種數(shù)字。要弄清這些數(shù)字的來(lái)源，來(lái)歷不明的數(shù)字最好不要。都有來(lái)源，但來(lái)源不同，一種是使用單位臨時(shí)統(tǒng)計(jì)的，一種是統(tǒng)計(jì)部門統(tǒng)計(jì)的，兩者有差異，應(yīng)選擇統(tǒng)計(jì)部門的，因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)部門的數(shù)字是經(jīng)過(guò)綜合平衡得出來(lái)的，屬全局的數(shù)字，可靠性比較高；二是同樣的資料，有新的舊的，新舊都出自同一部門，但兩者說(shuō)法不一樣，前后有矛盾，就應(yīng)該選擇最新年的數(shù)字；三是在眾多的資料中，有原始的第一手資料，有間接第二手、第三手資料，遇到這種情況，應(yīng)當(dāng)選擇原始第一手資料。因?yàn)殚g接資料經(jīng)過(guò)多次轉(zhuǎn)錄和使用，往往走了樣、變了味；四是在選擇資料中，還要考慮編纂年鑒的需要，有目的地選擇具有典型性和普遍性的，最有地方特色的，這樣才能更有效地提高年鑒的質(zhì)量。
（二）資料摘錄的方法
抄錄資料必須一絲不茍，不能有半點(diǎn)差錯(cuò)。資料都是從四面八方收集起來(lái)的，其中有相當(dāng)部分是從各種檔案、圖書、報(bào)
刊上一點(diǎn)一滴抄錄下來(lái)的，稍有不慎便會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)；誤用差錯(cuò)的資料，還會(huì)以訛傳訛，造成惡劣后果。要保證資料收集的質(zhì)量；一是要將資料抄寫在專用的卡片上，一事一卡；二是摘抄資料要忠于原文，不能自行刪改，抄后還要核對(duì)原文，原文如果有錯(cuò)，可以加注說(shuō)明；三是同一事物有幾種說(shuō)法，要分別抄錄，幾說(shuō)并存，不能隨意選擇其中一種；四是一定要注明資料來(lái)源和出處，包括書名、作者、版本、卷頁(yè)數(shù)、收藏單位等；五是如屬口碑采訪資料，要寫明被采訪者的姓名、年齡、身份、住址等。
（三）資料的整理
資料收集到一定程度后，即要進(jìn)行分類整理。整理資料有以下幾個(gè)步驟：1、編號(hào)登記；2、建卡歸類；3、資料匯編。整理目的，一是檢查所收的資料的廣度和深度，再根據(jù)需要，及時(shí)補(bǔ)充；二是便于保管和利用。登記和整理資料的方法可以多種多樣，一般有簿式登記和卡片登記兩種。所謂簿式登記就是根據(jù)資料情況，采用分類登記本進(jìn)行，如資料登記本、文獻(xiàn)資料登記本、口碑資料登記本、實(shí)物登記本等。分類方法，可按條目所需資料來(lái)分類，可以按時(shí)間順序來(lái)分類，可按資料的主題來(lái)分類。所謂卡片登記，就是采用卡片式的登記方法，類似圖書館的圖書卡片。采用這種方式可將資料種
類分得更細(xì)，查起來(lái)更加容易。
（四）資料進(jìn)行公示
對(duì)入書資料進(jìn)行公示。如人物、重大事件登報(bào)公示，寫明截止時(shí)間，這樣做便于社會(huì)監(jiān)督，減少編書失誤。
（五）編好資料長(zhǎng)編
編寫資料長(zhǎng)編。這是收集資料階段最后一道工序。所謂資料長(zhǎng)編，就是將收集到的原始資料加以篩選，核實(shí)后，按年鑒條目進(jìn)行分類，然后按照?豎寫始末?的原則，以時(shí)為序，對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)的編排，并一一注明每條資料的來(lái)源和出處。它不是一般的資料匯編，而是按照篇目要求，將入書資料逐一進(jìn)行有序的定位，對(duì)號(hào)入座。所以，資料長(zhǎng)編實(shí)際就是年鑒的雛型。編寫資料長(zhǎng)編的好處：一是使資料工作做得更加完善。年鑒對(duì)資料要求是：齊備、翔實(shí)。縱看始末起伏，脈絡(luò)分明；橫看有點(diǎn)面，體現(xiàn)本質(zhì)。只有將資料按條目一一對(duì)號(hào)入座，才能看出我們收集的資料是否齊備和翔實(shí)，資料不足就要及時(shí)補(bǔ)救，編寫資料，是對(duì)資料進(jìn)行一次全面整理和檢查驗(yàn)收，既完善了資料，又消化了資料；二是有了資料長(zhǎng)編，撰寫時(shí)就不用邊寫邊找原始資料，使撰寫工作變得又快又好；三是編寫資料長(zhǎng)編，有利于年鑒的總纂、審查、修改和出版；四是可以充分發(fā)揮史料作用。
資料長(zhǎng)編有三種：一種是把原始資料一事一卡的記載，按年鑒條目和時(shí)間順序匯編；二是對(duì)原始資料作進(jìn)一步加工整理，按條目編排出來(lái)；三是指按編纂人的觀點(diǎn)和語(yǔ)言寫出來(lái)，并注明資料出處，這實(shí)際上已接近初稿。在現(xiàn)代條件，任何一個(gè)專業(yè)、部門、學(xué)科的歷史和現(xiàn)狀，資料汗牛充棟，要收集的資料少則幾百萬(wàn)字，多達(dá)一、二千萬(wàn)字的，如何把這樣宏富的資料，凝煉成為三、四十萬(wàn)字的書稿，那是很有講究的。年鑒雖是資料書，但不是簡(jiǎn)單的原始資料的匯編或纂輯，而是資料性的著述。它要求編撰者詳盡地占有資料，消化資料，在忠實(shí)于資料原意的基礎(chǔ)上，用自己的語(yǔ)言把它嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亍⒖茖W(xué)地、系統(tǒng)地記述下來(lái)。基于年鑒特點(diǎn)，要把大量的資料化為一部年鑒就必須有一個(gè)科學(xué)的工作方法和程序，那就是做好資料長(zhǎng)編。
首先，資料工作可以做很長(zhǎng)時(shí)間，總有資料可收，而我們又不能老泡在資料收集階段。但怎樣才算資料收集齊全呢？光憑資料字?jǐn)?shù)繁富，做的卡片多少，是不能作為標(biāo)準(zhǔn)的。這就有賴于資料長(zhǎng)編的整理：將已經(jīng)搜集到的、上卡的資料，先分分類，按制定的年鑒條目，使之對(duì)號(hào)入座，檢查出是否有缺項(xiàng)，是否有斷線；每個(gè)條目的歷史和現(xiàn)狀，資料是否齊備；
事物發(fā)展的興衰起伏，階段性、規(guī)律性是否清晰，因果關(guān)系能否顯觀；幾說(shuō)并存或某些傳說(shuō)口碑資料，進(jìn)行一番鑒別考證。資料經(jīng)過(guò)整理成為長(zhǎng)編后，資料工作進(jìn)行得如何，是否能開始入書編撰，也就一清二楚了。
其次，我們掌握了資料，必須對(duì)資料進(jìn)行梳理加工，消化反芻，使死資料變成活資料，使我們對(duì)資料的把握、認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)一次從感性到理性的飛躍，做到全局在胸，才能順利地進(jìn)行入書編撰。不然，在一大堆亂糟糟的資料面前，就貿(mào)然進(jìn)行編寫，必然會(huì)顧此失彼，不得要領(lǐng)。就是幾萬(wàn)張卡片的翻檢查證，也將不勝其繁，吃力不討好。做資料長(zhǎng)編，就可完全避免上述弊端。因?yàn)橘Y料經(jīng)過(guò)粗梳分類，精梳編排，歸納加工，概括記述等步驟形成為長(zhǎng)編后再動(dòng)手編撰入書，就會(huì)水到渠成，有一瀉千里之勢(shì)。搞好資料長(zhǎng)編，也就完成了年鑒編寫的一半任務(wù)，確是經(jīng)驗(yàn)之談。
再次，年鑒質(zhì)量的優(yōu)劣，最終取決于資料是否真實(shí)可靠，是否科學(xué)系統(tǒng)。這要要求我們?cè)诰帉懩觇b之前，應(yīng)對(duì)全部資料進(jìn)行嚴(yán)肅認(rèn)真的考證鑒別，以去粗取精、去偽存真。做資料長(zhǎng)編，就包含了這項(xiàng)工序。選入長(zhǎng)編的資料，一般都應(yīng)經(jīng)過(guò)鑒別和選擇，做到確有存史價(jià)值。對(duì)多說(shuō)歧義的資料，應(yīng)通過(guò)各種方法加以考證。對(duì)口碑傳說(shuō)資料，應(yīng)特別慎重，盡可能核實(shí)，確保準(zhǔn)確可靠。基本資料要求豐富、精煉，背景資料不能缺，考證資料要并存。收入長(zhǎng)編的資料，力求使用第一手的，必要時(shí)補(bǔ)以第二手、第三手資料。經(jīng)過(guò)這樣整理加工的資料長(zhǎng)編，就為編寫年鑒提供了可靠的依據(jù)。
做資料長(zhǎng)編，是前人的成功經(jīng)驗(yàn)。特別是對(duì)編撰年鑒這樣卷帙浩繁的資料性著述來(lái)說(shuō)，更須堅(jiān)持。做資料長(zhǎng)編，是編撰年鑒的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，一個(gè)必經(jīng)階段，是合乎編纂年鑒規(guī)律的成功經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)該明白，所謂做長(zhǎng)編?費(fèi)時(shí)費(fèi)工?，是整理鑒別資料的需要，是編纂年鑒的需要。所以，這并非無(wú)效勞動(dòng)，而是科學(xué)的編撰年鑒的方法和程序。
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