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會議接待禮儀——會議的籌備工作
1、確定接待規格
會議規模是由主持單位領導決定。一般來說，企業內部的一般工作性會議講究效率，可以不拘形式。對于會議，因為邀請各企業的代表參加，所以接待工作要求比較規范。通常是由企業的一位主要領導直接抓會議準備工作，成立一個會務組，專門研究布置會議接待接待的有關工作。
2、發放會議通知
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。
會議通知一般在會議前15至30天之內寄出，這樣可以使對方有充足的時間把會議回執寄回來。
3、會場的選擇
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場。現代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
4.會場的布置
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。
坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正高領導與坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。
③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正，其余按左為下右為列。
【座次排序基本規則】
以左為例)
以右為例)
居于兩側)
前排為合)
以遠為
議資料的準備
現代化的`會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。這些資料包括桌椅、名牌、茶水、簽到簿、名冊、會議議程、黑板、白板、筆等。
6、接待人員提前入場
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。
①簽到。設一張簽字臺，配人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞，則應蘸好墨汁后再遞致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞經常向會議組織者匯報到會人數。
②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
重要客人接待流程
重要客人接待流程，如果公司有非常重要的客人需要接待，那么從得知消息開始，管理部門就要擬出一系列的接待流程，注重好每一個細節問題，讓被接待的客戶感覺自己是非常重要的，那么重要客人接待流程是什么呢？
重要客人接待流程1一、客戶來之前
1、收到客戶告知來參觀信息后，最快時間郵件或者電話回復客戶，表示歡迎客戶來訪，了解客戶來訪人數，性別，職位頭銜，飲食的禁忌，喝茶、可樂還是咖啡，是否需要車接送，酒店地址和電話，此次來訪主要目的等等信息。方便來訪各項安排。
2、收到客戶回復的信息統計表后，盡快做好各項安排。如派車申請，客戶來訪聯絡函，樣品，目錄，價格等，并計劃好陪同接待的人員如經理或者組長，并告知客戶詳細情況，討論商談細節。
了解客戶詳細情況并準備客戶來訪計劃，如參觀流程，談論內容，以及希望達到的目標。進行客戶的歷史文化和背景調查。
3、客戶來訪提前一天跟人事部確認車輛接待具體時間。再次發郵件或者電話跟客戶確認接待時間地點，以及聯系方式。人事部要保證車輛干凈整潔，準時待命。
準備好歡迎牌或者歡迎電子檔。會議室準備好茶水咖啡等飲料，擺放好樣品、紙巾、目錄冊、紙和筆、姓名臺簽。
4、針對客戶感興趣的產品，業務員要非常熟悉此產品，了解此產品的特性及優勢，以便介紹給客戶。
5、告知經理客戶基本情況，來訪具體時間，主要談論的內容，約好時間。
二、客戶接待中
1、業務員精神飽滿，穿著正式得體，佩戴廠牌，在約定時間內跟司機匯合前往客戶酒店接待客戶，確保到酒店的時間比與客戶約定的早到10-15分鐘，因此需要提前確定好具體位置,并考慮到塞車的情況，絕不能出現讓客戶等待的情況。
2、到達酒店后，在與客戶約定的時間提前1~2分鐘電話聯系客戶，告知已經抵達酒店門口，詢問是否已經準備好。和客戶碰面后，跟客戶打招呼并親切握手。
3、請客戶上車時，轎車座位有高下之分。一般而言，副駕駛后面的位置最佳，其次是駕駛后面的位置，再其次就是副駕駛位置。常識是應該有所明白的。
4、客戶上車之后，可以簡單告訴客戶從酒店到工廠需要的時間，讓客戶有個了解。其次，需要注意的是，業務員絕對不可以悄無聲息，并自己閉眼睡覺。需要跟客戶溝通交流，比如是否來過中國，來過深圳，在這里還習慣嗎？對深圳印象如何？
根據之前對客戶的了解，客戶詢問客戶國家的天氣如何，客戶所在城市的情況，客戶國家代表性的食物等，或者中國特有的食物，水果，習慣，介紹一下深圳這個城市的發展，介紹給客戶路上遇到的風景等等。
總之這點是大家所有人欠缺的，并需要補充的內容，但是確實跟客戶拉近距離非常重要的一點。
5、快到公司時，提前通知前臺開燈，展廳開燈，并告知先前通知的陪同參觀的組長或者經理在電梯門口等待。
注意業務員首先經理介紹給客戶，比如，Peter,這是我們公司業務部經理Alex。Alex，這是來自美國ABC公司的Peter，讓客戶先知情，是對客戶的尊重。
6、到公司后，直接帶客戶到會議室。觀看公司介紹視頻或者PPT,并泡茶或者沖咖啡給客戶。
7、看完視頻或者PPT后，可以帶客戶參觀展廳，并詳細解說公司的案例，以及產品相關特性和用途等，與客戶溝通，關注客戶感興趣點，隨時做好相關記錄，以便稍后跟進和溝通。
8、參觀完展廳之后，詢問客戶是否繼續參觀工廠。得到準確回復后，陪同客戶參觀工廠，給客戶詳細介紹產品制作流程，以及不同產品之間的區別和特性。隨后可以返回會議室，同時相關人員準備好客戶需要查看的樣品帶到會議室。
9、談論過程中，除了與客戶溝通并回答相關問題外，也需要主動出擊，多搜集客戶的相關信息,并做好詳細記錄。
如,客戶對產品以及合作有何特殊要求和注意的細節需要我們配合，是否從中國買過，合作情況如何，客戶在當地采取什么樣的銷售途徑，主要經營的產品種類。
已經銷量較好的'產品,大概采購量。了解客戶的同時,也可以介紹我們公司的優勢如研發,生產，銷售和推廣，必要時可以介紹我們公司在客戶當地合作的大客戶以增加機會，這需要提前準備。
10、客戶需要樣品測試的，或者談論價格或者大的工程項目，組長或者經理在場的，可以直接決定，果斷行事，必要時可以隨時聯系研發同事參加。必要時跟總經理溝通好，可以告知客戶，公司總經理希望認識客戶，獲得客戶同意后，可以引薦總經理給客戶，爭取最大合作
機會。注意首先把客戶介紹給總經理，再把總經理介紹給客戶。
11、談論即將結束時，陪同人員及時聯系人事安排車送客戶，并送客戶禮物，如茶葉等。詢問客戶是否可以一同用餐,有沒有想吃的一些菜，根據客戶需求安排好用餐地點，派車接送。
12、結束時，熱情表示很高興見到客戶，希望他在中國度過愉快的時間，如有任何需要幫助,可以隨時聯系我們。一般情況,必須業務員陪同送客戶，不得私自決定讓客戶自己單獨離開,最好有始有終，親自陪同客戶或者滴滴車送到酒店。
13、當天晚些時候寫郵件給客戶感謝來訪，并表示非常高興見到客戶，詳細總結來訪談論的所有細節和相關跟進安排。
14、根據客戶之前提供的信息，估計客戶要乘飛機離開的時候，打電話給客戶，祝一路順利,歡迎再次來中國。
15、當客戶回國后，要及時聯系客戶，并做好后續跟蹤。
三、客戶拜訪之后
1、根據客戶來訪的所有記錄，整理好遞交給部門經理，并詳細討論如何跟進客戶的需求，和進一步的溝通和合作。
2、具體聯系相關部門和同事，立即安排和實施客戶來訪所談論的細節，并及時反饋給客戶。以上是接待客戶的流程，雖然看著簡單，但是做好，我們都還要努力。
重要客人接待流程2一、計劃與準備
1、綜合管理部在接到公司領導通知或相關部門接待聯系單時，應充分與申請部門溝通，詳細了解客戶的基本情況：客戶職務、來訪具體時間、人數、逗留日期、目的和接待要求等。在此基礎上擬定相關接待計劃，編制日程安排表，酌情安排接待標準。
2、綜合管理部根據擬定計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。
3、綜合管理部根據客戶情況提前按接待標準預定好宴請客戶的.酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標準;需住宿的應提前按接待標準預約好客戶下榻酒店。
4、綜合管理部根據情況計劃安排客戶用餐酒店、游覽路線、購物商場、娛樂項目。
5、因會議需要綜合管理部需準備會場花卉、水果、煙茶、音響設備、投影設備、領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并安排現場攝影攝像等。
6、綜合管理部根據情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，接送人員負責協作綜合管理部接待人員協調安排，統一調度。
7、如有需要綜合管理部應根據情況提前為客戶購買車票及機票。
二、接待標準
一級接待標準：
陪同人員：總經理、副總經理、綜合管理部部長
1、迎接：總經理、副總經理、綜合管理部部長在機場、車站、公司門口迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序(遵守介紹時的先后次序。正規的做法，是要先介紹主人，后介紹客人;
先介紹職務低者，后介紹職務高者;先介紹男士、后介紹女士;先介紹晚輩、后介紹長輩;
先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹客戶一方。
不過在介紹各方人士時，通常應當由尊而卑，按照其職務的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。
告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。)
2、參觀：總經理、副總經理、綜合管理部部長陪同，由綜合管理部部長沿途介紹城市基本情況以及到達公司后詳細介紹公司信息。
3、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。可根據需要制作領導席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。
4、用餐標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
5、下榻賓館標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
6、綜合管理部根據情況、客戶意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。
7、綜合管理部根據情況購買禮節性禮品。
二級標準：
陪同人員：副總經理、綜合管理部部長、相關部門經理
1、迎接：由綜合管理部人員到公司駐地門口迎接，引導客戶。
2、參觀：副總經理、綜合管理部部長、相關部門經理陪同，由綜合管理部部長沿途介紹城市基本情況以及到達公司后詳細介紹公司信息。
3、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。
4、用餐標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
5、下榻賓館標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
6、綜合管理部根據公司標準購買禮節性禮品。
重要客人接待流程31、接到客戶的拜訪通知后，立刻回復。首先對客戶的來訪表示歡迎，然后咨詢客戶來訪的人數，聯系方式，是否需要接送，是否需要安排住宿等信息，最后了解客戶來訪的目的。
2、根據信息，做好安排：如準備接送車輛，預定酒店，計劃接待的人員，規劃參觀流程，預期達到的目標等。
3、把參觀流程通過表格形式發給客戶，并回電話確認來訪的時間和練習方式。
4、針對來訪的客戶的資料，準備其感興趣的話題。
5、把規劃好的流程和準備好的資料，拿去和領導回報。
6、來訪當天，穿戴正式得體，佩戴好工作牌，提前15分鐘到達酒店等待客戶。
7、到達酒店后，在約定時間前5分鐘電話練習客戶，告知客戶已經到了，在大堂等他們。
8、碰面握手，并邀客戶上車。路上，簡單向客戶介紹參觀的流程，讓客戶有個了解。值得注意的是，車上不能沉默或者睡覺。
我們需要和客戶交流，通過之前準備的客戶資料，和客戶談論天氣、住宿、特色地方食物、風俗風景等問題，拉近與客戶間的距離，這一點是非常重要的。
9、快到公司時，提前通知接待的同事到門口等候。
這是一位老銷售接待客戶到達公司前的工作安排，有很多銷售員會不屑一顧，接待個客戶，需要這么復雜嗎？答案是肯定的，所謂細節決定成敗，任何銷售都是有計劃的執行，只有把工作做細，做好，我們才能贏得客戶的信任和尊重。
商務接待重要客戶的禮儀流程
接待客人時，管理部們要擬定重要客戶的接待計劃，協調相關部門落實接待任務，提供后勤保障，并做好后續重要信息的傳遞及存檔工作。下面我給大家分享了接待重要客戶的禮儀流程，希望能幫到大家!
一、計劃與準備
1、綜合管理部在接到公司領導通知或相關部門接待聯系單時，應充分與申請部門溝通，詳細了解客戶的基本情況：客戶職務、來訪具體時間、人數、逗留日期、目的和接待要求等。在此基礎上擬定相關接待計劃，編制日程安排表，酌情安排接待標準。
2、綜合管理部根據擬定計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。
3、綜合管理部根據客戶情況提前按接待標準預定好宴請客戶的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標準;需住宿的應提前按接待標準預約好客戶下榻酒店。
4、綜合管理部根據情況計劃安排客戶用餐酒店、游覽路線、購物商場、娛樂項目。
5、因會議需要綜合管理部需準備會場花卉、水果、煙茶、音響設備、投影設備、領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并安排現場攝影攝像等。
6、綜合管理部根據情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，接送人員負責協作綜合管理部接待人員協調安排，統一調度。
7、如有需要綜合管理部應根據情況提前為客戶購買車票及機票。
二、接待標準
一級接待標準：
陪同人員：總經理、副總經理、綜合管理部部長
1、迎接：總經理、副總經理、綜合管理部部長在機場、車站、公司門口迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序(遵守介紹時的先后次序。正規的做法，是要先介紹主人，后介紹客人;先介紹職務低者，后介紹職務高者;先介紹男士、后介紹女士;先介紹晚輩、后介紹長輩;先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹客戶一方。不過在介紹各方人士時，通常應當由尊而卑，按照其職務的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。)
2、參觀：總經理、副總經理、綜合管理部部長陪同，由綜合管理部部長沿途介紹城市基本情況以及到達公司后詳細介紹公司信息。
3、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。可根據需要制作領導席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。
4、用餐標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
5、下榻賓館標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
6、綜合管理部根據情況、客戶意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。
7、綜合管理部根據情況購買禮節性禮品。
二級標準：
陪同人員：副總經理、綜合管理部部長、相關部門經理
1、迎接：由綜合管理部人員到公司駐地門口迎接，引導客戶。
2、參觀：副總經理、綜合管理部部長、相關部門經理陪同，由綜合管理部部長沿途介紹城市基本情況以及到達公司后詳細介紹公司信息。
3、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。
4、用餐標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
5、下榻賓館標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
6、綜合管理部根據公司標準購買禮節性禮品。
三級標準：
陪同人員：相關對口的部門經理及人員
1、參觀：相關對口的`部門經理及人員陪同，由相關人員沿途介紹城市基本情況以及到達公司后詳細介紹公司信息。
2、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。
3、用餐標準：綜合管理部根據公司標準預定酒店：
三、接待禮儀：
1、儀表：面容清潔，衣著得體。
2、舉止：穩重端莊，從容大方。
3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。
4、態度：誠懇熱情，不卑不亢。
5、迎接客戶時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。
6、接受名片時：要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。
7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。
8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。
9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。
10、送客時：根據身份確定規格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。
四、保密事項
接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內外有別，嚴守本公司商業機密，對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。
五、重要信息反饋
接待人員應及時記錄重要來訪客戶信息，并將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息傳遞有關部門負責人并由綜合管理部存檔。
六、商務接待中的座次安排(圖)
(一)關于會議主席臺座次的安排
1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。
2、主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置;領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導
依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。
3、幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的客戶，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的客戶，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。
4、對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。
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【溫馨提示】會議接待水杯擺放和會議接待水杯擺放規范的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。